基于ISO9000族標準的高校檔案工作質量管理和評估體系構建探析

王韶頻

摘 要：該文通過引入ISO9000族標準，構建高校檔案工作質量管理和評估體系模式，并闡述了體系模式中概念、要素，最后提出高校檔案工作質量管理和評估體系模式的系統有效性、流程有效性、客戶滿意度等3個層面的實踐路徑。

關鍵詞：ISO9000 高校檔案 質量管理和評估體系

中圖分類號：G644 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（a）-0210-02

檔案工作作為高校的一項基礎性工作，存在于整個高校管理大系統中質量體系的“記錄”文件，為學校發展的發揮重要作用有時候甚至是“生死攸關”的作用，如何保證其質量和作用，只有通過建立檔案工作質量管理和評估體系，并進行考核評估、持續改進才能做好。

1 引入ISO9000族標準構建高校檔案工作質量管理和評估體系模式

1.1 過程管理和全面質量管理的理念

ISO9000國際質量管理體系之所以能被各行各業廣泛認同，與其有一套完善的、行之有效并普遍適用的管理理論是分不開的，它不僅吸收了系統論、信息論和控制論的思想，而且吸收了全面質量管理的精華，融入了社會學、心理學、技術科學等多學科的理論和方法，它體現的是一種管理哲學與普遍規律。

1.2 以過程為基礎的質量管理過程體系模式

從圖1中可以看出，質量管理體系的4個過程“管理職責；資源管理；產品實現；測量、分析和改進”彼此相連，最后通過體系的持續改進而進入更高的階段。在管理職責過程中，組織的最高管理者對顧客及其他相關方做出滿足其要求的承諾，建立相應的質量方針和質量目標，組織策劃和提供為達到質量目標所需要的資源。

1.3 高校檔案管理工作的產品與顧客

要建立一套科學的、符合ISO9000族標準的高校檔案管理工作質量管理和評估體系，首先要正確識別“產品”。高校檔案管理工作，是指收集整理保管好在學校活動過程中產生檔案，并為學校、師生及社會提供利用服務，其工作的根本目的就是為了提供利用。

2 高校檔案工作質量管理和評估體系模式要素構成

2.1 管理職責

在ISO9000質量管理體系中管理職責強化領導作用，是指最高管理者為該體系提供充分的保障，包括管理承諾、質量方針、職責權限與溝通等。在高校檔案工作質量管理和評估體系中，管理職責應指學校最高行政領導直接擔任或以充分法令形式建立檔案管理工作專門管理機構，并指導、建立檔案管理方針，該機構可以代表校長職權做學校檔案管理工作，制定工作方向、工作基調、工作方針和工作目標。

2.2 資源管理

資源管理是指組織為達到目標所提供有效資源，為實施、保持質量管理體系并持續改進其有效性，通過滿足顧客要求，增強顧客滿意，包括人力資源、基礎設施和工作環境3個方面。高校檔案管理中，要有一個精通業務、愛崗敬業的專職檔案員隊伍和一個懂業務、踏實干的兼職檔案員隊伍，并堅持開展業務知識、意識、能力的培訓，在檔案工作系統中按不同的職責分工協作，完成好各項工作任務。

2.3 產品實現

產品實現是指為實現產品而進行的策劃、設計開發、采購、生產等環節。在高校管理中應指兩個層面：一是為實現檔案利用服務所進行的具體檔案形成的相關規范，如學校檔案管理分類方案，各類業務檔案的工作規范、歸檔范圍和保管期限表，檔案收集、保管、利用等規章制度；二是檔案管理過程流程圖，包括檔案收集/征集、整理、保管、開發、利用各個環節（如圖2）。

3 高校檔案工作質量管理和評估體系模式實踐路徑

3.1 系統有效性審核

系統的有效性審核是指對高校檔案質量管理和評估體系的系統審核，即在本系統的體系模式要素有沒有達到規范標準，“管理職責、資源管理、產品實現”是否都做到位了，具體來說包括領導有沒有重視，領導有沒有授權，有沒有完整的檔案工作組織機構架構，有沒有提供必要的人力、物力、財力支持，有沒有提供必要的工作環境、設備，這些都可以看成是為完成檔案提供利用的前提條件。

3.2 流程有效性審核

流程的有效性審核是指對高校檔案質量管理和評估體系中流程和具體檔案整理質量的審核，即在檔案整理的過程中，有沒有按相關的業務規范要求，在流程過程中有沒有銜接好等。可通過編制內審檢查表來審核流程的有效性，檢查表來源于《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》。

3.3 客戶滿意度調查

顧客滿意作為對質量管理體系績效的一種測量，組織應監視顧客關于組織是否滿足其要求的感受的相關信息，并確定獲取和利用這種信息的方法。學校、師生、校友、社會對檔案的利用是高校檔案工作的最終目的，因此他們的滿意度反饋為檔案工作下一步工作提供決策基礎和依據，是不斷改進高校檔案工作質量和評估體系中的基礎和依據。檔案管理機構可根據實際工作情況合理設計顧客滿意度調查情況表，通過分析數據來不斷改進工作。

參考文獻

[1] 趙子建.ISO9000在高等體育院校教育管理中的應用研究——體育教育質量管理體系的理論2.探索與模式構建[D].福州：福建師范大學，2005.

[2] 曹玉.基于ISO9000標準的綜合檔案館質量管理體系構建分析[D].哈爾濱：黑龍江大學，2012.