房地產檔案管理信息化的作用與案例分析

宋麗梅

摘 要：房地產檔案作為一種信息資源，作為房地產企業生產和經營等活動的真實記錄，是地產建筑行業的一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在房地產企業管理等各方面正積極地發揮應有的作用。建立一套適應房地產企業業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案管理信息化體系，是房地產企業生存與發展的基礎。

關鍵詞：房地產檔案；管理信息化；業務模塊

1 引言

本文引用國內較規范的檔案管理制度作為案例，對房地產企業檔案管理進行分析研究，從檔案收集、歸檔范圍、歸檔與立卷、分類與編號、借閱管理辦法、保管工作、期限與密級、銷毀等角度闡釋檔案管理制度。建立企業建立檔案管理制度后，統一印制檔案裝訂，統一進行人員培訓，統一整理方法，統一驗收標準，有力的保證了案卷質量。對文件借閱、復印、轉出等環節都分別進行了登記造冊進行控制，切實做到了管理規范化，如本制度借閱中要求業務人員借調檔案必須填寫檔案借閱申請單，經部門經理批準后方可到檔案室借閱檔案，還必須有檔案所屬部門經理簽字，如特殊情況必須經主要領導人批準方可借閱，一方面保證保證檔案室跟業務部門工作井然有序，另一方面保證資料不被流失。凡屬歸檔范圍的文件，經辦部門資料員應在規定時間內將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經行政管理部負責人同意后妥為保存，行政管理部以復印件歸檔，經辦部門在原稿用畢后仍應送行政管理部歸檔并換回復印件，保證了安全性。為以后工作的順利開展奠定了堅實的基礎，建立檔案制度后基層管理，“十防”工作也落實到了實處，檔案管理的安全系數很高。更重要的是通過建立檔案查閱監督機制，嚴把了檔案查閱關。在檔案查閱這個環節上，不允許任何個人和本局與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，是在檔案員的監督下進行。由于管理機制的科學化和規范化，檔案的安全性、完整性和保密性得到有效保證。

2 房地產檔案信息化管理的作用

房地產作為改革開發以來的新興支柱產業，隨著改革開放的深入發展目前呈方興未勢。龐大的企業需要井井有條的管理，因此房地產企業的檔案管理也越發的重要。通過對房地產企業檔案系統信息化管理，以期闡述檔案管理系統是如何對房地產檔案實現電子化管理。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。檔案信息化管理建設，言下之意就是在國家檔案管理部門的統一組織下，在檔案管理的各項工作中廣泛應用現代化技術、信息技術，提高對檔案信息資源的管理利用效率。隨著信息時代的來臨，知識和信息已經逐漸超過資產占據重要地位，檔案信息記錄的資源是國家或企業信息的關鍵組成，黨和國家已將檔案信息化建設列為國民經濟及社會發展的首要內容，檔案是社會信息的載體，檔案信息對國家以及企業綜合實力的提升起著重要作用，檔案信息化建設勢在必行，作為領導決策的一手材料，檔案信息起著不可忽視的重要作用，因此把檔案信息化建設工作當成重點來抓，逐漸完善檔案現代化管理加快檔案信息化建設，是企業進行信息化管理的保證。建立電子檔案數據中心可以有效的解決以下幾個急需問題：有效的進行檔案的收集工作；有效的進行電子檔案的整理、歸檔；有效的為科研服務，部門職能變保管為服務。檔案管理信息化以后，公司的無形資產可以在網絡上方便瀏覽。為公司領導和設計部門提供優質服務， 提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了單位、企業整體的工作效率和競爭力。這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。

