創新檔案管理提高檔案利用率

魏秀玲

摘 要：隨著中國經濟的的發展，科技的不斷創新，檔案事業也有了很大的進步和發展。在這個發展進步的時代，因為隱藏著豐富的信息資源而發揮極大的作用的檔案管理在近幾年來的街道辦事處中也發揮著不可或缺的作用，也是知識積累的一個重要途徑。科技發展壯大使得檔案管理面臨著很大的挑戰和重要的機遇。所以，我們要好好的利用檔案，利用檔案提高人們的的管理能力，激發人們的工作潛能，因此，本文就創新檔案管理，提高檔案利用率來闡述影響檔案效率的幾個方面、如何解決在創新檔案管理中存在的問題以及提高檔案利用率的途徑。

關鍵詞：檔案管理；方面；問題；途徑

檔案是對知識積累的負責，在街道辦事處中占據著非常重要的地位，隨著檔案信息化、數字化建設，借助新的技術設備，檔案有了更快捷的利用途徑和更加廣闊的利用空間，我們可以更好的利用檔案去學習進步，去管理人群，讓他們對自己的生活產生積極性作用，所以如何正確的利用檔案，提高檔案的利用效率是一個重要問題。

1 影響檔案效率的幾個方面

檔案管理的創新需要我們共同的努力，去發揮自己最大的能力，激發自己的潛能，但是我們要注意的是，影響檔案效率會有很多的方面，每個方面都有它的意義與作用，我們要充分的了解這幾個方面，才會發揮檔案的最大效率。

（一）檔案利用注重數據統計，輕視實際效益

如今對于檔案管理來說，僅僅是把有用的檔案保存下來，把卷宗和人次記錄下來，沒有對檔案進行充分的利用，對檔案知識注重數據統計，沒有把實際效益運用出來，就會讓工作人員感到對檔案的不重視，從而對檔案工作管理松懈。

對于這種輕視實際效益的現象，是檔案管理工作方面的誤區，檔案管理工作并不能創造直接的實際經濟效益，它所帶來的是一種間接的經濟效益，如果一味只重視管理保存，而忽視了運用，不能認識到這種間接效益，導致街道檔案的利用率偏低。

（二）庫藏單一，多元化利用難實現

檔案收集不齊全、不詳細、不準確，檔案資源不充足，載體形式單一。如今，不再是落后的社會，不再是靠信件來聯絡的時代，信息多元化的時代讓檔案發揮著更加重要的作用，需要管理人員更加精密的管理。

檔案一般都是比較單一的，針對這個時代的多元化利用很難實現，管理人員的不重視，讓檔案的利用率更低，讓檔案無法發揮它原本的作用。

（三）檔案信息編研工作薄弱，影響了檔案利用效果

檔案，對于我們來說，沒有很多的概念，也沒有很透徹的理解，認為檔案對于我們國家的發展，對于我們社會的進步沒有什么作用，也沒有什么意義，所以，他們不會特別的關注檔案信息，對于檔案信息編研工作不重視，就影響了檔案利用效果，檔案就不能發揮更高層次的階段。

（四）檔案管理太死板，檔案管理沒有創新精神

對于檔案管理人員來說，沒有對創新能力的培養，也沒有對于檔案管理效率的認識。對于檔案來說，做好分內的事情是遠遠不夠的，檔案管理的死板性，讓檔案管理失去了創新能力，也阻礙了檔案管理人員的創新潛能，讓檔案不能發揮作用。

當然，檔案管理不僅要有創新精神，也要保證基本的利用，不要失去了原本的意義，那么即使創新了，也不會發揮作用，也不會起到社會發展的作用。

2 創新檔案管理，提高檔案利用率的途徑和方法

對于檔案管理薄弱，檔案管理不健全的問題，我們要做出自己的努力，去創新檔案管理，去提高檔案利用效率，是非常的重要的。

社會在發展，檔案的利用率必須要提高，因為只有這樣，才會讓每個人發揮自己的作用，讓具有創新創業能力的人材可以最大程度的表現自己。

（一）豐富館藏，了解檔案保存價值，充分發揮利用價值

檔案館非常的重要，它不僅可以保存很多的檔案，對檔案進行合理的分類及管理，使其發揮作用，而且讓檔案可以更好的保存下來，不在歷史中被破壞，被遺失掉。了解檔案保存的價值，更要最大程度的把檔案的作用發揮到最大，讓檔案管理人員可以在自己的范圍之內，讓檔案效率提高到最大。

