民生檔案信息資源開發(fā)利用探析

肖雅蕓

摘 要：檔案價值具有隱蔽性，只有開發(fā)利用，才能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值。民生檔案是國家檔案信息資源的主要組成部分，也是檔案利用的主體。如何更好地開發(fā)利用，服務民生？本文考察了上海市的民生檔案“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”遠程服務，借助實地訪談、觀察和文本資料，論文首先從民生檔案遠程服務發(fā)展歷程、遠程協(xié)同服務的技術基礎、檔案館館藏資源開發(fā)類型三個層面總結了民生檔案開發(fā)利用的基本特點進行了詮釋，并針對開發(fā)利用現(xiàn)存的問題，評析現(xiàn)存的諸多難點。其次，從館藏建設、開發(fā)利用手段和面向用戶的個性化檔案信息開發(fā)服務這三個方面的加強改進，對民生檔案信息資源開發(fā)利用的實現(xiàn)路徑進行了分析，最終實現(xiàn)信息資源全面共享的目標。

關鍵詞：民生檔案；開發(fā)利用；館藏建設

1 引言

在國家檔案局提出的“人的檔案最主要、最具價值”的理念指導下，各級檔案部門出臺了一系列與民生檔案工作有關的指導性、政策性、規(guī)范性文件，做了許多有益的嘗試。民生問題無論哪個方面都會產生形成檔案，民生檔案則是與民生問題最直接相關的檔案材料。既有政治的，又有經(jīng)濟的；既有精神的，又有物質的，又有生活的等等，大致涉及以下領域：1.民生政務檔案，2.社會保障檔案，3.國企轉制檔案，4.教育衛(wèi)生檔案，5.工商管理檔案，6.民政司法檔案，7.安居樂業(yè)檔案。涉及領域多，涵蓋內容廣泛，影響深遠，是現(xiàn)階段以及今后相當長時期內檔案開發(fā)利用的重點之一。

2 民生檔案遠程服務發(fā)展歷程

20世紀末，隨著檔案信息化的推進檔案網(wǎng)站產生并發(fā)展起來，但是單向的檔案查詢利用服務模式及民生檔案資源在各檔案館和各類涉民機關檔案室分散保存的現(xiàn)狀使公眾仍然難以實現(xiàn)真正的遠程共享和便捷利用。2005年上海市檔案局推出婚姻、知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶和獨生子女5類民生專題檔案目錄的數(shù)據(jù)規(guī)范，并建成了19+1的檔案專題目錄中心。據(jù)2007年統(tǒng)計，全市2872個居委，建檔率達到100%，達標率成果98.8%。“把社區(qū)檔案工作重心轉移到服務民生上來是檔案館拓展功能的創(chuàng)新機制”。2010年9月全市正式啟動“就地查詢、跨館出證”館際聯(lián)動機制。2012年12月覆蓋上海全市的民生檔案遠程服務“全市通辦”目標全面實現(xiàn)。2013年，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨省異地利用服務協(xié)議，首創(chuàng)了民生檔案跨省異地查詢服務。2014年，上海實現(xiàn)市和部分區(qū)、街道的民生檔案遠程共享三級聯(lián)動，全市范圍可供聯(lián)網(wǎng)查詢的種類在原先5類民生檔案基礎上增加到8類，浦東新區(qū)和楊浦區(qū)范圍內可共享的民生檔案分別多達20余種。自2015年起，上海市各區(qū)縣民生檔案遠程服務與社區(qū)事務受理中心實事項目一起集中受理，成為全市各個社區(qū)服務中心常規(guī)服務項目。

