淺析公文處理與檔案管理的銜接

摘 要：檔案資料主要來源于公文，公文經過處理后才能形成檔案，檔案質量的好壞取決于公文處理的優劣。檔案是各類重要信息的載體，進行高質量的檔案管理是充分發揮各類信息作用的前提。本文通過對公文處理與檔案管理在銜接中的問題進行透徹的分析研究，根據存在的問題提出了具有針對性的改進措施，從而促進我國公文處理與檔案管理水平的不斷提高。

關鍵字：公文處理；檔案管理；銜接

1 前言

檔案是由公文經過一定處理形成的，公文質量的高低對檔案具有非常大的影響，也就是說只有對公文進行精心的處理才能形成高質量的檔案。檔案中儲存著各類重要的信息，對以后各項工作的開展具有重要的指導作用，為了充分發揮檔案的借鑒參考作用，需要對檔案資料進行完善全面的管理，取保檔案資料的真實完整。通過不斷地進行公文處理學習，提高自身的公文處理水平，同時，還要做到公文處理與檔案管理的完美銜接，從而提升自身的檔案管理能力，將檔案的管理工作做到極致。

2 公文處理與檔案管理銜接中的問題

2.1 公文處理與檔案管理銜接機制不完善

在某些單位的公文管理過程中，公文處理與檔案管理之間沒有指定規范性的銜接機制。由于無章可循，造成銜接過程中主觀性占主導地位，最終導致工作交接過程中各種問題的出現，影響了檔案管理工作的順利進行。同時，由于公文處理與檔案管理是由不同的工作人員進行處理與管理的，由于銜接過程中兩者之間沒有進行充分的溝通交流，也就不能進行良好的配合工作，影響了銜接工作的實施。除此之外，還缺乏適宜的懲罰獎勵制度，對工作態度不端正、不認真進行工作的人員沒有進行適當的懲罰，也就無法端正其工作態度，對其周圍的人員無法起到警示作用；對于工作認真負責、管理效果好的工作人員沒有給予合適的獎勵，使其在工作中缺乏認同感，也就無法促進其工作積極性的進一步提升。

2.2 重視檔案數量的增加，忽視檔案質量的提高

公文經過一定的處理后形成了檔案，公文處理的質量決定著最終所保存的檔案質量。隨著各類工作的大力推進，公文的數量也如雨后春筍般的猛增，隨之而來的就是檔案數量的快速增長。由于進行公文處理的人數有限，再加上管理層對公文處理工作的不重視，造成了在處理大量公文的過程中出現了很多問題，例如，格式錯誤、發文字號錯誤、行文不規范等，嚴重影響了公文的質量。由于無法保障公文的質量，由公文而來的檔案質量也就無法得到有效保障，造成了在實際工作中只重視檔案數量的增加，而忽視檔案質量的提高。由于所保存的檔案質量普遍偏低，導致了檔案對未來工作指導意義的降低，可能會對以后工作的展開產生不利的影響。

2.3 公文與檔案的格式不符合規定的要求

某些管理松散的單位在進行公文處理與檔案管理的銜接工作時，沒有嚴格按照相關的法律、法規以及規定等的要求執行，造成了公文與檔案的格式不符合要求。在《檔案法》、《行政機關公文格式》以及《行政公文處理辦法》中，有關于公文和檔案格式的詳細規定，只有嚴格按照以上的要求進行公文處理與檔案管理，才能將銜接工作做好。以上法規對公文處理中所用紙張的型號、紙張定量、裝訂位置等有詳細的說明，但是在實際工作中，某些單位偷工減料沒有嚴格按照相關規定的要求執行，私自使用有問題的紙張以及進行的裝訂也不規范，造成了檔案資料在儲存的過程中出現破損、漏頁以及發黃等問題，嚴重影響了檔案的正常管理；某些公文的版記與附件不符合規范，造成公文資料不能進行立卷和歸檔，嚴重影響了后續的檔案管理工作；在公文的處理過程中，沒有對原稿進行仔細的校對，造成了歸檔時原稿的缺失；書寫用筆不規范，在進行公文處理時使用了易褪色的筆種，而檔案資料需要進行長期的保存，造成了公文資料無法進行立卷歸檔。

