淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門檔案管理

朱燕

摘 要：在這個(gè)高效率快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，各個(gè)職業(yè)的專門分工越來越精密。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中也產(chǎn)生了具有特殊功能的、服務(wù)于某項(xiàng)專門業(yè)務(wù)活動(dòng)需求的部門，檔案管理部門就是這樣的一個(gè)部門。隨著時(shí)代的發(fā)展，專門化的檔案管理模式打破了長期以來傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，提高了單位的工作質(zhì)量與工作效率。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理工作

專門檔案是為高效率的實(shí)現(xiàn)職能目標(biāo)而產(chǎn)生的檔案管理模式，它具有較高的利用和保存價(jià)值。專門檔案有自己的規(guī)律和特點(diǎn)，在進(jìn)行歸檔整理的過程中具有相對的獨(dú)立性和獨(dú)特的管理辦法。本文探討了教育系統(tǒng)專門檔案的建立和管理的基本要求，分析了專門檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，并對提高專門檔案管理工作效率的方法和措施進(jìn)行了研究和探討。

1 專門檔案管理的內(nèi)涵及基本要求

1.1 專門檔案的內(nèi)涵

檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的重要信息資源和獨(dú)有的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富的匯集，它真實(shí)記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位自建設(shè)成立以來的發(fā)展歷程。檔案的前身是文件，所有檔案都是由機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用過的文件組成的。專門檔案是從宏觀領(lǐng)域?qū)n案進(jìn)行的種類歸納，也是從檔案種類的角度提出的一個(gè)非實(shí)體概念。專門檔案與專業(yè)檔案既有相同點(diǎn)也有性質(zhì)上的區(qū)別。專業(yè)檔案是針對行業(yè)分工所提出的概念。專門檔案一個(gè)門類只包含一個(gè)行業(yè)的業(yè)務(wù)范圍。比如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。它是為了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的有關(guān)職能目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而產(chǎn)生和使用的，具有收藏、保存、查詢等價(jià)值。但是由于有些業(yè)務(wù)分類并不是太清晰，因此檔案的種類劃分也既有交叉又相互聯(lián)系。比如某些學(xué)校的教學(xué)檔案，有些屬于科學(xué)技術(shù)范疇，就應(yīng)該把這類檔案歸納到科技檔案當(dāng)中；而有些檔案內(nèi)容又屬于藝術(shù)類檔案范疇。因此，在檔案管理中要仔細(xì)認(rèn)真的區(qū)分檔案所產(chǎn)生領(lǐng)域的基礎(chǔ)，科學(xué)合理的進(jìn)行種類劃分，以免造成管理混亂。

1.2 專門檔案管理的基本要求

在對各種類別的檔案進(jìn)行管理時(shí)，我們既要考慮不同門類檔案的獨(dú)特性，又要兼顧到他們的共有特性。只有把這兩方面特征進(jìn)行有機(jī)統(tǒng)一，才能科學(xué)合理的做好專門檔案的管理和研究工作，取得好的效果。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要嚴(yán)格按照黨和國家的方針政策執(zhí)行。在專門檔案管理工作當(dāng)中，我們要嚴(yán)格遵守國家制定的檔案工作的政策方針和法制法規(guī)，以及國家檔案管理機(jī)構(gòu)指定的一些制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃等，這些規(guī)章制度是專門檔案管理工作的理論依據(jù)。其次，我們要滿足本門類業(yè)務(wù)活動(dòng)的利用需求，保證檔案的完整性和安全性，充分利用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段和科學(xué)的管理方法，加強(qiáng)檔案的保護(hù)與修復(fù)，盡力延長檔案使用壽命，這是檔案管理工作者必須完成的任務(wù)和工作目標(biāo)。專門檔案管理工作要與社會(huì)的發(fā)展保持同步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要利用信息化技術(shù)手段科學(xué)有效的進(jìn)行檔案管理。當(dāng)前我國的信息技術(shù)發(fā)展飛速，單位要利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)資源共享的社會(huì)需求。由于專門檔案的內(nèi)容、范圍以及管理要求和保密范圍不同，專門檔案的信息開發(fā)和資源利用應(yīng)當(dāng)靈活的采用不同的管理方法和手段，從而使專門檔案為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

2 專門檔案管理中的問題分析

2.1 檔案管理意識薄弱，不便查閱

一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有對檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，檔案管理意識薄弱，對檔案沒有起到有效的監(jiān)督作用。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期以來的檔案管理工作只是起到了一個(gè)收藏檔案的作用，并沒有對信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用。專門檔案所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益也沒有得到足夠的重視，單位也缺乏相應(yīng)的宣傳引導(dǎo)。專門檔案對相關(guān)的信息資源也沒有做到深入的挖掘開發(fā)，這就使專門檔案的價(jià)值沒有得到充分的利用。

