基于效率和流程的機關協調方法研究

任鵬

協調工作是管理活動的一項重要內容。在管理活動中，相互關聯的各個方面總會產生一些矛盾和沖突，要解決這些矛盾和沖突，就要通過某些方法，諸如制定和實施各項規章制度，或進行協商、說服、教育；或采取強硬措施等，以解決矛盾，消除沖突，減少內耗，降低管理成本，避免不必要的損失和失誤，提高工作效率，建設和諧的組織管理體系。

一、協調活動的基本類型

1、對上的協調。對上的協調主要是指對系統內上級機關部門的協調活動。對上的協調主要以爭取上級理解、關心和支持為目的。

2、對下的協調。對下的協調是指授權機關或業務主管機關以所的名義對所屬單位的協調活動。這類協調活動一般通過檢查指導工作、督辦待辦事項、調查了解情況、蹲點協助工作等形式進行。

3、同級協調。同級協調特指機關各部門之間的協調活動。這類協調方式比較常見，使用也比較頻繁，是機關管理活動中最普遍的協調方式之一。

4、對外協調。對外協調是指授權機關或業務主管機關以所的名義對所外政府部門、社會單位的協調活動。對外協調同樣也是一個單位求得生存發展必不可少的協調活動。

5、部門內或系統內協調。部門內協調是指部門內部不同業務工作或崗位工作的協調活動；系統內協調是指業務系統內部的協調活動。部門內部的協調活動屬于日常性的工作事項，體現各崗位之間既分工又合作的工作關系，這種協調一般通過制度、規范、流程、合理分工、業務會議等形式進行。系統內協調屬于專題性的協調范疇，一般在研究討論重要事項時開展實施，不屬于日常工作。這種協調一般通過會議、文件等形式進行，相對簡化一些。

6、公務協調。公務協調是指為確保重要公務活動順利開展而進行的協調活動。公務協調一般目標、目的比較唯一，因為重要的公務活動都有很強的目的性，同時一般還具有時間緊、任務重、要求高、組織復雜、環節多的特點，需要周密策劃安排，各部門各單位密切配合協同，這類活動的牽頭組織單位往往是協調的主要實施者。

二、協調活動的常用方式方法

1、文字協調。文字協調是最普遍的一種協調形式。包括下發正式文件、制定工作計劃并實施計劃、工作進度表、工作檢查表、業務流程圖、信息收集與反饋制度等。

2、會議協調。會議協調的主要形式包括座談會、研討會、交流會、現場會等各類協調性會議。在會議安排時要注意會前認真準備，會上暢所欲言，會后檢查督促，確保召開會議的質量和效果。

3、面商協調。面商協調是一種面對面的小范圍協調形式，可以達到文字、會議、電話所不同的效果。這種形式氣氛寬松、易于溝通，易于形成共識，達到協調的目的。

4、建議式協調。以平等的姿態，通過提出合理化或建設性的建議，提請對方參考或選擇采用，達到協調的目的。同級單位之間一般可以采取這種方式。

5、相機式協調。突發性事件，隨機出現的各種各樣的新問題，領導臨時交辦的任務等等，這類情況，可以隨機應變，靈活掌握和使用各種有效適用的協調方式，以求達到解決問題、完成任務和實現目標的目的。

三、協調活動的藝術和技巧

1、辯證頭腦和系統思維。協調活動不是簡單的就事論事，做好這項工作需提高認識，轉變觀念，辯證的、系統地看問題。協調本身不是一個孤立的工作環節，要站在戰略高度、全局性看待問題。不能一成不變的囿于固有方式，要靈活掌握和使用協調方式，學會抓住問題的本質，同時要將系統工程理論引入協調活動中，在實施協調工作時，既要看到問題的表象，又要看到相互關聯的各個方面，不能顧此失彼，因小失大，解決了舊的問題又冒出了新的問題。

2、平等相待，以誠相見。人是感情的動物，從管理學講，人需求的最高階段是獲得尊重和認可，以誠相待，尊重對方，建立互信，就會拉近雙方感情、心理和思想上的距離，就會有利于問題的解決。

3、換位思考，找準時機。在從事具體的協調活動時，很多時候是需要換位思考，一味的從我出發，以我為主，常常達不到應有的效果，即時協調工作做完了，也難以做到各方心悅誠服，心情舒暢。同樣，協調工作選擇合適的時機也非常重要。時機選好了，火候合適了，協調就會取得意想不到的結果。相反，不但問題解決不了，還會無形中冒出許多次生矛盾和問題，設置新的障礙，增加解決問題的難度。

4、搞好關系，靈活幽默。不管是部門內部各崗位也好，還是部門單位之間，上級與下級之間，個人與組織之間，都存在著千絲萬縷的各種聯系。在開展協調活動時，頭腦中必須擁有這樣的概念，即處理好各種各樣的關系也是協調工作的重要內容，如何處理好，也許只能意會，但其中非常關鍵的感情、技巧和方式等因素，有時會起著特別的重要作用。

5、堅持忍耐，切忌急躁。有人群的地方就會有問題和矛盾，有組織的地方就會有摩擦和沖突。協調工作只能減少矛盾，但不能根絕問題的存在。因此，協調活動要有打持久戰的思想準備。學會忍耐和堅持，養成良好心理素質和工作習慣，防止急躁情緒，是做好這項工作的很重要的基礎。

四、協調活動的流程和操作

第一步：調查研究。問題出現后，首先要了解基本的情況，掌握必要的信息，努力做到心中有數，知己知彼，為協調活動的實施做好充分的鋪墊。

第二步：分析論證。掌握第一手資料后，不要急于出手協調，要分析情況，發現問題關鍵、主要矛盾或矛盾的主要方面，以求找到有針對性的最佳協調方案。

第三步：擬定方案和目標。擬定周密協調方案，確定欲達到的協調目標。

第四步：確定人選。確定主協調人和輔助人員，包括己方和目標一方。

第五步：確定活動方式。選擇協調活動的具體方式，是組織召開會議、還是發文、面商等等。

第六步：選擇時機和地點。選擇協調的有利時機，必要時可以等待有利時機的來臨，包括領導講話、上級精神、政策發布等。地點的選擇也是很重要的，是在辦公室還是在其他更為合適的地點，都可以斟酌使用。

第七步：進入協調角色。即實施協調的過程。

第八步：提出結論性意見并向領導匯報。協調實施完成后，應及時向領導匯報，聽取領導的指示意見，以求爭取領導的支持和指導，促使協調工作順利進行。

第九步：協調的終結。如果協調活動進展順利，各方滿意，在請示領導后可以終結該次協調活動。如果各方分歧較大，無法達成共識，問題得不到圓滿解決，需請示領導下一步工作安排。

第十步：做好記錄和總結。要對協調活動進行評估工作，總結得失，不斷改進。

總之，協調活動是機關管理工作中一項重要的工作形式，這項工作實施的程序、規范化水平、實施的過程和效果，直接影響機關整體管理水平的提升，影響工作效率和執行力。