值得關注的是，充分發揮利用價值最重要，因為我們了解檔案，就是為了要最大程度的利用它為我們的工作提供便利，因此，檔案管理員的作用至關重要，在檔案工作管理中，詳細了解所有檔案的類型，分門別類，檔案效率才會發揮作用。

（二）減少檔案利用限制，安全、廣泛地利用檔案資源

檔案利用一般都有一定的限制，大多數普通人都不可以接觸并且利用檔案。檔案管理的嚴格讓人們對檔案的利用望而卻步，管理工作人員大多也不會把工作檔案泄露給別人，不能讓檔案被大多數利用。

因為檔案關系到的是個人比較私密的東西，國家不可能讓每個人都可以利用檔案，國家和社會的保密工作做的非常好，但是如今這個時代，“重藏輕用”已經不再重要了，把檔案藏起來，也沒有作用，一定要重用，而不是輕用。

當然，檔案的東西比較的私密，一定要在國家的保護之下進行管理和利用，要安全的，廣泛的利用檔案資源，可以在國家的允許范圍之內，靈活利用自己的工作檔案。當然，也可以根據并通過別人的檔案資料，去完善自己的工作，把街道辦事處檔案管理的創新創業能力發揮到最大

（三）收集、分析反饋信息，加強利用效益編研工作

對于檔案管理來說，想要利用檔案，首先就是要收集檔案，并且分析檔案里邊的信息，把檔案里邊反饋的信息進行分類管理，檔案信息非常的多，并且非常的雜亂無章，因此，一定要把握好檔案，把握好檔案里邊的信息。很多街道工作人員對于檔案效益的提升非常的苦惱，原因在于檔案管理者難以編研，編研工作是對檔案管理者最大的挑戰。要讓公眾了解自己真實的檔案，用真實的生活和工作去編研，不要弄虛作假，提高檔案利用率，對公眾一定要誠實守信。

（四）加大宣傳力度

對于檔案管理來說，知道的人非常的少，人們對于自己的檔案沒有很多的了解，對于自己的檔案利用率是非常的低，而且，人們總是誤解檔案的作用和意義。因此，對于這種情況來說，一定要加大宣傳力度，讓管理者對群眾進行一定的教育教學，對檔案進行充分的宣傳，這是一個非常好的建議，因為讓人們提高自己的檔案效率，就要增加人們對檔案的了解。

當然，也要進行針對性的宣傳，不要盲目的面對所有人群，因為比如老人和小孩，他們本來對自己的檔案沒有很多的了解，對于學習也沒有興趣，就需要對他們進行特殊的教育。

（五）創新意識的培養

對于檔案管理來說，效益的提高同樣要培養檔案管理人員的工作創新能力，激發他們的創新潛能，觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

隨著現代化設備、技術的廣泛應用，街道檔案管理的方式也必須與時俱進地創新， 了解自己的工作檔案，讓自己在工作中發揮到最大的潛能，更好的做好街道工作，為廣大人群，為社會做貢獻。更好的完善檔案工作，促進街道管理工作的良好發展。

參考文獻

[1]方芳，高慶昕.關于信息時代下檔案管理工作的創新[J].工程技術（全文版）：00068-00068.

[2]王建軍.開拓創新求真務實努力提升檔案管理精細化水平——淮安供電公司檔案管理工作紀實[J].檔案與建設，2017（02）：100-101.

[3]閆成聚.新時期檔案數字化管理及其創新策略[J].中國管理信息化，2017（05）：175-177.

[4]滕霞.大數據時代下高校檔案管理特性與對策[J].環球市場信息導報，2017（01）：93-93.

[5]楊曼曼.論當前檔案管理工作存在的問題與對策[J].西部皮革，2017（04）：127-127.