協同管理視角下高校電子文件管理研究

王婷婷

摘 要：高校電子文件的協同管理，能夠提高信息資源的利用率，提升電子文件管理的效率。本文針對協同管理視角下高校電子文件管理進行研究，論述了協同管理視角下高校電子文件管理的重要性，協同管理視角下高校電子文件管理的現狀，以及協同管理視角下高校電子文件管理的對策。協同管理的主要核心是，加強各個部門與檔案管理部門的銜接，從而實現資源的共享，提高電子文件管理的實效性。

關鍵詞：協同管理；高校；電子文件；管理研究

高校電子文件管理，是高校檔案管理的重要組成部分，也是檔案管理的核心。協同管理主要是指，對不同的系統進行協調，以及協調組織的資源與功能，從而去達成一致的目的，完成既定的任務。協調管理視角下，高校電子文件的管理，需要加強部門之間的合作，增強溝通能力，同時需要實現信息資源的共享。協調管理對于高校電子文件的管理，具有重要意義。檔案管理部門，需要制訂電子文件管理長期規劃，從而去促進高校電子文件管理的發展。

1 協同管理視角下高校電子文件管理的重要性

高校電子文件的管理，是電子檔案的銜接過程。因此，電子文件的創建與生產過程十分重要。高校電子文件的管理，從生成到流轉再到歸檔，需要各個部門協調合作，增加各個業務部門與檔案管理部門的協調性，從而提高高校電子文件管理的實效性。高校電子文件管理，采用協同管理的模式，能夠提高檔案管理的效率。高校電子文件具有數據信息量大，內容復雜，分類困難的特點，管理過程比較復雜。主要包括辦公系統的電子文件、教務電子文件、科研電子文件、以及財務電子文件等[1]。對于電子文件的收集、轉交、歸檔，需要經歷諸多部門，唯有提高部門間的協調能力，才能提高電子文件管理的效率。協同管理，能夠提高高校電子文件管理的水平，促進電子文件管理的未來發展。協同管理是高校電子文件發展的必經之路，也是未來發展的趨勢。唯有建立高效的電子文件管理模式，才能夠提高文件管理的效率，確保電子文件的安全性，提高高校電子文件的利用率。

2 協同管理視角下高校電子文件管理的現狀

2.1 協同管理缺乏統一的管理目標

高校電子文件管理，主要的目的是保證電子文件的安全，以及提高利用率。相關部門在需要電子文件時，可以快速的進行資料獲取，從而高效的開展工作。但是檔案管理部門的目標存在偏差，其主要的目的是保證電子文件的完整性，確保其內容、歷史背景等信息完整，并且保管形式屬于長期保存的模式。高校電子文件的管理，各部門的目標不同，主要是由于部門的利益不同。此種目標不統一的現象，會影響部門之間的協同性，不利于高校電子文件管理的發展。

2.2 協同管理技術落后

高校電子文件管理，主要是利用計算機硬件進行技術支持，此過程需要軟件能夠實現資源共享。由于高校文件的形成部門與檔案管理部門、技術部門是相互獨立的，并且在業務方面會發生沖突[2]。因此，會導致數據信息的丟失，以及部門間的協調性降低。部門間的協同管理技術存在問題，業務部門的軟件升級，會導致與檔案管理部門的軟件系統不匹配，從而加大了電子文件管理的難度，降低文件的管理效率。

2.3 協同整體規劃不完整

我國諸多的高校，不具備電子文件歸檔功能，為解決這一問題，需要對協同系統進行優化升級。因此，需要大量的資金投入，而高校往往注重成本的花費，對于檔案管理系統的建設比較忽視，導致協同整體規劃不完整。高校在進行電子文件管理時，對于電子文件的管理質量不重視，未建立完整的協同管理計劃，從而使得電子文件的管理質量下降，不利于電子文件的利用。

