芻議社保檔案管理工作

李華

摘要：社保檔案管理是社保單位履行其職能的主要工作，也是一項(xiàng)極為重要的工作，如能夠?qū)⒐芾碇贫冗M(jìn)一步的進(jìn)行完善，那么就可以讓工作的效率得到有效的提升，使整個(gè)檔案資料的可利用率得到有效的增強(qiáng)。本文就主要針對(duì)社保部門檔案管理效率展開討論。

關(guān)鍵詞：社保檔案；檔案管理；服務(wù)

社保檔案管理是社保單位的工作重點(diǎn)之一，是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體管理，可以讓參保者的合法權(quán)益得以保障。在進(jìn)行社保檔案的管理時(shí)，工作效率成為了其中最為關(guān)鍵的因素，要想讓檔案管理部門的服務(wù)水平能夠得到有效的提高，那么就需要將先進(jìn)的技術(shù)予以合理的采用，以此來為檔案管理工作又快又好的開展提供必要的支持。與此同時(shí)，社保檔案管理部門還要對(duì)管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，讓檔案管理人員的技術(shù)水平得到有效的提高，這樣才能為檔案使用者提供更好的服務(wù)。

一、檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)

隨著全民參保政策的不斷深化和落實(shí)，社保事業(yè)迎來了快速的發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)及其企事業(yè)單位、國有企業(yè)、民營企業(yè)等，都為員工辦理了社會(huì)保險(xiǎn)，參保人數(shù)呈逐年增加的態(tài)勢(shì)，這也給社保檔案管理部門帶來了不小的工作壓力，要想使檔案能夠得到妥善的存放與管理，就需要檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸類整理，切實(shí)做好立卷和歸檔的工作。為了讓檔案管理的水平得到進(jìn)一步的提高，檔案管理部門需要培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，因此需要對(duì)進(jìn)行檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以便其能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，了解到檔案管理工作對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要意義，使其檔案管理水平能夠得到有效的提高，避免檔案管理工作中出現(xiàn)失誤，避免檔案管理工作中出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況，從而令檔案管理工作的效率得到有效的提高。在當(dāng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)得到了有效的提高后，檔案管理事業(yè)才能夠得到更好的發(fā)展，并讓檔案資料能夠得到更為有效的利用。

特別是在具體的社保檔案管理工作中，檔案管理人員的責(zé)任心一定要強(qiáng)，且還需要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，才能為檔案使用者提供可靠的服務(wù)。同時(shí)，社保檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)配，將一些業(yè)務(wù)水平較低或者年齡偏大的人員調(diào)離該工作崗位，為其安排其他更為適合的工作。而對(duì)于一些進(jìn)行檔案管理工作的主力而言，要能夠時(shí)常對(duì)其進(jìn)行有效的培訓(xùn)，并讓其積極的參與到學(xué)術(shù)交流中去，令其能夠?qū)θ粘９ぷ鞯牧鞒踢M(jìn)行更為深入的研究，并對(duì)檔案管理的相關(guān)規(guī)則制度進(jìn)行不斷的探索，以便在履行好自身職責(zé)的前提下，讓整個(gè)檔案管理工作得到進(jìn)一步的推進(jìn)，使整個(gè)管理操作變得更為規(guī)范。

正因如此，整個(gè)社保檔案管理工作是極為繁瑣的，開展管理工作的相關(guān)人員需要對(duì)專業(yè)技術(shù)有所掌握，并在工作的閑暇通過學(xué)習(xí)來對(duì)自身進(jìn)行不斷的補(bǔ)充，這樣才能夠讓工作效率得以有效的提升。對(duì)于平時(shí)的檔案整理或日常維護(hù)工作來講，管理人員要不斷地對(duì)自己的工作進(jìn)行反思，以便能夠總結(jié)出相應(yīng)的快捷工作方式，令整個(gè)檔案管理工作的開展變得更為輕松容易。此時(shí)，檔案管理人員平時(shí)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕涣鳎ㄟ^交流來對(duì)檔案管理的技巧進(jìn)行討論，以便能夠有利于整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作能力的提升，使得整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作質(zhì)量得到有效的提升。

