淺談房產檔案信息化管理要點

李一寧

摘 要：隨著信息技術的發展及應用，信息化管理的房產檔案已成為一種趨勢，同時也是提高房產檔案管理利用效率重要途徑之一。房產檔案信息化管理是現代檔案管理的必然趨勢，無論是檔案的自身管理，還是對外服務方面，檔案信息化管理都顯得極其重要。

關鍵詞：房產檔案信息化 管理要點

一、必要性

在進行房產檔案管理的過程中，首先應當明確推進房產檔案管理的目的，我們應當了解，將房產檔案管理工作做好，不僅方便了工作人員，同時也能夠使我們的服務對象受到方便，利用信息化手段將房產檔案進行分類管理，這樣做能夠提高檢索的速度；另一方面，信息化手段進行管理，也能夠將各種信息更好地整合，避免了以前那種過于零散的管理方式帶來的不便，比如紙質檔案十分脆弱，容易損毀，并且存放十分不便，而信息化的手段則很好地避免了這一點，它不僅便捷，存儲方便，并且也很好地避免了信息的損壞，另外在實際操作中也具有很大的便捷性。因此，建立起一套科學的房產檔案信息化管理方法是十分必要的。

二、優勢

房產檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理手段，是將各種資料記錄轉化為數字信息并表現出來的一個過程，與傳統的管理方式相比，首先在檔案的存儲方面，能夠做到將各種資料收集分類整理在電腦中，相比傳統的人工的分類手段有了極大的效率提升。其次，房產檔案信息化管理的另一大優勢就是能夠將在網絡上進行信息的傳送，信息錄入計算機之后，就可以通過網絡來進行信息的交換，能夠使各個部門，各個主體之 間做信息的交流，除此之外，將部分信息公布在網絡上，也可以使群眾更直觀的接觸到房產信息，有利于工作中信息的公開。

再次，相較于傳統的房產檔案管理方式，信息化的檔案管理還可以做到信息檢索的簡易化，是工作人員在工作中能夠更快更方便地找到所需的資料，這樣做不僅減少了工作的復雜程度，同時也提升了工作人員的服務水平。

三、存在問題

1、對房產檔案信息化管理工作重視不夠

單位注重文書、基建等檔案的信息化管理，對房產檔案的信息化管理工作不夠重視，沒有明確的近期和長遠目標，硬件設施簡陋，工作效率低。目前由于多種原因，部分房產檔案仍分散在個人手中，導致歸檔不及時，完整性較低。

2、房產檔案管理人員綜合能力有待提高

在檔案信息化管理中，人員沒有經過專業培訓，對計算機的操作應用不熟練，其綜合能力亟待提高。

3、房產檔案信息化管理內容不全面

房產檔案信息化管理就是要使各種房產資源轉化成數字化電子信息，被計算機的程序識別和讀取。目前只是利用數據庫和檔案系統軟件收錄部分資料，而一些主要的像購房合同、收據、發票、房產證、身份證等都沒有進行數字化處理。 造成人力與物力的浪費。

四、管理要點

1、樹立信息化管理意識

在進行房產檔案管理的過程中，不僅需要采用先進的設備與技術，而且其資金投入量也相當大，管理人員與各級領導需要對其進行充分重視，樹立起信息化管理意識。如果在進行房產檔案信息化管理過程中，沒有強大的資金支持，并且沒有配備先進的科學技術系統與先進的設備，這會對信息化管理帶來很大阻礙，并且會將管理水平降低，無法實現資源共享。針對以上問題，管理人員與相關領導應該在房產檔案管理上形成信息化意識，充分認識到信息化管理的重要性，加大資金投入，完善設備配備，引進先進的科學技術，最終達到提高房產檔案管理質量的目的。只有檔案管理部門領導以及相關行業主管部門對房產檔案信息化管理進行充分支持，并且將其建設作為重點，才能真正實現房產檔案管理信息化。

2、提高管理人員素質

首先，應該定期對房產檔案管理人員進行檔案資料管理相關知識的培訓，將其專業水平提高，促進管理工作更好開展。其次，房產檔案管理部門要設置檔案管理專業化知識培訓課程，定期組織管理人員進行學習，將其管理操作技能與業務技能提高。管理人員在學習新技術以及新理論知識之后，將其應用于具體的檔案管理工作中，能夠在很大程度上提高管理效率與水平。最后，要建立起科學的激勵與約束機制，采用合同制的方式來聘用管理人員，將其工作積極性提高，促使其個人潛能得到充分性的發揮。

3、完善管理技術系統

信息安全系統、檔案咨詢系統、信息檢索系統以及信息歸集系統屬于房產檔案信息化管理過程中需要用到的四大系統。在進行管理的過程中，要確保各種信息資料的全面性與完整性，并且對數據庫中的庫存信息進行及時更新，確保管理信息的同步性。要對信息計算機技術的優勢進行充分利用，確保檢索系統的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性，建立起多級檢索系統。要建立起完整的房產檔案數據分析系統，確保能夠多方面、多角度分析房產檔案信息，促使政府能夠適當采用宏觀調控手段對房地產市場結構進行有效調整，確保房地產市場的健康、平衡發展。

4、利用與監管檔案信息

在利用檔案信息過程中，應該嚴格將房產檔案管理規范與我國相應檔案管理法依據，然后再執行，確保房產手續的完整性與規范性。除此之外，為了對房產檔案管理信息安全性與完整性進行有效保證，管理者應該拷貝檔案管理信息，并將其復制到可以進行永久性保存的載體中，盡量不要在同一臺電腦中儲存所有檔案信息，采用一式三套的保管模式。最后，還要加大力度監管檔案信息，確保檔案資源的有效性與完整性，謹防出現信息泄密或者丟失的現象。要嚴格遵照房產檔案使用權限對檔案進行管理，采用科學技術措施，確保其安全性，最大程度上發揮檔案資源效用。

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