信息化條件下機關事業單位檔案管理問題

裴建春

摘 要：文章根據檔案信息化的優點，提出了檔案信息化所面臨的問題，比如信息技術運用的頻率不高；檔案信息不全；檔案資源研發不合理。進而制定出了可實施性的策略，比如落實好電子文件管理，提升檔案信息安全性；現代化檔案管理發展觀念；構建完善的數字化檔案管理系統；增加各種檔案信息化設施。

關鍵詞：信息化條件下；機關事業單位；檔案管理；問題

二十一世紀的今天，信息化是機關事業單位檔案管理發展的必然性趨勢，信息化檔案管理工作模式的運用讓檔案完整性得到了一定的保障。采用電子技術可將檔案管理工作和儲存形式進行轉型，提升檔案運用的效率。可是如今的機關事業單位檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰，因而，下面針對機關事業單位在信息化條件下的檔案管理所面臨的一些問題，進行了闡述和分析。

1 檔案管理信息化優點

首先，在以往的檔案管理過程中，常常使用的是錄像等形式。如此管理，有著很多的弊端，不益于長時間保管。機關事業單位檔案管理工作本身就具備一定的復雜性，多種文件和文書累積在一塊兒，數量龐大，假如使用人工來登記，那么一定會增加檔案管理的工作任務量，進而降低管理工作的效率。而進行信息化檔案管理，可以改進以往的檔案管理中的不足之處。檔案信息化管理的起草和簽訂等都可以通過計算機進行，如此，就可以節約很多的時間，提升工作效率。其次，以往的紙質性檔案，不管是在運輸和保管均有著一定的難度，且在查找檔案的時候非常不方便。所以，以往的檔案管理，不益于信息交流與分享。而管理信息化可以解決此問題。使用信息化管理方法，要想查找相關檔案信息就顯得容易得多，不需要花費過多的時間和精力就可以做好這項工作，還能運用網絡進行分享。如此方便快捷，又沒有安全風險，可以提升機關事業單位部門與部門之間的溝通與交流，進而提升檔案管理工作整體質量。

2 面臨的問題

2.1 信息技術運用頻率不高

在機關事業單位檔案信息化構建的時候，計算機檢索技術是主要的技術，檢索技術的運用提高了管理效率以及管理的精確性。可是，一部分機關事業單位管理工作人員依舊使用的是手工檢索方式，新技術運用頻次不高，最后，會嚴重阻礙到信息化檔案管理的實施。

2.2 檔案信息不全，沒有安全舉措

機關事業單位所進行報關的檔案信息通暢是和我國的國家機密有著非常密切的關系，不能夠隨意將檔案信息公布到大眾面前，避免引起不必要的麻煩。可是，當今事業單位檔案管理信息化構建的過程之中，檔案信息安全性沒有完全被關注起來，外網瀏覽網頁等不良行為的發生都是縮減檔案資料安全性的因素。

2.3 檔案資源研發不合理

根據有關調查報告顯示，當今中國所構建的信息化檔案數據庫大概有四千個，明顯提升了檔案管理工作的有效性。可是，檔案管理資源的內容比較少，相當匱乏。再來，因為出現了重復性加工的現象，讓檔案管理信息化資源質量長時間處在非常差的情況之下。

3 可實施策略

3.1 落實好電子文件管理，提升檔案信息安全性

機關事業單位檔案管理信息化構建目標落實給管理工作帶來了很多的方便，進而達到了提高管理工作效率的目標。可是，在信息化背景下，一定要處理好信息安全問題。機關事業單位檔案管理工作人員必須要增加檔案管理信息安全關注力度，如此，才能夠降低檔案信息遺失或者泄露等不良現象產生的機率。所以，要想解決這個問題，在信息化背景下，檔案管理工作人員需要積極運用相關信息科學技術對檔案資料采用電子形式保管，以此確保檔案信息的完整程度。接著設定防火墻，降低檔案信息被病毒侵害的機率。總而言之，檔案管理工作人員應當具備強烈的安全責任意識，科學且合理運用信息化技術對檔案信息加密處置。如此，才可以確保檔案信息不會出現泄漏或者遺失的情況。

3.2 建立現代化檔案管理發展觀念

在信息化條件下，機關事業單位要增強檔案信息管理，就需要切實落實好檔案管理信息化構建工作任務。檔案管理工作人員是管理行為的發起人，必須要將檔案管理現代化發展管理樹立的基礎之上，想出新的思路和方法，如此，就可以推進簡易手工管理模式往數字化和電子化方向發展。機關事業單位檔案管理人員持續吸收新的方法與技術，給檔案管理信息構建提供條件，從而盡快實現檔案管理信息化的目標。

3.3 構建完善的數字化檔案管理系統

檔案信息通過數字化模式的管理，可以提升管理的有效性。這個時候機關事業單位在信息科學技術的幫助下，可以落實好檔案數據構建工作。構建完善的數字化檔案管理系統。讓網頁管理模式始終深入到管理工作過程中，健全網站管理模式的運用，優化檔案管理進度。管理工作人員需要做好網絡技術運用和設備修理等方面的工作，就是對檔案管理信息化構建的響應。此刻的檔案資料就可以提升使用率，從而推進管理工作效率的有效提升。

3.4 增加各種檔案信息化設施

檔案管理工作是一項制度化且系統化的工作，檔案信息的采集，檔案資料的保管等利用環節都是相同的地位，各環節之間緊密連接，不能被替代。所以，在信息化條件下，機關事業單位檔案管理工作所需設施需要合理配置，且各種功能需要達到一定的標準，在有關設施輔助下合理存放與保管檔案資料。比如說網絡設備、軟件設施購買、安裝軟件設施，提升了檔案管理人員后續對檔案信息的查詢效率。與此同時，可以提升對緊急事件的處理效率和有效性。總而言之，進行投資并增加對檔案信息化設施的管理力度，均有益于檔案數據庫和媒體數據構建工作的進行。這個時候的電子檔案信息被分批錄入和管理。在有關設施的幫助下，機關事業單位檔案信息可以被有效使用。

4 結語

伴隨著中國信息科學技術的持續發展與進步，機關事業單位檔案管理需要實現創新和改革。雖然當今中國機關事業單位檔案管理面臨著一些亟待解決的問題。可是，只要將檔案管理工作人員的技能和素質提升了，將高端信息技術引進，與以往的檔案管理優點相融合，在實踐的過程中，進行整理和歸納，制定出檔案管理制度。就能達到檔案信息化構建的最終目標，讓事業單位檔案管理工作完成進一步發展的目標。

參考文獻

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