檔案價值的評價原理

楚秀英

摘 要：檔案價值是客觀存在的，但對檔案價值的評價卻有一定的主觀性，它是人們根據(jù)檔案自身狀況和社會需求，對檔案價值做出的主觀性判斷。

關(guān)鍵詞：檔案價值；評價；原理

由于受個人生活閱歷、文化程度、認識水平和對檔案形成過程及立檔單位職能活動熟悉程度等因素的影響，對檔案價值的評價存在著不同程度的差異性。減少這種差異性，除了加強自身修養(yǎng)，采取嚴肅、認真、慎重的態(tài)度，遵循科學合理的原則和標準之外，在檔案價值的評價中，還必須往意掌握一些具有實踐指導意義的操作原理。

1 “反饋”原理

檔案價值評價中的反饋原理.主要是指通過檔案利用分析法和用戶調(diào)查法，了解社會對檔案內(nèi)容的需求變化和發(fā)展，從中獲得具有一定規(guī)律性的認識，并將這種認識作為檔案價值評價的參考依據(jù)之一。

檔案利用分析法，是指對檔案利用數(shù)量、種類、方向進行分析，通過分析掌握各類檔案的利用頻率及在社會生活中發(fā)揮作用的大小。通常情況下，利用頻率高、發(fā)揮作用大的檔案，其價值自然就大，反之則小。在實際工作中，對于價值大的檔案要加以“重點保護”。

檔案利用分析法是以各種檔案利用情況為基礎的，它不能反映用戶全部實際需求，尤其本能反映潛在的社會需求。某些檔案利用率低，甚至根本無人利用.其原因并不一定是因為檔案本身沒有價值，可能是由于用戶對館藏不了解，或者是檢索工具質(zhì)量低劣等原因造成的。所以，完全根據(jù)檔案利用分析法來了解利用需求，有時也難免失之偏頗，還需要運用用戶調(diào)查法以彌補檔案利用分析法之不足。

用戶調(diào)查法是通過直接對檔案用戶作調(diào)查，獲得檔案利用需求方面的信息，最常用的方式是表格調(diào)查法和訪問調(diào)查法。表格調(diào)查法也稱問卷法，具有簡便易行、獲取信息量快、費用低，且調(diào)查面不受限制等優(yōu)點。為了保證調(diào)查質(zhì)量，使獲取的反饋信息與實際更接近，一定要選擇各方面具有代表性的檔案用戶作為調(diào)查對象。這里的“代表性”有兩層含義：其一，根據(jù)各類用戶的職業(yè)特點和文化背景，選擇不同職業(yè)用戶群中的重點用戶、他們的需求代表營某—領(lǐng)域?qū)n案的利用傾向。其二，調(diào)查對象既要有當前用戶，又要有潛在用戶、才能全面獲得社會當前和未來一個時期對檔案的需求倍息。訪問調(diào)查法是通過與用戶直接交談來獲取所需要的反饋信息。這種方法可以及時消除用戶對調(diào)查內(nèi)容納誤解，也能保證調(diào)查的完整性，有時還可能獲得一些意想不到的信息，是表格調(diào)查法的有益補充，一者合用可以取得較好的調(diào)查效果。

通過檔案利用分析法和用戶調(diào)查法，在—定程度上可以掌握社會對檔案的利用需求，有助于我們對檔案價值的評價。然而，從實踐中獲得的認識雖對未來具有一定的指導意義，但是未來不可能完全按照“過去”的模式來發(fā)展，加之客觀事物的不斷變化，事前預測總是難以與實際相符的。所以，我們不能將過去的利用規(guī)律和對未來的需求預測毫無保留、不加分析地用于檔案價值的評價之中，機械地運用反饋原理，必將掉進經(jīng)驗主義的泥潭之中。

2 “效益”原理

檔案價值的大小與其所帶來的效益存在著一定的聯(lián)系，通常情況下，檔案所帶來的效益越大，其價值越大，反之則越小。效益原理就是根據(jù)檔案已經(jīng)產(chǎn)生或?qū)⒁a(chǎn)生的效益，作為檔案價值評價的重要參考。

