關于文書檔案現代化管理的思考

李健成

摘 要：文書檔案現代化管理能夠使檔案管理工作水平大幅度提升，更好地為人們提供相應的檔案管理服務。本文對文書檔案現代化管理工作現狀進行分析，對其現代化管理措施方面的內容進行闡述，探討如何推進文書檔案現代化管理，促進管理工作朝著現代化、規范化的方向發展。

關鍵詞：文書檔案；現代化；管理

文書檔案占據檔案資源的重要位置，其生成于行政管理事務活動，由文書轉化而來，并且包括指示、決定、公告、會議記錄、請示等多種內容，是機關單位管理發展的全程記錄。當今世界已進入了信息化時代，信息化管理越來越被廣泛應用，如何適應發展的新形勢，推進檔案信息化管理已成為文書檔案管理中一個重要的課題。為了促進行政事業單位管理發展，我們需要更加重視文書檔案現代化管理工作，通過適宜的策略開展現代化管理工作，進而對新時期檔案數量增加、載體形式越來越豐富等方面的情況進行適應，為檔案管理工作的開展奠定堅實基礎。

1 文書檔案現代化管理現狀

傳統體制、檔案管理方式等均對文書檔案管理工作產生一定影響，部分單位或企業未能對先進技術手段進行引進，在文檔一體化建設方面的工作存在一些問題，對檔案管理工作產生影響。隨著我國檔案文件管理制度的出臺，文檔一體化管理程序已經被更多的應用至文書檔案管理工作中，為現代化管理體制、科技等方面的應用及落實奠定堅實基礎，并且電子政務方面的發展和進步同樣能夠促進文書檔案一體化建設，對檔案及文書進行融合時，信息技術相關的電子文檔周期論逐漸發展和成熟，為文件與檔案之間單向轉換的不足進行彌補，電子文檔統一化管理在設計、文件規劃等方面的工作中有更多體現，為新時期文書檔案現代化管理工作提供更多支持。在現代化管理的大背景下，不同部門之間聯系加強，對文書檔案管理工作中文件回流、跳躍等方面問題的處理具有較大的積極影響，并且為文書檔案管理工作的現代化、科學化建設及發展奠定堅實基礎，下面對其現代化管理措施進行具體闡述。

2 文書檔案現代化管理措施及提高方法

2.1 對現代管理技術手段進行合理應用

先進技術、設備等可謂是文書檔案現代化管理工作的重要支撐和物質基礎，基于此為了實現文書檔案的現代化管理目標，需要對先進技術、設備等進行引進，為管理工作質量及效率的提升奠定基礎。人們甚至可以將先進技術及設備的應用情況視為判斷檔案管理部門現代化管理水平的重要指標，縮微、光盤及計算機等載體及設備的應用能夠使文書檔案管理的兼容性有所提升，通過全盤掃描、存儲的方式對其進行處理，文件級、案卷級等多層次信息檢索、存儲等方面工作的開展更加有序。為了確保文書檔案的現代化管理工作質量及安全性，檔案管理部門可將防盜監測系統、溫濕度自動調控系統等安裝至文書檔案室，并且通過除塵裝置、防磁裝置等對其進行輔助，確保文書檔案使用壽命更加長久，減輕檔案管理工作人員的負擔。

2.2 對現代化管理制度進行健全

為了促進文書檔案管理工作朝著現代化、規范化的方向發展，需要對制度建設方面的工作提高重視：

其一，對現代化的科學管理制度進行制定。制度的健全能夠為文書檔案現代化管理工作的開展提供更多依據支持，并且能夠對最新的優秀管理辦法、技巧等進行綜合，使文書檔案應用、保存等方面工作質量及效率提升。