2.4 協同管理制度不完善

高校的電子文件管理，普遍存在協同管理制度不完善的現象。并且相關的教育部門頒布的政策，對于高校檔案管理的規定比較片面，缺乏電子文件管理的規范，不利于電子文件協同管理的發展。例如，高校電子文件會議運作制度不完善，對于會議召開的時間、規模、內容等都沒有進行規定。協同管理制度的不完善，會使得電子文件管理水平下降，不利于高校電子文件檔案管理的發展。

3 協同管理視角下高校電子文件管理的對策

3.1 提高對協同管理的認識

為提高高校電子文件管理的效率，需要提高對協同管理的認識，統一各部門電子文件管理的目標。將電子文件共享與利用作為主要的出發點，建立完善的協同機制，加強對電子文件檔案系統的建設，對系統進行優化，從而提高協同管理的效率。高校電子文件管理過程，需要提高對協同思想的認識，并且將協同理念融入到管理中，從而提高電子文件管理的實效性[3]。明確各部門人員，協同管理在電子文件管理過程中的重要性，加強人員對協同管理的重視。構建高校電子文件共享平臺，加強各部門之間的資源整合，從而促進電子文件協同管理的發展。

3.2 促進技術協同

針對高校電子文件管理不兼容的問題，需要根據實際情況進行技術協同。主要可以分為以下幾方面：（1）主要是高校的技術部門進行負責，促進各個部門之間的協同，構建全校統一的信息平臺，通過電子文件管理的目的，徹底的實現數據資源整合。通過資源平臺，各部門可以進行電子文件的傳輸，檔案管理部門可以對電子文件進行統一的歸檔。（2）主要由檔案管理部門進行負責，加強各個部門之間的溝通，促使各個部門與檔案管理部門，共同進行電子文件的協同管理。對業務系統的文件歸檔系統進行優化，建設電子文件檔案歸檔管理的渠道，從而去加強部門之間的連接。以上方案均能夠提高電子文件的管理效率，促進信息資源的共享，并且都具有部門之間相互協作的特點。由此可見，協同管理在高校電子文件管理中的重要性。

3.3 完善保障協同

根據相關文檔政策規定，需要財政部門對電子文件管理進行資金支持。因此，為提高電子文件管理的效率，檔案管理部門可以向學校申請資金幫助，從而去升級電子文件管理的設備、技術、以及軟件系統等。檔案管理部門可以將電子文件管理，放到高校的整體建設中，制訂完善的電子文件管理制度，細化電子文件管理的流程，充分發揮電子文件管理在高校中的積極作用，從而去提高文件管理的效率。檔案管理部門，需要制訂電子文化管理長期規劃，向財務部門申請經費，提高協同管理的質量，有效的進行資源整合，完善保障協同。

3.4 形成流程協同

為促進高校電子文件的協同管理，需要形成流程協同。電子文檔的收集、轉交、分類、歸檔等，需要各個部門的協作，要求部門間的溝通能力加強，形成統一的目標。唯有加強各個業務部門與檔案管理部門之間的協作能力，加強信息的傳遞，才能及時的解決電子文件管理過程出現的問題，從而提高電子文件管理的效率，提高文件資源的利用率。高?？梢越⒖己藱C制，明確各個部門之間的權責，從而去加強部門之間的聯系，提高協同管理的質量。

4 結論

綜上所述，協同管理視角下高校電子文件管理的現狀，主要有協同管理缺乏統一的管理目標，協同管理技術落后，協同整體規劃不完整，以及協同管理制度不完善。協同管理視角下高校電子文件管理的對策，主要有形成流程協同，完善保障協同，促進技術協同，以及提高對協同管理的認識。唯有建立高效的電子文件管理模式，才能夠提高文件管理的效率，確保電子文件的安全性，提高高校電子文件的利用率。

參考文獻

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[2]任世存.協同理論視角下高校教學分級管理模式研究[J].教育評論，2015，05：42-44.

[3]郭鵬，周慶山.電子文件管理視角下背景信息與元數據的比較研究[J].山西檔案，2016，05：44-46.