2.2 管理制度欠缺，硬件設(shè)施滯后

有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有建立和完善科學(xué)的檔案管理制度，這就造成歸檔文件收藏不利、管理不規(guī)范和檔案資料損壞嚴(yán)重的現(xiàn)象出現(xiàn)。有些單位由于檔案管理制度不夠完善或執(zhí)行不力，造成檔案有丟失、涂改的現(xiàn)象，檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值受到損害。其次，專門檔案的硬件設(shè)施滯后和經(jīng)費(fèi)不足也使專門檔案管理工作受到了制約。在當(dāng)前信息化高速發(fā)展的背景下，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒有運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)進(jìn)行專門檔案管理，數(shù)字化加工做的也還不到位，信息資源的開發(fā)利用緩慢。

2.3 人才匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專門檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)和文化水平也參差不齊，部分工作人員對現(xiàn)代科學(xué)和信息技術(shù)的知識掌握不足，缺乏創(chuàng)新精神，只注重檔案資料的收集整理和保管工作。只有采用多種培訓(xùn)方式和人才選用方式，才能提高專門檔案管理人才的整體素質(zhì)，確保專門檔案的價(jià)值得到充分開發(fā)和利用。

3 提高專門檔案管理工作效率的方法與措施

3.1 專門檔案歸檔要具有靈活性

專門檔案具有自己獨(dú)特的形成規(guī)律和特征，因此在歸檔方面檔案工作者要靈活掌握。文書檔案的歸檔日期一般用年度作為界限，專門檔案是對教育系統(tǒng)的某些專業(yè)方面的活動(dòng)情況進(jìn)行記述和反映的，因此不能按照文書檔案的歸檔時(shí)間刻板的限定，工作人員要靈活的掌握專門檔案的歸檔時(shí)間。比如科研成果的檔案歸檔要根據(jù)科研項(xiàng)目的完成時(shí)間而定，有些科研項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到方案擬定再到最終完成優(yōu)勢需要幾年或幾十年的時(shí)間。因此，專門檔案要根據(jù)項(xiàng)目完成的時(shí)間歸檔。假如有些科技項(xiàng)目或工程進(jìn)度完成的時(shí)間過長，我們也可以根據(jù)研究的程序和進(jìn)度進(jìn)行分段歸檔。

3.2 專門檔案收集要注重完整性

專門檔案的形成規(guī)律與特征具有一定的特殊性。各專業(yè)內(nèi)容在性質(zhì)上的不同使得檔案歸檔在時(shí)間上不能夠統(tǒng)一，在有些檔案的形成過程時(shí)間過長的情況下，如果檔案管理人員歸檔意識不足就會(huì)造成檔案內(nèi)容缺失的情況發(fā)生。因此，在各類專門檔案收集時(shí)，我們一定要注重檔案內(nèi)容是否完整。比如一些基建工程的檔案收集具有一定的復(fù)雜性和多樣性的特征。基建工程檔案有項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、測繪文件、施工、監(jiān)理文件等等。工程各部門之間缺乏暢通的交流，工程人員沒有專業(yè)的檔案管理知識和檔案管理意識，這就極有可能導(dǎo)致一些技術(shù)檔案損壞或丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。因此，工作人員在收集這一類型的檔案時(shí)要特別注重檔案內(nèi)容的完整性，工作人員要依據(jù)基建工程的建設(shè)規(guī)律進(jìn)行有序的收集和整理，從而保證檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

3.3 專門檔案管理要具有實(shí)效性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專門檔案是記載和呈現(xiàn)單位某個(gè)業(yè)務(wù)方面活動(dòng)情況的，它在外觀上沒有嚴(yán)格的格式要求，也沒有統(tǒng)一的載體標(biāo)準(zhǔn)。因此專門檔案具有內(nèi)容單一、載體多樣、形式特殊和歸檔、整理固定性的特征。專門檔案管理要特別強(qiáng)調(diào)利用的實(shí)效性，檔案管理人員要根據(jù)檔案的不同類別和特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)管理。比如財(cái)會(huì)檔案可以按照保管期限和年度進(jìn)行歸檔整理；基建工程檔案和科研成果檔案以及聲像類型的檔案就要根據(jù)不同的內(nèi)容和不同的載體形式進(jìn)行分項(xiàng)保管。另外，檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的應(yīng)用也為專門檔案的歸檔整理提供了便利，克服了檢索查找的繁瑣，提高了檢索速度，提高了管理質(zhì)量，擴(kuò)充了專門檔案的信息資源，使專門檔案的利用價(jià)值得到了提高。

4 結(jié)語

總而言之，教育系統(tǒng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的專門檔案管理需要在工作實(shí)踐中不斷克服存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷探索更加科學(xué)合理的檔案管理方式。檔案管理人員要遵循專門檔案的特征，提高認(rèn)識掌握檔案整理的靈活性；注重檔案收集的完整性和時(shí)效性，滿足專門檔案全方位管理的需求，充分利用專門檔案的使用價(jià)值，提高專門檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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