檢察機關檔案管理信息化建設淺析

卜興強+程世佳

摘 要：隨著社會不斷進步、科技日益發展，電子信息技術逐步滲透到各行各業、各領域之中，開啟了數字化工作的新紀元，這也使得信息化技術在檢察機關中更加普及，打破了傳統的工作模式。檢察機關檔案管理信息化建設是提高檢察機關管理質量的基本要求，將信息化管理運用到檔案管理工作中去也是相當必要的。本文主要對檢察機關檔案管理信息化的優勢、檢察機關檔案管理信息化建設的意義和如何提高檔案管理信息化建設進行了簡單的分析。

關鍵詞：檢察機關；檔案管理；信息化

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理逐漸邁入信息化、科技化、電子化時代。作為一種新型管理手段，檔案管理的信息化為檢察機關提供了高效的檔案歸置和便捷的網絡查詢服務，實現了檔案管理的現代化。在計算機的發展普及下，檢察機關的各項工作中形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理在檢察機關檔案管理中的重要性日益突出。但實踐中，觀念、制度以及操作規程方面的不盡完善之處限制了檢察機關檔案管理信息化的發展，必須盡快解決。

1 檢察機關檔案管理信息化的優勢

（一）節約存放空間。眾所周知，傳統的人工模式，檢察機關的檔案數據在數量上非常多，在分類的過程中要求比較復雜并且對檔案存放的要求也是比較高的。如果一個單位有2000人，那么他們的人事、工作檔案儲存至少也需要100平方米才可以滿足需求。然而，使用現代化的信息化技術管理則不需要那么大的場地，因為它是通過硬盤等高科技存儲媒介對檔案進行管理，并且充分利用了互聯網功能，實現了數據的快速傳輸以及資源共享。因此，管理者只需要對硬盤等媒介進行必要的管理，它具有兩方面的優點，一方面是它實現了無紙化，綠色環保，并且檔案的存放和使用時間也會因此增長很多，真正實現了高效存儲；另一方面是它節約存放空間，只要保存在互聯網上就可以隨時隨地的查找和共享。

（二）節約查詢時間。在以往的傳統人工管理模式中，檔案數據量大，分門別類的資料重重疊疊，這樣就有可能會因為管理工作者在以往的工作過程中由于對工作不仔細或者其他方面的原因，導致了相關管理工作執行的混亂，查找信息費時費力。然而，在信息技術高科技的環境下，檔案管理系統與辦公系統融合后，有關的信息就實現了自動存儲。并且存儲是科學、準確的，按照一定的時間先后順序進行的，這樣在需要查找信息的時候只需利用參數查找就可以能夠獲得數據，非常的方便、高效，節約時間，不會像傳統模式那樣去大海撈針了，非常迅速。

（三）準確方便。以往的檔案管理在數據查詢、歸檔等方面都比較費時費力，然而在信息化時代在，機關檔案管理的高效性、合理性等保證了檔案管理的科學、高效。并且，利用檔案不再受時間、空間等條件的約束，相關工作人員在任何情況下只要依據操作流程就可以十分方便的獲取所需信息。例如，整理員工的人事檔案或辦案情況，由于人工管理的學下·缺陷、資料的繁雜，以往的檔案管理過程中至少需要花費半年左右的時間，查詢某個員工的檔案需要花費好幾分鐘，辦案情況查詢需要的時間就更長了。然而在信息化條件下，查詢某個員工的檔案只需要短短幾秒鐘的時間，非常的高效便捷，且非常精確。

2 檢察機關檔案管理信息化建設的意義

眾所周知，電子檔案是未來檔案管理工作的必然態勢，對于提高檔案管理效率、優化檔案管理環節等方面有著重要作用。檢察機關檔案管理作為國家的重要事業之一，它對于造福人民、服務社會有著特殊意義。檢察機關檔案管理信息化建設是指在上級檢察機關及地方黨委政府的領導與組織之下，通過現代化的電子信息技術對各種各樣的檔案信息進行有序的、全面的整理與分類，然后對所有的數據檔案信息進行整理與共享。檢察機關檔案管理的信息化，它一方面建立起為社會提供全方位服務的信息化檔案管理系統，使原本復雜、煩瑣的檔案建立與查找機制變得更加方便與快捷，能大大地提升機關單位的管理水平與工作效率。另一方面還能大大節約機關單位的各種資源，對于機關單位的信息化、高效化、規范化有著極其重要的意義。