3 房地產檔案管理信息化案例分析

目前加快信息化建設已經成為企業提高工作效率、改善工作環境的最強有力的手段之一檔案計算機管理是現代化檔案龐的重要組成部分，鑒于房地產企業管理文檔、項目合同、照片、聲像、實物等各類不同形式的文件、載體。繁多復雜。故需要建立完善的檔案管理系統用于檔案的管理，實現檔案管理的信息化、智能化。例如現在目前正在使用的檔案軟件部分亮點介紹：首頁以虛擬桌面方式展示，自定義桌邊快捷菜單，并可以重命名，通過任務欄控制可同時打開多個窗口，方便操作結果比對支持多種不同界面風格切換（換膚）。

機構管理和單位樹支持二級單位數據展示，根據數據權限控制一、二級單位和各檔案分類節點的展示。通過用戶類型控制數據的過濾條件：1類用戶，超級數據權限用戶，整個系統的數據展示不受數據權限控制；2類用戶，單位管理員和領導，對授權的一級單位的數據有全部的數據權限；3類用戶，普通用戶，根據數據權限進行控制，但賦予數據權限項多時會影響、性能（每個模塊的單位+分類的數據權限項20個以內）。在業務流程里增加了采集管理、審核管理兩個環節，并且可根據需要選配數據采集、整理與數據管理的工作分別為不同角色擔任的，則推薦使用采集管理和審核管理環節，可實現預歸檔檢查整理功能。確保新收集的數據整理好后才進入正式庫。采集、整理、管理的角色不區分的，可以不需要走采集和審核流程，可把該模塊配置到不可見。

增加文件管理業務模塊，管理現行文件和作為全部歸檔文件的備份模塊；審批流管理改進，支持定義多個審批流程，使得審批業務可更靈活定制。根據業務需要可以定制多個審批任務，每個審批任務可以獨立設置審批環節、環節流向、審批業務、審批權限。使得系統可以根據業務需要定制多個需要走審批流程的業務。目前僅提供了申請查檔的利用審批流程，其他新加的審批流程的審批詳細業務界面，需要根據需求進行二次開發。當前版本提供了利用系統申請查檔審批流程功能，包括實體借閱和電子查檔的審批增加公告管理和公告欄。用戶只能在公告欄上看到發布給本人或本人所在的用戶組的公告。查看銷毀：增加恢復和永久刪除、打印銷毀清冊功能。提供密碼重置功能，密碼數據庫MD5加密，更安全

模板維護界面設置預覽功能，對于同一檔案分類在各不同模塊需要有不同的瀏覽列表項，可通過在此進行設置，設置后進入對應的模塊瀏覽列表。

增加密級權限控制，數據標準化：模板維護增加了檢驗項：年度校驗項，案卷起止年月校驗項，文件編號校驗項。設置后，在對應的字段錄入數據自動更正或提示。瀏覽列表增加了“日期轉換”功能，對不符合格式的各種日期進行標準轉換。數據遷移功能：數據管理瀏覽列表，提供把數據從某單位某分類遷移到其他單位和分類下。數據化檢索功能：綜合檢索，提供數字化檢索功能，可以區分有無電子原文的記錄區分檢索出來，以統計本單位的數字化程度。銷毀管理，提供到期鑒定，自動把到期的數據提取到到期鑒定管理，方便銷毀或鑒定延期操作。審批流程增加了代理設置，審批流程界面做了優化，增加了開放審批和銷毀審批流程。可根據需要配置是否啟用。

4 結論

房地產檔案反映一定時期的建筑水平，同時又是進行房屋交易、處理房地產糾紛、城市拆遷規劃、房地產產權權屬登記等的重要依據。房地產企業要正常運行，除了建立科學的組織結構外，還必須通過改革，建立起產權清晰、權責分明、證企分開、管理科學為鮮明特征的現代企業制度。面對新形勢和新任務，我們應充分認識檔案管理在企業知識管理體系中的作用，建立企業知識庫，使檔案信息資源成為企業共有的知識財富。使前輩們積累的大量經驗成為后輩們成功的啟示；成為后輩們的重要資源因此，在激烈的市場競爭中，只有知識的積累和傳承，企業才能不斷的成交百年企業的夢想。

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