除此之外，社保檔案管理人員還需要對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)有一定的了解和掌握，并能夠較為熟練的使用外語知識(shí)，以便能夠讓管理人員的職業(yè)素養(yǎng)得到有效的提高，從而做到“干一行、鉆一行”，這樣社保檔案行業(yè)的發(fā)展才能得到有效的促進(jìn)。

二、檔案管理設(shè)備的更新

通過對(duì)社保檔案管理隊(duì)伍的不斷建設(shè)，有利于我國社保檔案管理人員的素質(zhì)加強(qiáng)，有利于我國社保檔案管理工作單位工作水平的提高。而如果想要讓社保檔案管理工作得到進(jìn)一步的發(fā)展，那么就還需要使用較為專業(yè)的設(shè)備來進(jìn)行管理，這樣才能夠?yàn)闄n案管理工作水平的提高提供有效的保障。例如，有些社保檔案管理單位所使用的設(shè)備較為陳舊，那么設(shè)備的性能就顯得有些低下，再加上管理人員不重視對(duì)設(shè)備的維護(hù)和更換，沒有引入一些先進(jìn)的設(shè)備，使得檔案管理工作的效率受到了較為明顯的影響，檔案管理水平的提高也因此受到了不同程度的影響。

在具體社保檔案管理工作的進(jìn)行中，需要做好檔案的分類管理工作，如果是使用人工手動(dòng)的方式來進(jìn)行分類整理，不光是需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，還容易出現(xiàn)一些操作性失誤；如果引入了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備后，那么情況恰好截然不同，整個(gè)檔案管理工作的效率能夠得到極為有效的提高，并且還可以讓一些操作的失誤得到有效的避免；還需要做好檔案庫的維護(hù)和擴(kuò)容工作，對(duì)一些檔案管理設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)、更換或添置，以便保證整個(gè)檔案庫能夠得以穩(wěn)定的運(yùn)行。這樣一來，檔案管理的體系才能夠得到進(jìn)一步的完善，整個(gè)管理工作的操作規(guī)范性才能得到有效的保障，檔案管理的基礎(chǔ)才能隨著設(shè)備或設(shè)施的建設(shè)而加強(qiáng)，從而檔案管理工作的效率才能得以有效保障。

三、檔案利用服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化

搞好社保檔案管理工作的最終目標(biāo)極為明確，其是為了更好的向檔案使用者提供服務(wù)，以便檔案信息能夠起到其應(yīng)有的作用，因此需要檔案管理人員樹立起牢固的檔案利用服務(wù)意識(shí)。首先，將服務(wù)方向和服務(wù)對(duì)象予以明確，以便社會(huì)各方面對(duì)檔案信息利用的需求能夠得到最大限度的滿足，從而為社會(huì)的發(fā)展提供積極有效的促進(jìn)。其次，檔案管理人員要堅(jiān)定服務(wù)的思想，把默默無聞的檔案管理工作做好、做出成績，那怕是得不到社會(huì)的關(guān)注，也要將自身的檔案服務(wù)工作搞好，以便能夠?yàn)樯鐣?huì)各界提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。最后，檔案管理人員要處理好利用、保密、保護(hù)之間的關(guān)系，既要讓檔案使用者將檔案進(jìn)行合理的利用，又要做好檔案的保密工作，保證檔案中的機(jī)密信息在可控范圍內(nèi)進(jìn)行合理的利用，不能夠隨意的向第三方進(jìn)行提供，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)保護(hù)檔案資料的完整性。只有做到、做好了上面的幾點(diǎn)，那么才能夠讓檔案得到更為長久、更為廣泛、更為有效、更為合理的利用，才能將更好的服務(wù)提供給檔案使用者，才能把社保檔案管理部門的職能予以全面的發(fā)揮。

總而言之，為了讓社保檔案管理工作的整體效率得以有效提高，令檔案資料的利用變得更為有效，那么就先要建成一支素質(zhì)過硬的管理隊(duì)伍，再注意對(duì)社保檔案管理設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，最后進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，這樣才能夠讓社保檔案管理工作得以保質(zhì)保量的完成，才能促使整個(gè)檔案管理事業(yè)得到更好的發(fā)展。