近年來，黃浦區(qū)檔案館的接待利用率在全市區(qū)縣檔案館中位居前列，其中民生檔案利用率成果90%，且呈逐年上升趨勢。

3 民生檔案遠程協(xié)同服務的技術基礎

該技術基礎表現(xiàn)為遠程協(xié)同服務的硬件設備、信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源等。上海市檔案部門主要從三方面構建相應條件：一是建設各區(qū)縣檔案館的館際業(yè)務協(xié)同平臺。主要依托民生檔案遠程服務平臺實施。該平臺由檔案部門基于政務內網(wǎng)建設，功能上實現(xiàn)了各區(qū)縣檔案館民生檔案的資源整合、在線接收和移交以及相互授權基礎上的查詢利用。二是將民生檔案服務融入市政務平臺。有效的民生檔案服務需要走出檔案館，與政務平臺相融合，在社區(qū)層面上服務民眾。因此，將檔案館層面上協(xié)同開展的民生檔案查詢項目融入到社區(qū)層面的社區(qū)服務統(tǒng)一平臺，就構成“館社協(xié)同、全市通辦”必要的技術基礎。三是進行平臺和系統(tǒng)的標準化建設。民生檔案種類龐雜，數(shù)量眾多，動態(tài)性強，歸屬復雜，標準不一，遠程協(xié)同服務又涉及大量數(shù)據(jù)信息、多個管理部門和眾多工作人員，非常需要進行信息標準化建設，保證各部門工作的統(tǒng)一。因此，上海市檔案部門在四個“統(tǒng)一”中明確提出了“統(tǒng)一平臺”和“統(tǒng)一文本”要求。

4 館藏資源開發(fā)類型

從微觀上來講，檔案信息資源的開發(fā)利用工作是由檔案工作人員承擔的，隨著時代的變化，信息技術和互聯(lián)網(wǎng)等技術開始在檔案工作中應用，一些檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館開始建立，在檔案信息資源開發(fā)方面，更能有效提高檔案信息資源利用的效率及效果。在總體上來說，檔案館的開發(fā)行為可以劃分為兩大類：第一類是面向檔案信息資源客體的，第二類是面向用戶的。

4.1 面向檔案信息資源客體的開發(fā)

是指檔案信息資源主體以已經(jīng)存在的檔案信息資源客體為開發(fā)對象，通過對檔案信息資源客體進行的分類、排列、著錄、標引、檢索、轉化、評價、總結等活動實現(xiàn)檔案信息資源的價值升值。

4.1.1整理型開發(fā)

整理型開發(fā)是對檔案信息資源建立各種類型的檢索工具，如案卷目錄、卷內文件目錄匯集、分類目錄、全宗指南、專題指南、檔案館介紹等等。便于用戶的查找事宜，也為檔案館的進一步開發(fā)打下基礎。

4.1.2轉化型開發(fā)

是將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源軍休形式轉換以方便用戶利用的開發(fā)活動。具體說來包括：多介質轉化、數(shù)字化、多媒體化。方便了檔案信息的傳輸和保存，以便于用戶在各種環(huán)境下進行利用。

4.1.3主題匯集型開發(fā)

是檔案館將分散保存的檔案信息資源，按照用戶的特定需要，采用一定的技術方法，重新進行加工組合，匯編成新的檔案信息產品的開發(fā)活動。例如：大事記、組織沿革、專題概要等。這種開發(fā)可以是一個檔案館范圍的，或者一個數(shù)據(jù)庫范圍的，例如某一專題數(shù)據(jù)庫——《人事檔案數(shù)據(jù)庫》、《婚姻檔案數(shù)據(jù)庫》。

4.2 面向檔案用戶的開發(fā)

面向檔案用戶開發(fā)的核心是服務，主要是檔案館與檔案信息資源需求機構或人員之間進行的交互性行為，這時的檔案信息資源開發(fā)主要是為了提高檔案館的服務水平和供給與需求雙方的交流頻率。

4.2.1共建共享型開發(fā)

這是面向檔案用戶開發(fā)最重要的一種類型，它是檔案館為了方便檔案用戶集中利用分散的檔案資源，實現(xiàn)不同類型的檔案館之間檔案信息資源的共享和互聯(lián)互通，打破檔案館之間的部門限制，減少檔案信息的孤立、片面、重復現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案信息資源的整體利用價值。例如檔案全文數(shù)據(jù)庫或檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了各檔案館館藏檔案的互聯(lián)和共享。

4.2.2公布型開發(fā)

是指檔案館根據(jù)檔案客觀狀況及現(xiàn)實需要，將檔案原件制作成圍繞某一專題的檔案文獻物的工作。比如直接出版的各種類型的檔案匯編、檔案叢編、檔案文集等。

