我國科技計劃項目檔案信息化建設現狀分析與發展思考

近一段時間以來，我國重大科技成果佳訊頻傳，C919大型客機試飛成功、蛟龍號載人潛水器下潛7000米海洋最深處、我國實現全球首次成功試開采可燃冰、-----還有我國的高鐵技術走出國門服務全球高鐵建設。這些激動人心科技成果的取得，應當歸功于我國本世紀初開始實施的科技計劃項目戰略。

科技計劃項目是以科學技術發展規劃綱要為指導，以提高科技創新能力、解決經濟與社會發展中的關鍵共性科技問題為重點，由國家科技計劃安排，在一定期限內進行的科學技術研究開發項目。科技計劃項目的承擔單位或個人在該項目的立項、研究、評估、驗收、審計、成果推廣應用等全過程中形成的，應該歸檔保存的各種類型及載體的原始記錄就是科技計劃項目檔案。

1 福建省科技計劃項目檔案信息化建設的發展概況

1.1 我省科技計劃項目檔案現狀

我省從2003年開始通過網絡在科技計劃項目管理系統申報、受理科技計劃項目，不僅有紙質材料，而且在科技計劃項目管理系統中形成了電子文件材料。據統計，“十二五”期間（2011—2015年）我省共實施各類省級科技計劃項目6934項，安排經費20.37億元。目前福建省科技檔案館共接收管理通過驗收（或鑒定）的各類省級科技計劃項目檔案16436項（包括獲得省科學技術獎的科技計劃項目）。

推進科技計劃項目檔案信息化建設首先要明確何為“檔案信息化”？按照國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》：以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。完善科技計劃項目檔案雙套制管理，實現科技計劃項目檔案信息化建設，已成為當今科技管理、科技研究和檔案管理人員共同面對的課題。

1.2 對科技計劃項目檔案信息化建設的理論研究

可以說，檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。對于科技計劃項目檔案這一專業門類的檔案信息化要如何開展？我省科技管理人員、科技檔案工作者從上個世紀九十年年代初開始就不斷進行課題研究與探索。主要有《科研檔案利用效果調查與開發利用服務方式的研究》（1992年）、《科研檔案多媒體管理系統》（2005年）、《福建省檔案信息資源發展戰略研究》（2006年）、《福建省科研檔案信息網絡共享研究》（2008年）、《福建省科技計劃項目電子文件歸檔管理研究》（2013年）等。

其中《科研檔案多媒體管理系統》研究課題獲得了2005年福建省科學技術獎三等獎和國家檔案局優秀成果獎三等獎。2013年開展的《福建省科技計劃項目電子文件歸檔管理研究》課題研究針對福建省科技廳信息化建設項目（一期）中科技計劃項目管理信息系統、科技獎勵管理系統的改進，解決福建省科技計劃項目管理信息系統、科技獎勵管理系統與科技廳檔案管理系統實現順利對接，通過系統端口完成科技計劃項目電子文檔的及時有效傳輸管理問題進行了系統研究。

1.3 對科技計劃項目檔案信息化建設的實踐

福建省科技計劃項目檔案信息化建設實踐應該從1989年開始，到現在二十多年的時間里，大致經歷了四個發展階段：

第一階段：1989年—2001年，福建省科技檔案館成立，與省計算中心等單位合作，最早是運用WORD文檔、EXCLE表格等簡單的文字處理系統開始管理科研項目檔案目錄，實現包括檔案卷內目錄、案卷目錄、檔案報表的生成與打印。

第二階段：2001年—2004年，福建省科技檔案館與省檔案館技術處聯合進行課題研究，研制出科研檔案多媒體管理系統。首次對我省科技計劃項目檔案信息化建設從理論研究到具體實踐進行了嘗試，并進行了試運行。

第三階段：2004年—2015年，使用科易檔案管理系統進行科技計劃項目檔案管理，并按照國家對檔案信息化規范要求逐步開展科技計劃項目檔案信息化工作。科易檔案信息管理系統可以實現全部檔案目錄數據的規范化管理文件和查詢利用等常規檔案管理功能。但該系統為C/S結構（客戶/服務器模式），無法與福建省科技計劃項目管理系統和科技獎勵管理系統實現電子文檔的接收、傳輸功能。