3 檢察機關檔案管理信息化建設的路徑

（一）轉變觀念，深化認識。隨著互聯網的發展和計算機的普及，各行各業的信息化程度也在與日俱增。與傳統的檔案管理工作相比，電子檔案不僅極大地減輕了工作人員的勞動強度，而且有效地提升了工作效率。此外，電子檔案管理可以實現快速復制和廣泛傳閱，它的便捷性是紙質檔案不可比擬的。因此，檢察機關要高度重視這一新型管理模式，檢察機關中的管理部門工作者應當轉變傳統的管理觀念，使自己的認識不斷提高，要正確意識到信息化管理對其工作的重要性，要把管理工作中的一系列問題與社會發展的趨勢相統一，要與時俱進，逐漸跟上時代的步伐。

（二）創造條件，提升隊伍素質。在檢察機關檔案管理的信息化建設工作中，檔案工作人員是具體的實踐者和操作者，他們是真正實現檔案管理信息化的基石和源泉。因此，可以說檔案管理工作人員業務水平和綜合素質的高低直接決定著檢察機關檔案管理的信息化現代化程度，影響著電子檔案管理模式優越性的發揮。那么，想要提升檢察機關檔案管理信息化隊伍的素質可以從以下幾個方面來得以實施：首先，建立合理、系統的考核制度，從而提高相關工作人員的積極性。通過一系列的考核制度，可以對相關工作人員展開客觀、有效的考核，這是不斷提高其檔案管理水平的重要方式。對一系列的工作展開科學的考核，可以促進管理水平的進步。其次，要注重培訓。要充分利用上級檢察機關、地方檔案管理部門組織的培訓，積極開展崗位練兵，定期舉行業務競賽等活動，逐漸提高相關工作人員的業務水平，增強其業務能力。

（三）遵循規范，健全制度。無規矩不成方圓，各行各業都如此，可以說健全的制度是規范管理和科學利用的前提，因此，檢察機關檔案管理信息化建設應當遵循規范性原則，建立適當、合理的制度，應當依據有關法律法規，制定出符合實際情況的檔案管理制度，制定統一的制度與標準，有序進行歸檔，確保信息保存與傳遞的規范性。檢察機關檔案管理部門可以健全與完善相關工作的流程，制定好檔案管理工作的步驟，除此之外，檢察機關檔案管理部門還應當建立有關的安全措施，特別是對電子檔案的保管，以免有關信息的泄漏，以此來保證檔案的安全和完整。檢察機關檔案管理部門還應當做到統一管理標準，設定好管理工作中的各項標準，從而用來衡量管理工作效率的高低。如果沒有制定相關標準，相關的信息庫就難以實現，如果有關部門沒有按照一定的標準去執行業務，那么工作的真正意義就無法實現。

4 結語

隨著互聯網的發展、現代信息技術的融入，加大對檔案信息資源的開發、提高檔案利用的信息化水平已迫在眉睫，這就對檢察機關檔案工作者提出了更高的要求，這就要求檔案管理的相關工作人員不僅需要擁有以往的檔案管理智力，而且還需要努力學習并且掌握檔案管理現代化的技術，從而使得檔案管理轉化為檢察機關的精神財富。但不可否認的是，在當前的檢察機關檔案信息化建設中，還存在著各種各樣的問題，比如說：管理意識淡?。粰n案信息化管理制度不健全；人員素質不高。這些問題的存在在一定程度上阻礙了檢察機關管理的信息化建設步伐，成為了檢察機關管理的信息化建設進程中的絆腳石。因此，檢察機關就必須正確的認識到當前在檔案信息化管理中的一系列問題，強化現代化意識，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質，以實現檢察機關檔案信息化管理的高效健康發展。

參考文獻

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[2]夏偉.機關檔案管理信息化建設探析[J].工作指導，2016

[3]潘亞麗.海事行政機關檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2014

作者簡介

卜興強（1975-），男，漢，江蘇泰興，邗江區檢察院，辦公室主任。

程世佳（1985-），男，漢，江蘇泰興，邗江區檢察院。