3 公文處理與檔案管理銜接工作的改進措施

3.1 完善公文處理與檔案管理的銜接機制

為了保障公文與檔案之間的有效銜接，應該根據各個單位的實際情況和相關規定的要求，建立一個全面的、具有操作性的銜接制度。通過實施一體化的管理模式，消除兩者之間在銜接中出現的各種問題，進而將公文處理與檔案管理進行緊密的結合，從而提升公文處理與檔案管理的整體水平。除了構建完善的銜接機制，還應該建立工作的獎懲制度，對每個人的銜接工作處理情況進行全方位的考核，根據考核結果給予適當的懲罰和獎勵。通過設立獎懲制度，能夠促進那些工作態度不端正人員向好的方向轉變，從而將自己負責的工作做好；對銜接工作完成好的個人進行適當的物質和精神獎勵，是對其銜接工作的認可與贊賞，從而提高其工作的積極性，將以后的工作做的更加完美。

3.2 培養公文處理與檔案管理中的質量意識

為了保障公文與檔案的質量，要在平時的工作中，系統全面的培養工作人員的質量意識。相關人員在工作中要轉變工作作風，對公文進行嚴格的篩選，要取其精華去其糟粕，優選出其中有價值的公文進行適當的處理。通過公文優選，可以大幅度減少需要處理的公文數量，降低公文處理人員的工作強度以及減輕他們工作壓力，從而督促他們對公文進行細致全面的檢查處理，以提升公文處理的整體質量，進而保障了檔案的質量。除此之外，還應對公文處理與檔案管理的整個過程進行標準化的管理，確保各項制度得以落實，從而做好公文處理與檔案管理間的銜接工作。

3.3 嚴格按照規定進行公文處理與檔案管理的銜接工作

對相關的管理工作人員進行系統全面的培訓，確保他們對相關法律、法規以及規定有全面的學習掌握，并在平時的工作中嚴格的按照規定進行管理工作。培訓的方式不限于某一形式，可以是邀請國內外著名的專家學者進行講座，也可是舉辦公文處理與檔案管理的知識競賽，通過培訓促使管理人員養成規范化的意識，從而在平時工作中能夠按照規定進行公文處理與檔案管理的工作。同時，還要建立銜接工作的監督檢查制度，安排專人對管理人員的工作進行監督檢查，當發現其沒有按照規定進行工作時，要立即的予以制止，并督促其進行改正，從而保障公文處理與檔案管理的銜接工作能夠順利的完成。

4 結語

綜上所述，公文處理與檔案管理是聯系緊密、相輔相成的系統性工作，要想做好它們之間的銜接工作，就要在平時的工作中，建立完善的銜接機制、培養自身較高的質量意識以及嚴格的按照相關規定進行銜接工作，唯有這樣才能處理好銜接工作中出現的各類問題，從而將銜接工作做到完美。本文對公文處理與檔案管理之間銜接工作進行了透徹的分析，指出了銜接工作中存在的問題，并根據問題提出了有針對性的改進措施，希望能給從事相關工作的人員以一定的啟示，從而提高他們的銜接工作水平，進而促進我國公文處理與檔案管理水平的提高。

參考文獻

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問題研究[J].辦公室業務，2014（24）：45-46.

[2]王卓.對公文處理工作的幾點理解和認識[J].蘭臺內外，2011（01）：101-102.

[3]沈苗芳，虞毅.規范辦公室公文處理程序的若干思考[J].企業研究，2011（18）：70-71

[4]孫大松.基于規范化的文秘與檔案管理的銜接問題研究[J].品牌，2015（01）：45-47.

作者簡介

鄧晶（1986-），女，山東，本科，畢業于四川大學，助理館員；研究方向：檔案，行政管理。