淺析會計電算化條件下企業的內部控制制度

郭小紅

摘 要：內部控制制度作為企業生產經營活動自我調節和自我約束的內在機制，存在于公司和企業的各個管理環節中，并與企業經營過程緊密結合，加強企業內部控制對于保證會計信息的真實性、準確性與完整性，維持企業各項工作的有序進行以及提高企業經濟效益等，都有著積極的作用。然而，隨著現代信息技術在企業會計處理中的廣泛應用，會計信息化的發展對企業內部控制的基本內容和方法也都形成了一定的影響。因此，現代企業必須在實踐中結合會計信息化的基本條件，對內部控制工作進行必要的調整與完善。

關鍵詞：會計信息化 內部控制制度 影響 完善措施

中圖分類號：F233

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）06-113-02

健全的內部控制制度，可有效監督、制約財產物資的采購、收發、計量等各個環節，保障財產物資的完整安全，及時控制企業各種資源的使用，進而有效避免資產流失。完善的內部控制制度，可以及時規范會計活動的每一個行為和過程，適時發現并改正錯弊，保證會計信息資料的真實性、完整性，確保各項經濟業務與國家法律法規及統一會計制度規定相符。企業在建立了會計電算化系統后，會計核算模式與管理環境發生了很大變化，傳統的內部控制制度由人作為主要責任體已轉變為人與軟件相結合的財務管理過程。為了適應這些新的情況，企業便需要建立一套適合會計電算化系統的內部控制制度，這樣才能保證會計信息的收集、傳遞、處理能夠及時、準確、完整。

一、會計電算化對內部控制的影響

1.內部控制形式發生了變化。電算化會計與手工會計對會計信息的控制有很大的不同。電算化會計工作流程：原始憑證→授權批準→財務審核→對合格原始憑證進行憑證輸入（制單）→電算化審核→計算機系統處理→賬表輸出。從流程可以看出，實行會計電算化后會計賬務的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，這種數據處理的集中性使手工條件下的一些控制措施，在計算機會計中沒有存在的必要，比如編制憑證匯總表、科目匯總表等試算平衡的檢查，總賬、明細賬、日記賬進行平行登記，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義，其次，手工會計中的一些平衡檢查在會計電算化中將移入計算機系統內部，通過計算機程序體現出來，如記賬憑證的借、貸平衡校驗；賬戶中期末余額、期初余額、本期發生額的檢查；各核算業務模塊間數據的核對；報表數據的勾稽關系檢查、會計衡等式的檢查等。因此手工條件下行之有效的會計內部牽制制度，有部分在電算化條件下已難以發揮其作用。

2.內部控制過程存在風險。從內部控制管理過程來看，基于職責分離的執行不到位，電算化信息系統對于身份識別以及權限控制的難度有所增加，維護過程因此也存在一定的風險。具體來看，企業會計處理實現信息化之后，財務人員在崗位職責的分工方面并不明確，信息系統中各種越權操作的可能性有所增加；同時，傳統的簽名或者是蓋章處理被轉換成為信息系統的授權文件或各種口令，而存放在計算機系統內部的口令具有被他人竊取或破譯的可能性，這樣一來，企業內部控制工作將存有較大的隱患，使企業面臨機密泄露或會計數據丟失的重大風險。內部控制的效果與質量也將因此而大打折扣。

3.系統的安全性與保密性相對不足。在企業會計的信息化系統當中，不同的會計信息是以各種數據文件的方式被記錄在磁性的存儲介質當中，因此實際應用中，這些數據信息很容易被篡改、增刪、偽造或者是惡意地破壞，最終卻一點改變的痕跡都沒有留下；與此同時，會計信息化軟件系統所提供的包含取消、反過賬、復核以及反結賬等功能，通常會使會計數據在經過處理之后更加的靈活、可變，復核及登賬后便可對有關的憑證與賬簿內容進行直接性的修改；而結賬之后則不能夠對該月的憑證與賬簿進行修改或者是再輸入，這種情況下，憑證與賬簿的管理與控制將基本失效。因此，由于系統控制方面數據保密性與安全性的不足，以及軟件功能的不適應性，企業內部控制工作無法在信息化的條件下得到有效開展。

