淺談如何做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集與整理

張玉冰

摘 要：隨著我國現(xiàn)代交通行業(yè)的不斷發(fā)展，公路建設(shè)項(xiàng)目越來越多，大規(guī)模的公路建設(shè)項(xiàng)目檔案隨之產(chǎn)生，如何同步建設(shè)管理好這些檔案，更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目的建設(shè)和公路后期維護(hù)。筆者結(jié)合多年來國省干線公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就如何做好公路建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作進(jìn)行分析，并給出一些粗淺的建議。

關(guān)鍵詞：公路建設(shè) 項(xiàng)目檔案 資料收集

中圖分類號：U415 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（b）-0182-02

1 做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的意義

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在公路建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、交竣工全過程形成的具有保存價值的文字、圖樣、圖表、計(jì)算、聲像等形式與載體的原始記錄，屬于科技檔案類型之一。

公路建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及公路建設(shè)全過程，是整個項(xiàng)目的真實(shí)記錄和客觀反映。它不僅真實(shí)地記錄了公路建設(shè)項(xiàng)目活動的全過程，還是全面鑒定項(xiàng)目質(zhì)量，對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督管理，以及日后查明事故原因、追究事故責(zé)任的主要依據(jù)，更是項(xiàng)目建成后公路運(yùn)行管理和今后道路規(guī)劃、維修、改建擴(kuò)建工作的重要參考和依據(jù)，具有重要的憑證和法律作用。因此，做好公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作對推動社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和公路事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

2 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集與整理工作的特點(diǎn)和困難

公路工程建設(shè)項(xiàng)目往往具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、單位多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，這就決定了工程公路建設(shè)項(xiàng)目檔案相比其他類型的科技檔案，更具有其獨(dú)特性。

一是檔案形成過程歷時長，檔案數(shù)量龐大。公路工程建設(shè)項(xiàng)目都有一定的建設(shè)工期，且一般都比較長，從項(xiàng)目申請、論證、立項(xiàng)審批等前期手續(xù)辦理，經(jīng)征地、拆遷、招投標(biāo)程序，再到開工建設(shè)、竣（交）工驗(yàn)收，一般都要?dú)v時幾年的時間，少則一兩年，多則三五年，甚至更長的時間。加之公路建設(shè)項(xiàng)目程序環(huán)節(jié)多，專業(yè)性強(qiáng)，產(chǎn)生的相關(guān)資料數(shù)量多、種類雜，如何從中進(jìn)行甄別歸檔，并做到齊全完整、科學(xué)有效的保管，成為一項(xiàng)龐大、系統(tǒng)的工作。

二是參與單位多、人員流動性強(qiáng)，不利于檔案工作的開展。公路建設(shè)項(xiàng)目涉及項(xiàng)目管理、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等十幾甚至幾十家單位，參與項(xiàng)目建設(shè)的單位眾多。各個單位負(fù)責(zé)檔案工作的人員都經(jīng)常變更流動，且大多數(shù)單位在人員變動時資料交接手續(xù)不完善，很容易造成文件材料丟失，給項(xiàng)目檔案的收集和整理帶來不便，甚至造成檔案失真。而且公路建設(shè)項(xiàng)目檔案從形成到歸檔，很多都需要不同單位協(xié)調(diào)完成，無形中增大了文件材料收集和歸檔難度。

三是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不利于系統(tǒng)的收集和整理。檔案的完整準(zhǔn)確性是在文件資料形成時就已確定，過后很難查找補(bǔ)缺。公路建設(shè)項(xiàng)目眾多參與單位主要是從自身工作需要進(jìn)行資料的收集整理，缺少對整個項(xiàng)目檔案整理的綜合統(tǒng)籌，資料的形成和整理都未能嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，從格式到數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不盡相同；加之公路建設(shè)項(xiàng)目階段性特點(diǎn)突出，檔案的形成比較分散，極易造成文件材料不能保持有機(jī)聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，影響了公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)收集和整理。

四是各立檔單位檔案意識和管理水平參差不齊，工作開展困難。就目前很多公路建設(shè)項(xiàng)目管理現(xiàn)狀來看，各項(xiàng)目參與單位都將主要精力放在了抓進(jìn)度、抓質(zhì)量和目標(biāo)工期實(shí)現(xiàn)上，很多單位和領(lǐng)導(dǎo)對檔案缺乏足夠的管理和重視，工程項(xiàng)目管理與檔案管理脫節(jié)，還存在工程竣工驗(yàn)收前才突擊整理檔案的現(xiàn)象。另一方面，很多參與公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作人員缺乏專業(yè)的教育培訓(xùn)，檔案安全保密意識相對缺乏，對新時期下檔案管理知識掌握不足，存在收集不及時、整理不規(guī)范、保存不完整、保密工作不到位等情況。

