信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理思考

黃惠敏

摘 要：衛生監督業務檔案對指導衛生監督工作起著重要的作用，是衛生執法的規范化、合法化最原始的證據。隨著信息化執法工作模式的普及，衛生監督檔案也應順應變化。本文從本人多年從事基層衛生監督檔案工作經驗出發，對衛生監督檔案的現狀和改革作一些思考和建議。

關鍵詞：信息化執法模式；衛生監督；檔案；管理；思考

衛生監督業務檔案是指各級衛生監督機構衛生監督執法實踐中具有重要保留價值的原始工作記錄，它能夠真實、客觀地反映當時行政執法過程是否合法、公開公正，也是管理相對人是否違反義務性規范或者禁止性規范的有力證據。

近幾年，隨著省級衛生監督信息系統、地方政務服務網絡及基層衛生監督系統開發利用和移動執法設備的使用，傳統的執法模式逐漸被信息化的工作模式所代替。相對于執法手段的信息化、現代化，衛生監督檔案管理相對滯后，遠不及執法監管的快速發展。本人從事基層衛生監督所檔案工作多年，對基層衛生監督業務檔案作些思考。

1 基層衛生監督業務檔案的現狀

衛生監督業務檔案包括行政審核（許可）案卷、行政處罰案卷、日常監督文書、投訴舉報、各類檢測檢驗報告等。檔案整理依據為《浙江省衛生監督檔案管理辦法》（試行）（2006年）和2013年浙江省衛生廳、浙江省檔案局聯合發文《關于浙江省衛生監督行政相對人檔案整理規則和行政處罰案件檔案整理規則的通知》（此通知是對2006年的行政審核（許可）和行政處罰案件檔案整理規則的修訂補充）。

1、檔案管理意識不強，業務知識缺乏，影響資源收集利用。

由于檔案管理工作作為后臺性和基礎性的業務，監督所往往注重專業技術人員素質的提高和培訓，而忽視檔案人員的業務培訓。一方面檔案員知識不能得到及時更新，難以勝任現在數據化檔案的管理工作。另一方面，很多業務檔案由科室不懂檔案工作的衛生監督員自行整理歸檔，如日常監管檔案實行“一戶一檔”，缺乏統一規范，沒有明確專人負責制，檔案遺失嚴重，影響檔案的利用價值。

2、重執法輕檔案，檔案管理滯后，信息化程度較低。

由于普遍存在重業務執法的現象，衛生監督執法工作信息化程度較高，檔案管理信息化較低。大部分監督所檔案管理仍停留在收集實物檔案階段；沒有建立完整的紙質和電子文檔 “雙軌制”管理機制，紙質文檔歸檔規范，電子文檔則是選擇性歸檔，且歸檔范圍狹窄，辦公無紙化產生的大量的電子材料沒有納入歸檔范圍；使用中的信息系統、移動執法終端都沒有設置檔案模塊，監督信息與檔案的同步性差，檔案管理與日常監督未能有效結合。

3、移動執法模式的到來，衛生監督檔案工作出現新課題。

移動執法是執法信息化管理工作模式的需要，自2015年年底起省基層衛生監督所全部開始使用移動執法。衛生執法人員在現場執法時使用手機和藍牙打印機現場制作和打印執法文書，對執法過程進行全程真實的記錄。但由于檔案管理未納入系統，以此形成日常監督管理的檔案將仍以傳統的紙質檔案為主，執法人員現場既無法查詢行政相對人的相關信息，又不能對檔案進行智能化的統計分析，影響了監督執法的效能和對存在問題的判斷。

2 網絡時代基層衛生監督檔案對策

1、加強檔案人員知識更新，完善檔案的管理機制。

基層檔案人員的業務水平，通過定期參加檔案培訓，讓檔案人員既掌握基本技能，又有對大數據時代檔案工作發展認知。同時，檔案員開展對各科室兼職檔案員進行檔案法律法規培訓和指導，對本科室業務檔案做到規范歸檔。其次，由綜合檔案室統一制度，自上到下形成統一的歸檔細則，明確制度。日常監管檔案作為重要憑證的現場執法記錄，應納入綜合檔案室，由檔案室建立完整的數據，便于查閱和管理，確保檔案資料保管的長期性和完整性。

2、拓展檔案收集范圍，實現資源共享的最大化。

加大檔案建設資金的投入，建立衛生監督數字化檔案質量管理體系是時代的需要。擴大檔案收集范圍，既重視衛生審核檔案、衛生行政處罰檔案，又要加強對日常監督文書、投訴舉報、各類檢測檢驗報告等檔案的收集整理；既要重視紙質材料的歸檔，也要對信息系統形成的各類電子檔案和日常監管過程中產生的錄影、圖片、談話錄音進行整合歸檔。數字化管理系統的建設，給檔案的搜索、查詢帶來極大的便利，從而提高利用率。

同時，加快信息化進程，建立電子檔案和紙質檔案“雙軌制”和資源共享，提高現場執法的效率。一是將衛生審核檔案、執法檔案查閱目錄加入計算機網絡，使借閱者不用到檔案室就能翻閱目錄。特別是相對復雜的醫療機構監管，衛生監督員在現場檢查時，可以利用移動執法設備在該信息系統上進行信息核實，實現了和醫療機構資源共享的雙贏。二是做好安全工作。衛生監督電子檔案的行政處罰案卷，行政審核（許可）案卷、投訴舉報涉及個人信息或舉報人隱私，屬于保密信息，需要加密和安全保護功能。

3、利用信息平臺，讓檔案助力“數字衛監”、“智慧衛監”。

在省衛生監督信息系統和衛生監督協管信息平臺等業務信息平臺加入檔案模塊，系統產生的電子業務數據將自動導入檔案管理系統，保證檔案信息的完整性、真實性，又便于檔案信息資源的交換和共享。

如果移動執法終端和檔案管理系統信息對接，現場檢查筆錄、詢問筆錄等日常監督情況將自行導入，從而開發衛生監督綜合檔案（不限于行政相對人和行政處罰檔案）。執法人員執法時，能迅速獲取當事人的信息，在現場及時查詢相對人的經營信息、衛生許可信息、行政處罰信息，并可以通過和以往執法記錄的對比，判斷管理相對人的衛生整改情況，第一時間反饋問題并提出整改要求，進行有針對性的監督管理。檔案完備了移動執法終端的現場執法、實時查詢、移動辦公等功能，使其需要幾個小時處理的工作量縮短到了半個小時，真正實現“衛生監督現場化、行政執法透明化、突發處置快速化”。

參考文獻

[1]浙江省衛生廳浙江省檔案局《浙江省衛生監督檔案管理辦法（試行）》2002年12月24日

[2]羌校君，陳曉東，張周建，陸宇豪，張衛兵《“數字衛監”與移動執法平臺建設的集成創新》《中國衛生監督》2014年第21卷第1期

[3]陳文陽，唐維，張詣《衛生監督移動執法模式的應用與思考》《中國衛生監督》2016年第23卷第2期