現代企業檔案管理創新初探

摘 要：現代企業檔案管理工作相對滯后于現代企業的發展，不利于企業及企業檔案工作的發展。本文針對存在問題，對創新現代企業檔案管理工作提出一些看法。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；創新

隨著改革開放的深入和現代企業制度的建立健全，企業檔案工作逐漸滯后于企業的發展，必須加快改革創新步伐，才能建立與現代企業相適應的企業檔案工作機制，為促進企業發展發揮更大的作用。

1 企業檔案工作現狀

1.企業檔案管理體制。市場經濟體系的建立使國有企業發生了根本變革，但是企業檔案管理體制卻沒有隨之發生變化，傳統的檔案管理體制已不適應現代企業的發展，檔案工作處于被動局面，造成企業檔案管理自律能力弱化，許多企業檔案工作滑坡。

2.傳統管理向數字化管理過渡。首先是思想觀念面臨轉變。知識經濟時代社會信息化的實現，檔案載體將由白紙黑字轉變為電子文本，要求隨之更新檔案管理思想觀念，但是一部分企業檔案管理思想觀念沒有得到及時的更新，勢必給企業檔案管理工作造成不便。其次是管理水平有待提高。建檔企業數量少，缺乏經驗和規范，檔案信息的安全和有效利用得不到保證。檔案管理分散，沒有統一的檔案管理機制和制度，管理基本上停留在自發性管理層面上，造成管理混亂，丟失嚴重。辦公自動化的發展，給現代企業帶來極大效益和方便，但企業檔案部門相對滯后，難以及時、有效地提供檔案信息利用，難以充分發揮檔案的作用。再次是檔案管理人員素質有待提高。目前部分企業檔案工作人員存在職業道德修養偏低、文化業務素質有待提高、應變能力不夠、沒有創新意識、安于現狀等問題，影響和制約檔案事業的健康發展。

3.企業檔案館（室）建設。隨著企業改革的深化，新技術發展、社會對信息的廣泛需求，企業內部檔案信息單一和分散的狀況已不適應企業生產、經營、科研等企業活動的需求。特別是大型企業，檔案數量大且越來越多，迫切要求建立綜合檔案館（室），實行統一管理，從而確保檔案的安全和提供更廣泛的有用信息。

2 企業檔案管理創新對策

1.管理體制創新。隨著我國社會主義市場經濟的建立和國有企業建立現代企業制度，國有企業應按在堅持《檔案法》規定的檔案工作“統一領導，分級管理”原則下，對企業檔案工作管理體制的具體內容及具體操作進行創新。在制度方面，依據有關規定，應堅持“集中統一”管理和分級負責的原則，明確分管檔案工作的領導；把企業檔案工作列入企業發展規劃和計劃；制定和完善本企業的檔案工作規章制度；確定負責檔案工作的職能部門，配備當的檔案工作人員；企業內部機構和所屬單位也應建立檔案工作機制，加強檔案管理。

2.管理方式創新。企業要實現經濟國際化、技術高新化、經營集約化、裝備現代化、布局最優化、運行高效化的現代工業管理體系，企業檔案管理就必須適應現代企業管理體系，抓住管理重點，建立健全企業檔案管理新機制。首先要加強服務創新。更加及時有效地為企業市場競爭提供有效服務，是新時期賦予企業檔案工作的新任務。企業檔案部門要更新觀念，加強服務意識和服務機制的創新，確立檔案工作為現代企業服務的發展目標，提升企業襠案工作服務水平。企業檔案工作要適應企業改革和發展的變化，適時調整企業文件歸檔范圍，既要將文件材料收集齊全完整，又要優化收藏結構，確保檔案工作能通過檔案信息載體為企業發展提供決策依據。其次要加強利用創新。當前企業檔案也要創效益的新觀念，改變了單純的檔案信息開發利用工作途徑，逐步確立了企業向各類信息綜合開發利用發展方向。企業檔案部門要加強探索電子環境下的服務模式，要突出以信息資源為中心的管理，建立良好的信息結構體系，積極推進企業檔案利用工作信息化建設。企業檔案部門要注意從市場、營銷、管理、生產、科技、決策等多角度、全方位地建立信息體系，豐富信息資源，為服務企業生產、經營奠定基礎。再次要加強企業檔案管理人才隊伍建設。隨著現代企業檔案工作的發展，檔案工作的性質不再是單一的保管工作，而是科學技術研究性質的綜合工作，對檔案人才的要求也就隨之提高。企業要通過提到待遇等措施，保持檔案工作隊伍相對穩定；人事部門、檔案部門領導對調入人員要按高標準嚴格把關；對當前檔案人員文化、專業知識參差不齊的現狀，要分層次加強交流與培訓，加強相關知識的學習和職業道德建設，培養一專多能的檔案復合型人才。

3.加強企業檔案館（室）建設。有條件的企業要積極推進數字檔案館（室）建設，在做好標準化、規范化工作的基礎上，實現館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，為企業發展提供信息支持。企業檔案館（室）信息網絡化是以數字形式記錄的以多媒體形式表達的，存儲在網絡計算機以及各類通訊介質上的并以計算機網絡通訊方式進行傳遞信息內容的集合。企業檔案館（室）盡快建立檔案信息系統，利用現代化技術實現檔案信息密集、海量存儲，方便實現檔案信息的快速傳遞，提高信息的利用效率，滿足企業甚至社會某一方面的需求，實現檔案信息資源的共享。

作者簡介

董琳慧（1970-），女，云南省昆明市嵩明縣，本科，云南泛亞能源科技有限公司主要從事檔案管理工作。