3 做好公路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集整理工作的一點(diǎn)建議

（1）強(qiáng)化檔案意識，調(diào)動項(xiàng)目參與單位做好檔案工作的積極性。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要前提，公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和參與。一方面要設(shè)置合理的檔案管理機(jī)構(gòu)和體系，成員要涉及項(xiàng)目法人、項(xiàng)目管理單位、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等各個項(xiàng)目參與單位，明確各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，指定專兼職檔案員，人員編制科學(xué)，崗位責(zé)任明確，遵循“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，各司其職，確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作有人抓、有人管，并從經(jīng)費(fèi)等方面予以保障。另一方面從項(xiàng)目開始就要把檔案作為工程管理的重要組成部分。實(shí)踐證明，最有效的辦法就是將檔案工作與項(xiàng)目進(jìn)行同步管理，管理單位在項(xiàng)目立項(xiàng)之初就應(yīng)該將檔案管理納入項(xiàng)目統(tǒng)一管理中來，與各參與單位簽訂合同協(xié)議時，就將檔案作為獨(dú)立條款納入合同內(nèi)容，明確各單位的整個項(xiàng)目活動中應(yīng)履行的檔案工作責(zé)任和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案與公路建設(shè)項(xiàng)目同步管理，同步計(jì)劃，同步實(shí)施，同步考核驗(yàn)收，引起各項(xiàng)目參與單位對檔案工作的重視，形成齊抓共管的格局。

（2）加強(qiáng)培訓(xùn)監(jiān)督，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)水平。檔案員要熟悉公路建設(shè)工程相關(guān)業(yè)務(wù)，經(jīng)統(tǒng)一檔案培訓(xùn)后上崗，并盡量保持檔案工作人員的穩(wěn)定性；定期舉行檔案人員培訓(xùn)，使之熟練掌握國家和行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案積累的程序和范圍，業(yè)務(wù)培訓(xùn)要盡量結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，注重實(shí)用，使檔案員能盡快掌握工作方法和標(biāo)準(zhǔn)。必要時，應(yīng)對檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，使其了解工程檔案工作的重要性，增強(qiáng)歸檔意識和檔案法制觀念。項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)經(jīng)常對項(xiàng)目資料的收集與整理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，根據(jù)公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，跟蹤了解工程進(jìn)度和資料整理收集情況；加強(qiáng)平時的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決，及時通報(bào)情況、兌現(xiàn)獎懲。要突出抓好項(xiàng)目交竣工檔案的檢查監(jiān)督，及時督促檔案移交單位嚴(yán)格規(guī)定時間辦理檔案移交入庫，確保項(xiàng)目驗(yàn)收完成的同時，項(xiàng)目檔案入庫，能有效地避免項(xiàng)目結(jié)束后，工程建設(shè)檔案難以收集整理的問題。

（3）統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案質(zhì)量。公路建設(shè)項(xiàng)目參與單位眾多，工作標(biāo)準(zhǔn)各不相同，要做到檔案規(guī)范，就必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案工作規(guī)范和公路行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際，項(xiàng)目開始實(shí)施前，就要制定一套工程項(xiàng)目檔案規(guī)范性文件，涉及檔案收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。明確應(yīng)歸檔文件范圍、分類方案、案卷編目等內(nèi)容，統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)一整理辦法，各項(xiàng)目參與單位統(tǒng)一按規(guī)范要求開展檔案工作。

（4）注重日常工作中檔案資料的收集積累。公路建設(shè)項(xiàng)目程序多、專業(yè)性強(qiáng)，產(chǎn)生的檔案資料瑣碎繁雜，數(shù)量龐大。加之，公路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中工作進(jìn)度快、任務(wù)多，尤其施工現(xiàn)場更是繁忙，如不能及時進(jìn)行資料的收集積累，極容易出現(xiàn)資料不齊全，甚至大量流失的情況，如果依靠后期補(bǔ)充，就很難真實(shí)地反映項(xiàng)目活動情況。所以，及時做好日常收集積累，是保證公路建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)完整的前提。

預(yù)立卷是公路建設(shè)項(xiàng)目檔案日常收集積累最常用、最有效的方法。簡單來講就是提前將日常項(xiàng)目活動實(shí)施過程中應(yīng)歸檔的文件及時進(jìn)行初步分類、收集和保管。在項(xiàng)目實(shí)施前，根據(jù)公路建設(shè)項(xiàng)目檔案立卷歸檔要求，預(yù)先編好歸檔類目，按類目、條款準(zhǔn)備好檔案盒，預(yù)立卷類目可以根據(jù)工作實(shí)際隨時調(diào)整，保證所有應(yīng)歸檔文件有固定檔案盒存放。預(yù)立卷工作重中之重就在于平時的收集整理，某項(xiàng)手續(xù)或文件辦理完畢，應(yīng)隨時進(jìn)行收集整理，存放到相應(yīng)檔案盒。還要建立文件借閱登記，確保借出文件及時歸還。公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整理預(yù)立卷，既能有效保證了項(xiàng)目資料的齊全完整，又給后期檔案整理歸檔工作提供了極大的便利，我在工作中，多采用這種辦法，實(shí)踐證明效果明顯。

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