第四階段：2015年至今。在福建省科技廳信息化建設總體規劃中開始了福建省科技廳檔案管理系統的重新研發及試使用。福建省科技廳信息化建設項目（二期）包含了辦公自動化系統、科技計劃項目管理信息系統、科技創新平臺及機構管理系統、科技紀檢監察信息管理系統、科技廳檔案管理系統的升級改造或重新研發。檔案管理系統是重新設計研發的新系統，新系統基于更高水平的研發，完成后將不再使用現有的科易檔案管理系統，新系統與科易系統相比，增加了電子文檔保存格式自動轉換、元數據自動采集、電子文件封裝、跨庫查詢檢索以及全文檢索等功能。目前該系統已進入試使用階段。

為了全面了解福建省科技計劃項目檔案信息化建設管理系統使用狀況，2013年6月省科技檔案館進行相關問卷調查，調查問卷顯示，全省情況大致可以分為三種：第一種是自主研發檔案管理系統或購買相關軟件系統，開展項目檔案電子文件歸檔的單位，這些單位都是大型科研院所和省屬企業；第二種是購置了檔案管理軟件，實現科技計劃項目檔案的目錄級管理的單位，大多數省級科研院所、科技型企業以及各設區市科技局屬于這種情況；第三種只有紙質檔案，沒有相關的檔案管理軟件的單位。當然這是四年前的調查情況，現在的情況應該會更好些了。

2 國家與部分省市科技計劃項目檔案信息化建設情況

2.1 國家科技部注重加快建立科技計劃項目國家科技報告制度而對科技計劃項目檔案信息化建設未引起足夠重視

2002年科技部啟動科技計劃項目網絡管理工作，開始建設科技計劃項目管理系統。科技計劃項目管理系統建立起來了，但科技計劃項目檔案信息化建設制度并未隨之建立。由于科技部沒有科技計劃項目檔案專門管理部門，并未開展檔案信息化工作。究其原因可能是以建立科技報告制度取代科技計劃項目檔案信息化建設。實行科技報告制度與科技計劃項目檔案信息化建設的最終目的都是為了加快科技計劃項目成果信息利用和共享。國家層面可能混肴了科技計劃項目檔案信息化建設與科技報告制度建設，認為科技報告制度的建立就是科技計劃項目檔案的信息化建設。

由于科技部沒有設置科技計劃項目檔案管理部門，也沒有出臺相應的科技計劃項目電子檔案管理的規范要求，所以全國部分省市科技檔案部門都從自身管理實際出發，參考國家電子檔案的相關法律法規，從2002年左右就開始陸續進行科技計劃項目電子檔案管理理論研究與實踐探索。其中以北京市、天津市、遼寧省、福建省等省市尤為重視，通過課題引領，規范管理，以研究成果帶動實踐，科技計劃項目檔案信息化建設取得一定的成效。

2.2 北京市等省市科技計劃項目檔案信息化建設情況

北京市科委著力于項目檔案管理創新的政策設計和配套條件建設。在制度建設上，2008制定印發了《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》，對項目檔案的形成、積累、整理、歸檔、評估作了嚴格細致的規定。在資源建設上，2002年與北京郵電大學信息安全中心合作，投資340余萬元構建北京市數字科技檔案館。管理系統分為收集、檢索、管理、統計、操作演示等模塊，實現了電子文件歸檔系統自動鑒定、自動整編、電子簽章等功能。

遼寧省科技檔案館開展了《多媒體科技檔案計算機網絡管理系統研究》、《科技創新與檔案信息資源開發利用系統》等課題研究，于2003年與沈陽格瑞特軟件有限公司合作完成《科技檔案資源平臺（數字檔案館）及區域網絡服務系統》建設，采用B/S與C/S相結合架構模式。管理系統實現了檔案信息采集、整理、檢索、保管、利用、統計等網絡化管理，解決了內部和外部檔案采集的困難，為館藏檔案從庫存資源向信息資源轉換提供了支撐平臺。