1、分析經(jīng)濟效益和社會效益。經(jīng)濟效益主要表現(xiàn)為通過利用檔案所獲得的物質(zhì)產(chǎn)出和經(jīng)濟收入，完全可以用量化的指標來衡量，是檔案價值最直接的體現(xiàn)。社會效益是從社會總體利益來衡量其效果和收益，主要表現(xiàn)為政治效益、公眾效益、文化效益等等，不能進行定量分析，只能用“突出”、“較大”、“一定”等詞語作定性描述，所以往往容易被人忽視。必須綜合分析檔案的經(jīng)濟效益和社會效益，根據(jù)檔案的總體效益準確評價檔案價值，防止出現(xiàn)以經(jīng)濟效益取代社會效益或以社會效益取代經(jīng)濟效益的片面、錯誤的觀點和行為。

2、兼顧整體效益和局部效益。在分析檔案效益時，不能僅從自己和小集體的利益出發(fā)，要從全社會甚至全人類的利益出發(fā)，既要考慮到局部效益，又要考慮到整體效益。

3、注重當前效益和長遠效益?，F(xiàn)在有用的檔案，將來不一定有用，而現(xiàn)在無用的檔案，將來可能會發(fā)生巨大作用，這一點已在實踐中得到證明。所以，對檔案效益的判定，不能只見到眼前的效益，而要從長遠的角度預測其將要產(chǎn)生的巨大效益。只有將當前效益和長遠效益結(jié)合起來考慮，才能得出比較合理的判斷。

4、考察“投入”與“產(chǎn)出”。具體比較檔案發(fā)揮作用所帶來的效益和保存檔案所付出的代價，只有當檔案所帶來的效益比保存它所付出的代價大，即檔案的綜合效益成正效益時，檔案價值才能真正體現(xiàn)出來，檔案一般才具有保存意義。保存檔案所付出的代價主要包括；收集和整理費用、保管費用和檔案提供利用所需費用等。

在運用效益原理時必須明確、只有全面分析檔案的經(jīng)濟效益和社會效益、整體效益和局部效益、當前效益和長遠效益，具體比較檔案的“投入”與“產(chǎn)出”，才能使檔案價值的評價更準確，更與實際相符合。

3 “相對性”原理

檔案價值是客觀存在的，但其價值的大小卻往往因某些因素的影響而增大或減小，具有一定的相對性?！跋鄬π浴痹砭褪菑南鄬π缘慕嵌劝盐諜n案價值，以避免機械主義和教條主義。在運用相對性原理評價檔案價值時，主要應該注意分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度，從全宗和全宗群范圍內(nèi)來觀察檔案被保存的狀況。通常情況下，全宗和全宗群內(nèi)檔案保存的完整程度和絕對數(shù)量的多少，與每份檔案文件的價值大小成反比關(guān)系，即全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度越高、絕對數(shù)量越多，每一份檔案文件的價值就相對降低，反之則升高。例如，某件檔案單獨看價值很大，但是它所在的全宗檔案保存完整，且數(shù)量多，則其價值相對下降。與之相反，某件檔案看起來毫無價值，但由于它所在的全宗檔案殘缺不全，現(xiàn)存檔案所剩元兒，這時它的價值則相對增大。所以，運用相對性原理有助于正確評價檔案價值。

4 “雙重性”原理

雙重性原理就是根據(jù)檔案雙重價值理論，全面評價檔案所具有的憑證價值和情報價值。評價檔案的憑證價值，著重于分析檔案文件的來源，考察檔案文件形成機關(guān)的地位、職能性質(zhì)以及執(zhí)行職能時所進行的各項活動等。評價檔案的情報價值則主要從檔案的內(nèi)容、形式方面分析其所包含的信息量。檔案情報價值的評價沒有絕對的標準，它總是與人們的認識水平、所處的歷史背景及當時的研究水平等因素有著密切的聯(lián)系，并且隨著時間的推移，檔案價值本身也在發(fā)生變化，過去很有價值的檔案，現(xiàn)在可能毫無用處。因此，不同時期需要用不同的標準來評價檔案的俏報價值。

檔案價值的大小與其形成時間有著密切的聯(lián)系。一方面，有些檔案形成時間越久遠，其價值越大，這類檔案往往具有很大的史料價值和文物收藏價值；另一方面，有些檔案隨著時間的推移，其價值逐漸變小，甚至完全消失，這類檔案往往僅具有現(xiàn)實使用價值。同時還必須要注意到事物的另一方面，即某些檔案過了一定時間便會失去價值，必須剔除銷毀。只有兼顧上述兩方面，檔案價值評價中的時效原理才具有完整的意義。

參考文獻

[1]孫迅，周家榮.檔案價值的特性與運動規(guī)律在檔案價值實現(xiàn)中的意義[J].云南檔案.2006（06）