淺談鄉鎮檔案管理

劉興民

在基層工作十幾年，深深感覺鄉鎮業務量大，群眾的要求與訴求非常多，因而形成的檔案也很多，而且鄉鎮檔案非常復雜，有涉及老百姓民生的，有各種各樣糾紛的，總之是林林總總一大堆，管理這些檔案需要專業的人細心耐心的去做，這樣才能做好鄉鎮檔案管理。如何做好鄉鎮檔案管理，我談及下自己的經驗與做法。

1 鄉鎮檔案管理需要的設備及對檔案室的要求

一是要有性能優良的電腦一臺，要求內存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個TB以上，而且要有獨立顯卡；同時要配置激光打印機、速印機、復印機；二是要有專用的獨立檔案室，嚴禁不相關的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案柜為鋁合金制作，因為如果是木頭制作的容易產生蟲害，對檔案造成傷害。同時，要求檔案室通風干燥，這樣不會形成潮濕的室內環境。要求室內電路設置合理，為符合國際標準的銅線，插頭插座也要選用安全性強的品牌，有漏電保護裝置，防止因為電路引起火災。

2 鄉鎮檔案管理對人員素質的要求

不一定必須是檔案管理專業的大學畢業的人才，因為檔案管理這個專業非常冷門，全國檔案管理專業的人才也是少之又少。對此不必要求太嚴格，一般中專畢業生就可以。但要求身體健康，責任心強，工作細致耐心，而且有多年鄉鎮工作經驗的工作人員，性別不加以限制。其實如果是女性更好一點，因為女性耐心、細致，不會粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時，做檔案管理工作要求實習期為一年，在這期間不能出現大的失誤，否則將不能通過實習考核。

3 鄉鎮檔案管理人員培訓及經驗交流

鄉鎮檔案管理人員要定期進行培訓，培訓費用納入同級財政預算，并及時報銷差旅費用及學習費用。檔案管理人員培訓要有主管領導帶隊參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業務的順利開展。同時，用于培訓的費用要專款專用，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓費用，各級審計部門要對檔案培訓的專項資金進行嚴格審計，以保證檔案管理培訓的正常進行，同時非檔案管理人員不得以檔案培訓名義占用檔案培訓經費。除了組織人員進行管理人員的培訓，還要經常組織各兄弟單位之間進行檔案培訓經驗的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進行比武交流，比武交流的內容有檔案管理技能、檔案管理安全常識、檔案管理電腦操作等等，對于在檔案管理方面有優秀表現的人，要進行一定意義上的物質獎勵，同時上報縣里進行備案；對于前三名的優秀檔案管理專家，要報縣里以縣政府名義進行嘉獎，同時可以讓第一名進行全縣巡回檔案管理培訓，與各鄉鎮檔案管理單位進行技能交流，以促進各鄉鎮檔案管理的發展。

4 及時進行鄉鎮檔案管理檢查

及時進行鄉鎮檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級相關部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進與提高，還能及時發現問題，以便查漏補缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設備檢查包括檔案柜是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級檢查包括縣級檢查、市級檢查、省級檢查以及國家級檢查，迎接檢查和應付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉鎮檔案保存好。

5 鄉鎮檔案管理的及時清理

對于無用的過期的檔案要及時進行清理，如果是絕密的檔案，要及時用碎紙機進行碎片化處理，以保證信息不外泄；對于一般的信息，可以積累多了一起進行處理。