4.2.3代理型開發(fā)

實質上是檔案館開發(fā)檔案信息資源的第二階段，也即應用型開發(fā)，開發(fā)含金量高，也考驗著檔案館的能力和素質，是體驗檔案館水平的一個主要標準，在未來有很大的發(fā)展空間。

針對檔案信息資源客體的主題匯集型開發(fā)和針對檔案信息用戶的公布型開發(fā)類型，可以說是一個問題的兩個方面，是因為目的不同而采用不同的劃分標準，二者相依相輔，不能截然分開。

5 開發(fā)利用工作現(xiàn)存的問題

在科學文化事業(yè)不斷發(fā)展的大背景下，檔案利用者對檔案部門服務質量的要求越來越高，不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求能夠提供具有更高知識含金量的二次、三次檔案信息。可見，民生檔案開發(fā)利用工作目前仍存在著諸多問題，而有些問題在網(wǎng)絡環(huán)境下顯得尤為突出，主要表現(xiàn)在：館藏建設仍需加強、檔案開發(fā)利用的手段仍需改進、面向用戶的個性化檔案信息開發(fā)服務等等。

5.1 館藏資源的問題分析

對檔案館而言，其館藏質量的好壞、品種多少及規(guī)模大小，在很大程度上決定著其社會服務能力的高低，館藏資源建設問題備受理論界的關注并成為學界研究的重心。“館藏結構不盡合理的狀況還沒有從根本上得到改善，資源問題仍然是其短板”。

5.1.1戰(zhàn)略規(guī)劃薄弱

信息資源規(guī)劃的總體目標是促進信息資源的開發(fā)利用，最大限度地滿足人們日益增長的信息需求。然而該理念尚未在我國館藏資源規(guī)劃中得到充分的重視，在管理層面，面向公眾需求的館藏資源規(guī)劃僅僅停留在理念層面，執(zhí)行力度疲軟，缺乏頂層設計，缺乏全局和長遠的建設規(guī)劃，尚未出臺針對信息資源開發(fā)的專項規(guī)劃。

5.1.2內容建設失衡

目前，我國館藏資源還尚未發(fā)揮其資政教育和群眾維權價值，關乎公眾切身利益的館藏資源開發(fā)數(shù)量與質量令人憂心。主要源于民生檔案資源館藏數(shù)量的貧乏，質量也不過關，缺乏深層次的組織和加工，導致檔案信息內容深度不夠，綜合性的編研成果較少。

另一個原因是館藏資源的內容體系失衡，館藏資源的內容構成存在著“三多三少”現(xiàn)象，機關檔案與民生檔案、實體檔案與網(wǎng)絡檔案、綜合檔案與專門檔案等方面建設不協(xié)調。還有館藏資源建設標準缺乏統(tǒng)一，導致存在著嚴重的館藏資源重復性建設以及“信息孤島”的問題。

5.1.3規(guī)劃模式的封閉

“檔案信息資源用戶所需要的信息往往還會突破檔案信息資源的范圍”，然而，我國檔案結構在館藏資源規(guī)劃方面過于內斂與封閉，檔案部門同其他部門的聯(lián)合乃至引進商業(yè)開發(fā)模式都未引起廣泛重視。這種單一的規(guī)劃模式不利于最大限度的發(fā)揮館藏資源的社會效益，難以滿足公眾不斷發(fā)展的綜合性、集成性檔案信息需求。

5.2 館藏建設仍需加強

保存門類齊全、內容豐富、結構合理和價值珍貴的檔案資料，是檔案工作不斷滿足社會信息需求，服務經(jīng)濟社會發(fā)展的前提和基礎。綜合檔案館越來越不能滿足管理及人們對信息的多元化要求。繼續(xù)加強館藏建設是當前檔案信息資源開發(fā)利用工作的重點。