天津市科技檔案館完成了《天津市科研檔案目錄管理系統的設計與開發運用》、《天津市科研檔案信息服務平臺建設》等課題研究。天津市科技檔案管理系統于2002年開始啟用，2007年升級改造，系統采用批量導入的方式，從天津市科委的項目申報系統數據庫中提取所需的檔案著錄數據存入移動硬盤，再批量導入到檔案數據庫中，并將各個項目信息自動對應到各門類檔案的著錄項中。并以數字化掃描加工形式建立起科技計劃檔案原文數據庫。

3 對推進我國科技計劃項目檔案信息建設發展的思考

1.理順國家與地方項目檔案管理機構關系。希望在科技部、國家檔案局的共同努力下，進一步健全完善或理順科技部與各省市科技廳（科委）的項目檔案管理機構之間的關系，由國家統一領導項目檔案信息化建設，結束當前省市各自為戰的狀況。做好我國項目檔案信息化建設既需要科技主管部門從上至下的統一指揮、檔案業務部門的監督指導，也需要全國項目檔案同行之間的工作經驗交流，促進協調發展。

2.強化項目檔案信息化建設意識。加強項目檔案信息化意識不僅僅對項目研究人員而言，更是對科技項目的管理者和項目檔案的工作者來說的。要明確做好檔案工作是行政工作的一部分，是一項政治任務。習總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。項目檔案要發揮作用以體現其價值所在，檔案信息化建設是充分發揮項目檔案作用的有效途徑。

3.加強項目檔案信息化基礎設施建設。主要指項目檔案信息網絡系統和檔案數字化設備，如計算機、掃描儀等，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有配置先進的設施，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。當前福建省已著手建設云平臺，按照要求省級項目電子檔案將統一在省云平臺管理中心備份保存，此外，還要研究采用移動互聯等新興信息技術的可行性，配置相應的設備儀器，滿足項目檔案信息化建設發展需要。

4.扎實做好項目檔案信息資源建設。“巧婦難為無米之炊”。項目檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。項目檔案信息資源建設主要包括館藏項目檔案數字化、項目電子文件的采集和接收以及檔案目錄數據庫建設、數字化檔案全文及專門數據庫建設等。檔案信息資源建設扎實與否是項目檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量項目檔案信息化水平的一個重要標志。

5.不斷完善項目檔案應用系統建設。應用系統實際上就是要有一套行之有效、操作便捷、安全可靠的項目檔案管理系統，項目檔案應用系統包括項目檔案收集、整理、利用、安全等方面，它關系到項目檔案信息化建設的質量水平。同時應用系統不僅要滿足現在需要，而且要有一定的超前性。項目檔案管理系統要滿足在整體信息化系統中有效運行、有效鏈接等功能要求。

6.與時俱進健全項目檔案標準規范建設。項目檔案標準規范是檔案信息化的“交通規則”。無規則不成方圓。目前我國項目檔案所遵循的標準規范中，除《科學技術檔案案卷構成的一般要求》修訂到2008年版，《科學技術檔案工作條例》（1980年）和《開發利用科學技術檔案信息資源暫行規定》（1988年）等都是二三十年前制訂的標準規范，已不合時宜了，國家應及時修訂。福建省已按照國家最新檔案信息化標準重新制訂省級項目檔案整理辦法。

7.有的放矢推進人才隊伍建設。項目檔案信息化建設人才保障是關鍵。在項目檔案信息化進程中，需要兩方面的人才：一是具有較高檔案研究水平、實踐經驗、知曉一定電腦網絡知識的檔案人才；二是具有專業電腦網絡知識、實踐經驗、知曉一定檔案知識的技術人才。兩者相輔相承，互通有無，檔案人才負責檔案信息化的業務規劃，計算機人才負責系統研發。“專業的事還是要由專業的人來辦”。畢竟檔案與計算機專業是兩個截然不同的領域。

8.做好項目檔案信息化建設銜接工作。就是要處理好項目檔案信息化前項目紙質檔案的數字化、信息化工作，與項目檔案信息化后項目電子檔案實現有效銜接，從而保證項目檔案信息化建設的完整性。要堅定不移地貫徹實施國家“存量數字化、增量電子化”戰略。一方面加強檔案信息化中新產生的電子檔案的移交接收與管理，實現“增量電子化”。另一方面應對之前形成的項目紙質檔案通過掃描數字化等方式，實現“存量數字化”。

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