淺析醫(yī)院科技檔案數(shù)字化管理方法

孫琦

摘 要：新時期，醫(yī)院應(yīng)該充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理的數(shù)字化管理。本文主要探討醫(yī)院科技檔案的數(shù)字化、數(shù)字化建設(shè)途徑，并提出相關(guān)的管理措施，以適應(yīng)醫(yī)院高科技發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；科技檔案；管理方法

醫(yī)院科技檔案的數(shù)字化管理是結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，以數(shù)字化手段來綜合處理檔案信息資源，并利用網(wǎng)絡(luò)對檔案資源進(jìn)行收集、管理。醫(yī)院利用數(shù)字化建設(shè)來管理科技檔案，能夠讓科技檔案的管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、專業(yè)化，這也是醫(yī)院科技檔案管理的一個發(fā)展趨勢。

1 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1.1 數(shù)字化科技檔案管理人才制約

一直以來，醫(yī)院的科技檔案管理過程中存在著專業(yè)人才不足的問題。有的檔案管理員沒有系統(tǒng)的受過檔案數(shù)字化管理訓(xùn)練，在實際工作中，由于檔案數(shù)字化管理水平有限，經(jīng)常會出現(xiàn)人為的誤差，嚴(yán)重影響了科技檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。有的醫(yī)院沒有專職的科技檔案管理人員，而是由其他部門的職員兼任。如此一來，醫(yī)院的科技檔案數(shù)字化建設(shè)就不能夠如期進(jìn)行下去，也會讓部分檔案管理員出現(xiàn)工作不盡職的情況。對待科技檔案數(shù)字化建設(shè)工作，如果沒有責(zé)任心， 那么就不能做好檔案管理工作，也不能更好的解決科技檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，阻礙了醫(yī)院的檔案管理發(fā)展水平的提高。

1.2 科技檔案管理制度不完善

醫(yī)院科技文獻(xiàn)資料既存在于醫(yī)院的科技活動當(dāng)中，又反映了醫(yī)院的醫(yī)療科技活動程序，記錄了醫(yī)療過程和醫(yī)療結(jié)果。不過， 由于醫(yī)院的科技檔案管理制度不完善，一些重要的資料和數(shù)據(jù)沒有得到有效的保存，缺乏健全的監(jiān)督制度，因而檔案信息不全面、不準(zhǔn)確，而醫(yī)院的人才流動性比較大，有的醫(yī)學(xué)成果被帶走，浪費了大量的寶貴資料，這對醫(yī)院來說是很大的損失。

1.3 醫(yī)院缺乏有效的科技檔案信息管理措施

在醫(yī)院的檔案管理過程中，檔案信息的保管具有重要作用。社會科技的發(fā)展讓電子檔案的普及率變得更高了。鑒于網(wǎng)絡(luò)信息安全的威脅，一些醫(yī)院對于機(jī)密檔案信息的管理還是利用紙質(zhì)檔案管理方式來管理。檔案的數(shù)字化建設(shè)對于醫(yī)院來說，這個過程中缺乏有效的措施來保護(hù)機(jī)密檔案信息，使得紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理制度之間不能協(xié)調(diào)進(jìn)行，因此，醫(yī)院在使用檔案的過程中不能充分挖掘檔案的最大信息價值，對于醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是一種嚴(yán)重的阻礙。

1.4 檔案管理設(shè)施落后、意識不高

眾所周知，醫(yī)院是人才集聚的地方， 醫(yī)療科技往往代表科技的前沿，因此醫(yī)院的檔案管理方式必須和時代的發(fā)展趨勢相吻合，但是實際上卻恰恰相反，很多醫(yī)院只重視醫(yī)療設(shè)備的不斷更新，而對檔案管理的投入較少。沒有根據(jù)實際工作的需要來更新檔案管理設(shè)備，沒有將高科技設(shè)備引入檔案數(shù)字化建設(shè)中，落后的檔案管理方式、陳舊的管理設(shè)備已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的要求。可是，很少有醫(yī)院能夠真正的認(rèn)識到這個問題的性質(zhì)。因此在日常的檔案管理過程中，醫(yī)院不能有效的更新檔案信息，或者更新速度落后，沒有形成科學(xué)的保護(hù)檔案信息意識。

2 醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)措施

2.1 創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)管理理念

醫(yī)院要想做好科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，就必須創(chuàng)新其管理理念，摒棄傳統(tǒng)的、不適應(yīng)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的管理方式。另外，科技檔案管理人員必須要學(xué)會運用現(xiàn)代化的科技手段提升自己的業(yè)務(wù)能力， 以便更好的為科技檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科技檔案管理形式、管理程序都有了很大的變化，科技檔案管理人員必須對此有深刻認(rèn)識。因而醫(yī)院必須要加強(qiáng)對科技檔案管理員的業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的檔案管理創(chuàng)新精神。科技檔案管理員必須要有豐富的知識，要適應(yīng)時代的發(fā)展變化，認(rèn)真掌握科技檔案管理學(xué)科知識，提高工作質(zhì)量，強(qiáng)化科技檔案數(shù)字化建設(shè)力度。

2.2 醫(yī)院要健全科技檔案管理體系

對于醫(yī)院來說，科技檔案數(shù)字化建設(shè)意義重大，也應(yīng)該是醫(yī)院檔案工作的重點。醫(yī)院可以在局域網(wǎng)內(nèi)構(gòu)建科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共享科技檔案信息。另外，科技檔案管理系統(tǒng)要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，集中存儲醫(yī)療科技資料，為醫(yī)院的正確決策提供信息。健全醫(yī)院科技檔案管理體系必須注意醫(yī)院科技檔案的特點、作用和分類，科技檔案的收集與歸檔必須及時，并及時對醫(yī)院科技檔案進(jìn)行鑒定和利用。要把科技檔案管理工作納入到科研管理、計劃管理之中，檔案人員應(yīng)與科研部門多加聯(lián)系，及時了解科研動態(tài)，掌握科研工作“立項”及其變更情況；到課題組布置建檔任務(wù)，指導(dǎo)歸檔文件的組卷工作，使科技檔案達(dá)到完整、統(tǒng)一、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。重視開發(fā)、利用檔案資源，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。科技檔案部門要提供閱覽、出借、復(fù)制、信息交流和咨詢服務(wù)，為科研人員解答有關(guān)的科研技術(shù)問題。定期對科技檔案進(jìn)行鑒定。把價值不大的、不值得保存的排除在收集范圍之外，以免造成人力、物力資源的浪費，使真正有價值的檔案發(fā)揮其應(yīng)有作用。

總而言之，隨著社會信息化的發(fā)展， 醫(yī)院科技檔案數(shù)字化建設(shè)變得越來越重要。數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了一種共識，但是建設(shè)過程卻不是一蹴而就的事情。醫(yī)院應(yīng)該從技術(shù)以及信息資源建設(shè)、社會環(huán)境等方面不斷完善科技檔案的數(shù)字化建設(shè)，更好的實現(xiàn)科技檔案資源的共享，使之為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]安小米.檔案數(shù)字化建設(shè)的國際化經(jīng)驗及其借鑒[J]. 檔案學(xué)通訊. 2005（04）