探究事業單位文書檔案的規范化管理

楊立

摘要：事業單位是我國重要的社會服務組織，對我國社會發展與進步具有重要的影響，事業單位的管理質量與水平會直接影響到社會服務效率，有鑒于此，本文首先對于現階段事業單位文書檔案管理情況進行簡述，繼而分析如何實現事業單位檔案管理的規范化與系統化。

關鍵詞：事業單位；文書檔案；規范化管理

前言：

隨著我國社會經濟的不斷革新與發展，我國經濟社會已經逐漸進入到了轉型時期，這一關鍵時期，無論是事業單位還是企業單位，都需要不斷與時俱進，緊跟時代發展的腳步，正因如此，對事業單位進行檔案的現代化、標準化、規范化管理就具有很大的現實意義了。

一、現階段事業單位文書檔案管理情況簡述

（一）管理模式較為落后

我國事業單位的文書檔案管理工作始終沿用傳統的檔案管理模式，沒有進行紙質檔案的數據化轉變，也沒有充分運用計算機網絡技術與信息系統，這就使得文書檔案管理工作效率低下，服務質量與水平較差，也無法滿足經濟社會日新月異的發展需要。許多事業單位由于成員結構年齡較大，普遍對于先進的信息技術存在抵制心理，始終延續原本的檔案管理模式，這就失去了網絡時代下檔案管理工作的開放性，不利于文書檔案管理的與時俱進及長遠發展。

（二）管理人員素質問題

許多的事業單位文書檔案管理人員沒有經過專業的技術訓練與知識培訓，普遍存在著專業水平落后，職業素養低下等問題，也不具備更好的組織、協調與工作實踐能力。這部分檔案管理人員通常都是在其本職工作之外，兼職管理一下文書檔案，其工作重心并沒有放在檔案管理方面，進行檔案提取與存檔時的工作效率無法保證，也容易導致工作失誤，造成數據、信息與檔案的缺失或損壞，為事業單位帶來損失。

（三）文書檔案分散管理

目前許多的事業單位文書檔案管理工作都是按照不同單位、不同部門進行分別管理的。同時，由于文書檔案的規模龐大，存儲所需要的庫房也要具備一定的空間，這就導致了許多單位的檔案被分別存放在不同庫房當中，同時為了保證檔案在適宜的外部環境下長久保存，這些單位還在文書檔案庫中配備了溫度與濕度調節設備，這就增加了文書檔案保存的難度與成本。

二、事業單位文書檔案規范化管理措施分析

（一）優化創新管理模式

事業單位需要充分意識到文書檔案管理工作的重要性，設立專門的文書檔案管理部門進行管理工作，并合理制定科學的文書檔案管理辦法與制度。事業單位需要就檔案管理部門進行合理的組織架構設計，并合理規劃人員安排，根據檔案管理部門的工作內容與工作性質來分配崗位職責，并明確崗位責任；其次，事業單位需要不斷加強文書檔案的數字化轉變，為檔案信息管理平臺提供數據支撐，繼而實現檔案信息的充分共享；最后，就檔案管理制度而言，需要建立合理的檔案分類整合制度，要求按照不同的類型對檔案進行分類存儲，并做好目錄檢索工作，以便于接下來的檔案提取工作。例如，可以按照業務管理文件、合同管理文件、設備管理文件、費用管理文件、考核管理文件與制度管理文件等六大類型對檔案文件進行分類，并按照種類、年限、時間、首字母等因素進行排列，便于信息檢索，對于合同文件、招投標文件等重要文件，需要同時存檔紙質檔案與電子檔案，以確保檔案的真實性[1]。

就檔案保管工作而言，可以對檔案歸檔要求、歸檔時間、存檔整理方式等內容加以標準化與規范化管理，并以制度的形式落實下來。例如，可以要求相關部門隨時進行檔案收集與管理工作，按照要求整理之后，向檔案管理部門提交《檔案移交明細》，一式兩份并分別保存。要求檔案管理部門每周一或周五進行一次檔案統一整理與歸檔工作，按照檔案的不同類型進行分別整理，在檔案夾中命名為“檔案目錄”，進行排序與歸檔。

（二）提高管理人員素質

對檔案管理部門進行職業素養教育，要求檔案管理人員具有較高的職業操守與道德水平，要求檔案管理人員能夠認真負責地對待檔案管理工作，盡量確保檔案管理有效性與準確性。此外，就目前檔案管理人員素質低下、專業性不強的問題，可以通過引進專業人才的方式進行彌補，或者選聘有經驗、有文化的檔案管理人才來對本單位檔案管理部門進行專業培訓，要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機辦公軟件、檔案信息系統、云檔案平臺等先進技術，并能夠充分勝任檔案分類、整理、歸檔、管理、檢索等方面的工作，在培訓結束之后，對檔案管理人員進行專業考核，要求淘汰考核不合格的管理人員，以此鞭策檔案管理人員不斷學習與提升。

對檔案管理人員進行業務培訓工作，可以考慮對員工進行全方位的檔案管理業務培訓，包含公文寫作、文書檔案管理、企業檔案管理、電子檔案管理、人力檔案管理、科技檔案管理、會計檔案管理與檔案信息化建設等業務相關內容，能夠全面提升事業單位檔案管理人員的專業水平。

（三）建立信息管理平臺

要想實現文書檔案的規范化管理，需要將檔案信息進行電子化轉換，建立文書檔案的數據庫與信息庫，并在此基礎上建立有效的檔案管理系統與信息共享平臺。檔案管理系統需要具備數據信息錄入與字段對應功能，要保證檔案能夠批量上傳并導入，要明確檔案的編號與立卷規則，并具備掛接與掃描附件的能力。同時，檔案信息管理系統與共享平臺，還需要具備在事業單位內部網絡的范圍內實現全面共享，但需要注意的是，為了保證檔案安全與完整，需要對系統訪問權限進行限制，要明確訪問等級，或采用隨機生成手機驗證碼的方式來進行加密，從而保證信息安全[2]。

結語：

現代化的事業單位要想實現文書檔案管理的規范化與系統化，其首要工作就是轉變檔案管理理念，創新并優化檔案管理模式，制定有效的管理制度與管理方法，同時，需要通過引進專業人才或加強部門培訓的方式，來提高檔案管理部門的專業素養與職業操守。此外，單位還需要建立檔案信息管理平臺，實現信息化管理與高效共享。

參考文獻：

[1]李艷.如何推進事業單位檔案的規范化管理[J].才智，2014，（33）：303.[2017-08-03].

[2]李麗芳.基于檔案規范化管理的幾點思考[J].城建檔案，2017，（01）：74-75.[2017-08-03].endprint