二、在會計電算化下完善內部控制制度應采取的措施

基于計算機信息系統在現代企業會計工作中的廣泛應用，管理部門對于信息系統所輸出的各種數據及報表等會計信息的依賴性不斷提升，因此在推進會計信息化條件下，企業必須對信息系統的技術水平進行綜合考慮，突破傳統獨立反映與檢查的內控模式，利用實時控制的基本思路，通過相應的技術手段將內部控制功能嵌入到會計信息系統當中，采用統一的口徑與方式來對內部控制活動進行規范。

1.首先企業應對內部控制環境進行完善。對內部控制環境的完善要求企業在內部建立起適當的組織機構與職責分工體制，并通過部門的設置、人員的分工以及崗位的職責劃分等，來形成內部的監督機制，以期在相互制約的基礎上實現內部控制的基本目的。電算化部門必須把職責分工同組織控制相結合，以實現職權分離，有效地限制和及時發現錯誤或違法行為，除了設置各要素的核算崗位外，還可將會計電算化崗位分為計算機會計主管、出納人員、審核記帳、系統維護和數據分析、檔案管理等崗位，同時要明確各崗位的責任制。崗位責任制的制定主要明確每個電算化崗位的職責，督促工作人員及時保證工作的完成并做好相應的記錄，保證工作質量、杜絕舞弊現象的發生。工作人員的崗位安排除考慮每個人的工作能力外，還應該保證按照不相容業務相分離的原則，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一人或一個部門經手到底，必須分別由幾人或幾個部門承擔，同時規定系統開發人員和維護人員不能兼任系統操作員和管理人員等。進行這種職責分工的目的，是盡可能在電算化部門保持不相容職務（如業務授權、執行、保管和記錄）的分離。內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，如出納人員不得兼任系統管理員，不得兼任記賬憑證的審核工作等。

2.對企業風險管理機制進行完善。對于風險管理機制的完善需要企業從以下3個方面著手進行調整：第一，信息系統中數據的輸入與輸出必須經過必要的授權，在保證信息輸入準確無誤的基礎上，通過必要的控制手段對信息的輸出過程進行全面監控與管理；第二，企業需要對進出機房的人員進行全面登記，并對日志性質的文件進行安全性的檢查與評估；第三，加強計算機軟、硬件與網絡系統安全的控制。會計部門必須針對計算機系統的特點，制定適用于會計電算化條件下的系統維護管理制度。企業需要定期對系統的軟件及硬件系統進行必要的檢修與維護，并對檢查過程中所發現的各種問題進行準確的記錄，在最短的時間內找到有效的解決途徑，使會計電算化工作更加快速健康的發展。

3.加強會計業務流程的內部控制。會計電算化代替手工記賬后各單位要做到當天發生的業務，當天登記入賬，現金和銀行存款日記賬必須日清月結。要保證會計記賬憑證的連續編號。要按規定程序編制記賬憑證。期末要按規定時間及時結賬。期末應及時生成打印輸出會計報表，打印輸出會計報表應防止本期還有未結賬的憑證。在保證憑證賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證，賬簿中表格線可適當減少。在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以從這些數據中產生，因此可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”替代當期總分類賬。要按有關規定裝訂會計原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表。要靈活運用計算機對數據進行綜合分析。

4.建立健全檔案管理制度。實現會計電算化后，會計檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質上的會計數據和紙質形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料，會計檔案管理工作就顯得更為復雜。會計檔案管理制度應包括：（1）實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的紙質形式保存，保存的有關規定按《會議檔案管理辦法》的規定執行。（2）全套會計電算化系統文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。（3）妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質。（4）科學規定會計檔案的有關權限。

5.加強內部審計控制制度。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾方面：（1）對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整；（2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；（3）監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；（4）對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

總之，企業應當加強會計信息化工作，并對其工作流程進行有效控制，運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，盡量減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施，重視信息系統在內部控制中的作用。從而為單位財務管理、重大決策提供準確、及時的會計信息。

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（作者單位：山西省太原西峪煤礦 山西太原 030000）

（責編：趙毅）