關于做好檔案管理工作的思考

高明慧

摘 要：檔案管理是整個檔案工作的基礎，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案室能否充分利用檔案有效地發揮作用，對于檔案室的工作成效具有重要影響。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創新精神，用新觀念新思路解決新情況新問題。作為一名基層檔案工作者，對檔案管理如何能達到規范化、標準化、現代化，我認為還有許多問題亟待解決。

關鍵詞：檔案管理；思考

1 檔案意識不到位

這是一種非常普遍的現象，一個單位檔案建設的好差，直接反映出領導的重視程度，一些部門檔案建設所需的人力、財力、物力就很難到位，也直接影響整個集體對檔案的重視程度。近幾年來，基層領導的檔案意識有所加強，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關檔案工作標準不認真貫徹，而影響了檔案工作的規模發展，影響了檔案質量的規范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進取心。

2 檔案的收集、整理不夠齊全完整

由于檔案知識普及的不夠全面，很多人認為只有上級來文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業務人員關系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負責攝影、錄音的工作人員，認為拍完，錄完就算完成任務了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

3 檔案制度不健全，資料保管不善

很多機關單位檔案的收集、保管、保護、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執行不嚴，檔案管理人員責任心不強，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。經常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時，很多單位的檔案人員變動頻繁，導致檔案工作不能保持它的系統性和完整性。

4 檔案保管基礎設施不完善

基礎設施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設簡陋，基礎條件差，檔案柜陳舊老化，通風性能不好，安全措施沒落實，防蟲防霉設備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機關辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

那么，如何解決基層檔案工作中存在問題呢。加強檔案意識。我們不僅要以培訓班、業務指導為媒介，組織檔案人員學習《檔案法》，讓他們從思想上認識到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時，更要加強領導的檔案意識，爭取各級領導對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領導的支持主要有兩方面：一方面要找準檔案工作與經濟建設和社會發展的結合點，用工作效果的不可替代來爭取領導和社會重視；另一方面要善于主動爭取領導和有關部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領導和部門了解、重視檔案工作。健全制度，不斷把關，努力把好檔案材料的收集關。檔案材料建立一個縱橫交織的管理網絡體系，做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。針對工作的實際情況，與各部門經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，防止和減少檔案材料的流失。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。檔案事業是政府投入的公益事業，檔案事業的發展必須靠政府的投入。各級領導在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經費做到年初有預算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障；各級機關要積極爭取上級部門和財政的支持，高標準嚴要求建設好規范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備，進一步檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損。培養造就穩定的、結構合理的、專業素質較高的檔案管理人員隊伍。與時俱進，實現管理現代化。檔案數量越來越大，檔案材料的種類越來越多，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己成為具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。利用現代化技術，整理檔案。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大地減少了查找名錄的時間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

檔案管理既有實踐性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系統性，它對檔案員思想素質、業務素質都有很高的要求。做到各部門檔案工作責任到人，是保證檔案工作的順利開展的基礎。牢固樹立人才資源是第一資源的思想，要對檔案工作多一分理解、多一分支持，切實解決本單位檔案場所、檔案裝具、檔案保管和保護設施等方面的問題，分管領導分管要到位，不能分而不管，要主動聽取檔案員的工作匯報，幫助檔案員協調解決一些具體問題。多為他們提供學習深造、交流鍛煉的機會，使他們不斷得到充實和提高。強化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項工作。加強檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務的思想觀念，有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產生運用法律管理檔案、維護檔案安全的強烈要求。增強全社會的檔案意識。檔案主管機關強化檔案執法主體意識，加強檔案執法力度，真正做到有法必依、執法必嚴、違法必究。檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。確保檔案管理工作上新臺階。

參考文獻

[1]關于事業單位檔案管理工作中的創新探究[J].孫晶.辦公室業務.2017（05）

[2]事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].萬欣.科技創新導報.2016（24）