5.2.1改革檔案管理體制，創(chuàng)新資源整合機制

我國檔案部門實現(xiàn)的是條塊管理體制，這種管理體制導致了檔案管理機構之間各自為政、互不往來，或為部門利益不愿意移交檔案及“信息孤島”等情況的出現(xiàn)，造成了不同類型的民生檔案信息資源之間的條塊分割，阻礙了檔案信息資源的整合。因此，有必要打破“局館合一”的局面，另一方面，有必要從機制創(chuàng)新方面探討一條檔案信息資源整合新途徑。

5.2.2構建結構合理、質量優(yōu)化的基礎檔案信息資源庫

逐步實現(xiàn)全國民生檔案的目錄級查詢向文件級查詢的轉化，建立起全國性共享的全文數(shù)據(jù)庫。在資源廣度上，構建符合實際利用和普遍利用需求的數(shù)量充分的檔案信息資源體系，加強對反映地方特色、文化特色的民生檔案信息資源的專題建設。在資源深度上，構建符合學術利用需求的質量優(yōu)化的檔案信息資源體系，注重檔案信息的完整性和深度，建立特色館藏數(shù)據(jù)庫，如：知青檔案數(shù)據(jù)庫、居民健康檔案數(shù)據(jù)庫、社會保障檔案數(shù)據(jù)庫等。

5.3 開發(fā)利用的手段仍需改進

檔案部門的民生檔案開發(fā)利用方式仍以傳統(tǒng)為主，通常包括檔案的外界、閱覽、信息報道、實物陳列展覽等服務方式，而對于檔案信息深層次開發(fā)的服務，如定題跟蹤、計算機檢索、網(wǎng)上瀏覽等卻很少提供，嚴重影響了檔案信息資源開發(fā)的成效。

目前，不少檔案館仍以手工檢索，速度慢，效率低。過分強調以編輯出版各種檔案匯編為主，而編輯出版短則一年半載，長則兩到三年才能完成、輸入社會時，其現(xiàn)實意義已明顯降低，導致社會效益大打折扣。另外，檔案部門要重視公眾網(wǎng)絡的應用，充分利用公眾信息高速公路，最大限度地發(fā)揮已開放檔案的作用。

5.4 面向用戶的個性化檔案信息開發(fā)服務

在檔案信息資源整合中，研究面向用戶的檔案信息開發(fā)服務方式，滿足檔案用戶的個性化檔案信息需求，也是開發(fā)利用向縱深發(fā)展的方向和主要內容。個性化服務主要包括三個方面的內容：服務時空的個性化，在用戶希望的時間和希望的地點服務；服務方式的個性化，能根據(jù)用戶個人愛好或特點來開展服務；服務內容的個性化，所提供的服務針對特定用戶，各取所需，各的其所。

基于用戶需求的個性化服務模式是指以滿足用戶個性化信息需求為目的，借助網(wǎng)絡技術和人工智能主動評估和預測用戶的需求，挖掘用戶興趣，提供主動的信息定制與推送的個性化服務模式。該系統(tǒng)主要由用戶模型、用戶興趣數(shù)據(jù)庫以及推送引擎三個部分組成。個性化服務模式強調用戶界面的交互性。基于個性化服務的網(wǎng)絡平臺會向用戶提供定制功能，用戶根據(jù)自己的興趣偏好向平臺定制相關的內容，這些需求經(jīng)過系統(tǒng)或者人工的整理后會推送到用戶的頁面或者直接發(fā)送電子郵件給用戶。個性化的服務系統(tǒng)能夠始終有效改善服務質量，提高用戶體驗和信息資源利用率。

6 結論

民生檔案信息資源開發(fā)利用，有待各級檔案部門借助民生檔案的遠程協(xié)同服務，挖掘多種開發(fā)手段，借助信息化手段，與其它政府部門協(xié)同，為公眾提供更加方便、快捷、貼近實際需要的檔案服務。相應地，學者們對涉民檔案的概念、價值、法規(guī)、制度、技術和方法進行了較多的論述。總體上，目前涉民檔案資源體系和利用體系尚未完善，相關理論與技術研究仍待深入。我國民生檔案信息資源開發(fā)利用實踐探索目前主體上尚處在局限于一定區(qū)域中各自為政、分頭建設狀態(tài)，必須看到開發(fā)利用民生檔案信息資源，全面實現(xiàn)共享還有很長的路程。

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