其二，對原有落后及存在問題的管理制度進行取消，對各個部門管理制度、手段等方面的差異問題進行考慮，結合現代社會發展規律、需求等對文書檔案管理制度進行建立。

其三，對制度靈活性、實用價值、合理性等進行提升。檔案管理部門需要對傳統管理方法、制度等進行及時調整，對現代優秀管理模式進行引進和學習，對文書檔案的管理結構進行調整，使管理體系更加完善。例如，文書檔案管理過程中，要求檔案管理工作人員有計劃的完成編輯、審核一類的工作，對卷章目錄、統計臺賬等方面進行完善，提高文書檔案收集、整理、存儲、分析及運用等方面工作水平，根據本單位實際對工作計劃進行安排，通過定期考評等措施對制度中的不足進行了解和調整，為制度實用價值、合理性等方面的提升及落實奠定基礎。

2.3 對文書檔案管理人員及相關工作人員的現代化管理意識進行培養

意識層面的問題對文書檔案現代化管理工作的開展具有重要影響，檔案管理人員、一般工作人員的行為、思維方式等均受到意識及管理理念的影響，基于此需要對其傳統管理理念進行調整，完成意識層面的轉變。通過教育培訓一類的手段可以將現代化的管理理念傳遞給所有工作人員，檔案管理工作人員及普通職工便能夠對文書檔案管理產生更多認識及重視，并且對觀念問題、意識問題等進行合理規避或處理。此外，在教育培訓過程中可以將現代化管理方法、思維等傳授給檔案管理工作人員，對其文書檔案管理創新意識進行培養，通過意識方面的改變對行為、思維方式等進行改變，而行為、思維方式乃至制度等方面的調整又能夠反向促進意識方面的調整，實現良性循環。最后，通過切實落實宣傳工作的手段亦可以促進檔案管理人員及普通職工觀念的轉變，進而使檔案管理工作人員能夠對己身工作進行更好的落實，普通職工也能夠對文書檔案現代化管理工作予以更多支持及配合。

2.4 增加資金投入

為了促進文書檔案管理的現代化、信息化建設，需要適當增加資金投入，對現代化的檔案管理設備、配套軟件等進行引進，對檔案管理網絡建設工作進行完善，為現代化、信息化管理工作的開展奠定基礎。此外，資金方面的投入還可以為人才培養及選聘工作提供更多支持，在資金支持充足的情況下，設備、軟件、人才等現代化管理要素的具備能夠為文書檔案管理工作質量、效率等方面的提升奠定堅實基礎，并且能夠對檔案管理人員負擔進行減輕，減少人為誤差及失誤等問題的出現，在計算機技術支持下，檔案庫房管理朝著現代化、標準化的方向發展，電子檔案的利用率逐漸提升，并且在現代化計算機錄入裝置、掃描裝置的支持下文書檔案管理工作能夠變得更加高效、有序。

2.5 切實落實檔案管理團隊的建設工作

為了促進文書檔案現代化管理水平的提升，需要為檔案管理部門輸送更多素質優秀、專業水平較高的人才。首先，為了對檔案管理人員業務水平、綜合素質等進行提升，需要對其進行適宜的教育培訓，將現代化的先進管理方法、信息技術、專業技能等傳授給檔案管理人員，為文書檔案的現代化管理工作開展奠定基礎。其次，通過招聘機制的完善及調整可以吸收更多優秀的檔案管理人才。招聘過程中需要對人才的管理能力、計算機技術操作水平、管理意識等多方面進行考核與衡量，吸收更多技術全面、專業水平較高的復合型文書檔案管理人才，并且需要對其職業道德素養、責任意識等方面進行考核，為今后文書檔案管理工作的開展、同事之間的團結協作等奠定堅實基礎。最后，對獎懲機制方面進行健全。對文書檔案現代化管理工作中表現突出的人員予以適當的獎勵，對未能認真履行職責的人員予以一定懲罰，進而提高文書檔案管理工作人員積極性，為現代化管理工作開展提供更多支持。

3 結束語

總結全文，網絡信息技術等現代科技的發展為文書檔案管理工作提供更多支持，文書檔案的現代化管理可謂是大勢所趨。上文已經對文書檔案管理工作現狀進行分析，從現代化管理技術手段的應用、現代化管理制度的健全完善、提高檔案管理人員現代化管理意識等方面對現代化管理策略進行闡述，希望能夠為文書檔案管理工作人員管理工作的開展提供一些啟發和參考。

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