企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的必要性與特點(diǎn)

張菲

隨著現(xiàn)代化科技以及信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化已成為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。財(cái)務(wù)信息化的出現(xiàn)，為企業(yè)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理水平提供了條件，為當(dāng)前財(cái)務(wù)工作中常出現(xiàn)的問(wèn)題提供解決工具。

企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)信息化，不僅僅利于企業(yè)資金的統(tǒng)一管理，還利于財(cái)務(wù)管理，財(cái)務(wù)監(jiān)督。財(cái)務(wù)信息化對(duì)企業(yè)而言，不僅是必要的，而且具有重大的意義，具體如下：

（一）規(guī)范財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，財(cái)務(wù)信息化已從最初的提高財(cái)務(wù)工作效率、幫助廣大財(cái)務(wù)人員脫離繁重的手工勞動(dòng)發(fā)展成為科學(xué)合理的財(cái)務(wù)管理方法和先進(jìn)高效的資本預(yù)算管理、財(cái)務(wù)成本控制管理、會(huì)計(jì)核算管理等多項(xiàng)財(cái)務(wù)信息化控制手段。

（二）有效進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。財(cái)務(wù)軟件的信息量非常龐大，信息覆蓋面廣及信息流靈活快捷的特點(diǎn)，可以提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)突發(fā)事件的反應(yīng)能力，減少不利因素帶來(lái)的損失，幫助企業(yè)做出正確的財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)和判斷，調(diào)整和改善投資決策。

（三）打破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式。瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，對(duì)財(cái)務(wù)分析與核算工作提出了更高的要求。隨著財(cái)務(wù)工作強(qiáng)度和復(fù)雜程度的提高，迫切要求打破傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)管理，建立由成本管理、專項(xiàng)資金管理、固定資產(chǎn)和流動(dòng)資金管理等組成的科學(xué)、規(guī)范的財(cái)務(wù)管理體系。

（四）對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供決策支持。財(cái)務(wù)信息化手段的運(yùn)用，有利于將財(cái)務(wù)軟件與實(shí)際信息相結(jié)合，把眾多單一的信息源整合成一個(gè)信息循環(huán)體系，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的高效集成，使財(cái)務(wù)信息為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息化提供基礎(chǔ)和保障。

（五）提高了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的整體素質(zhì)。財(cái)務(wù)信息化管理，要求財(cái)務(wù)人員既要具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，又要熟練地掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的利用，并且具有對(duì)管理層決策提供財(cái)務(wù)信息的分析技能。財(cái)務(wù)信息化管理有利于財(cái)務(wù)人員將新時(shí)代管理思想、科學(xué)合理的管理技術(shù)與IT技術(shù)緊密聯(lián)系起來(lái)，從而達(dá)到財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)與企業(yè)最新經(jīng)營(yíng)管理理念的高度融合。

（六）為實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)集中管理提供信息。既可將公司分散、復(fù)雜的信息整合，又可發(fā)揮高效、實(shí)用的企業(yè)管理作用。企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)是資金管理，財(cái)務(wù)信息化管理可以做好資金融通，解決資金短缺問(wèn)題，提高企業(yè)內(nèi)部資金的使用效率。集中資金管理的另一個(gè)重要作用在于對(duì)下屬單位的財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策的有效的監(jiān)督和控制作用，可排除重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的隱患，從根本上控制投資、籌資的隨意性。

（七）財(cái)務(wù)信息化建設(shè)在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益水平方面具有現(xiàn)實(shí)意義。這具體體現(xiàn)在很多方面，如能夠減輕財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度、提高工作效率、節(jié)約資金成本、節(jié)省物料、降低內(nèi)部交易成本、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效績(jī)等。國(guó)內(nèi)眾多大型企業(yè)集團(tuán)的經(jīng)驗(yàn)表明，成功的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)確實(shí)能夠大大提高企業(yè)管理水平和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

此外，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是提高財(cái)務(wù)管理水平、促進(jìn)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)代化的必要手段，財(cái)務(wù)信息化對(duì)提升企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力、發(fā)展戰(zhàn)略具有十分重要意義。因此，我國(guó)從國(guó)家層面提出財(cái)會(huì)檔案信息化要求，從企業(yè)角度來(lái)講，越來(lái)越多的積極進(jìn)取的企業(yè)越來(lái)越重視財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，這也就不難理解了。比如：根據(jù)現(xiàn)有的財(cái)政部國(guó)家檔案局【發(fā)布文號(hào)】（98）財(cái)會(huì)字第32號(hào)關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，其中第十二條規(guī)定“采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。”

但是這并不能完全滿足電子信息化時(shí)代下財(cái)務(wù)檔案管理的要求。因?yàn)橐袁F(xiàn)代信息化為載體的會(huì)計(jì)檔案管理又具有如下新的特點(diǎn)：

（一）檔案儲(chǔ)存內(nèi)容加大。較非信息化條件下的財(cái)務(wù)檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤或其他磁性介質(zhì)及刻錄光盤等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在其中，其儲(chǔ)存的容量是非信息化條件下財(cái)務(wù)檔案管理的好幾倍。

（二）可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質(zhì)登記的檔案編號(hào)，然后再根據(jù)對(duì)應(yīng)的編號(hào)查找相關(guān)的資料，這給查閱工作帶來(lái)極大的不便。而現(xiàn)代化的財(cái)務(wù)檔案管理就克服了以上問(wèn)題，在查閱檔案時(shí)，通計(jì)現(xiàn)代的財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，這就大大節(jié)約了去檔案室調(diào)取資料的時(shí)間，同時(shí)也提高了工作效率。

（三）通過(guò)信息技術(shù)，使得財(cái)務(wù)檔案管理更加的便捷。對(duì)于單位重要的財(cái)務(wù)檔案資料，根據(jù)各單位制定的檔案管理要求及相關(guān)規(guī)定，應(yīng)由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才可查閱。對(duì)于急需查閱相關(guān)檔案資料的時(shí)候，恰好遇上領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)簽字，這就給工作帶來(lái)極大的不便，甚至造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)登錄系統(tǒng)、輸入電子簽名密碼、遠(yuǎn)程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進(jìn)行確認(rèn)，使得財(cái)務(wù)檔案管理工作變得更加方便快捷。

總之，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理的信息化對(duì)于我國(guó)企業(yè)來(lái)講，是非常必要且具有重大意義的，我國(guó)企業(yè)應(yīng)該按照管理部門的整體規(guī)劃并且結(jié)合自身的實(shí)際情況，合理的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的信息化，才能真正高效的提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，為企業(yè)的健康高速發(fā)展插上騰飛的翅膀。endprint