李曉翠

摘 要：我國傳統的機關事業單位檔案管理面臨新的挑戰，要不斷完善機關事業單位檔案管理的安全性，使所有工作人員的檔案得到完好的保護。筆者通過對機關事業單位檔案管理的現狀和創新方法進行詳細的分析，利用現代化的信息技術對機關事業單位工作人員的檔案進行信息管理，從而研究出解決隨著網絡環境逐漸變得復雜給檔案管理帶來危害的辦法。

關鍵詞：機關事業單位 檔案管理 創新思考

為跟上時代發展的腳步，機關事業單位的檔案管理人員需要加強對工作人員檔案安全保障體系的構建和實施，從而解決網絡環境帶給機關事業單位檔案管理的安全隱患問題。現階段的檔案管理機構的檔案管理工作仍然存在一些問題等待我們去解決，所以，我們要不斷利用先進的檔案管理技術，以便可以推動我國機關事業單位檔案安全管理體系的發展[1]。

1、我國機關事業單位檔案管理的現狀

1.1機關事業單位檔案資料的管理意識淡薄

隨著機關事業單位工作人員數量的不斷增多，相對應的工作人員檔案也不斷增多，這就導致一些機關事業單位的檔案管理人員忽略對檔案資料的管理程度。機關事業單位的檔案管理工作包括檔案文件資料的整理工作和審核工作。隨著機關事業單位工作人員的不斷增多，機關事業單位往往降低了對檔案管理的重視程度，忽視機關事業單位的檔案歸檔范圍，這些都會導致一些重要、有價值的信息被遺失和忽視掉，甚至有時候會出現一些沒有價值的信息混合在檔案信息之中，干擾人們的正常工作。機關事業單位檔案資料的管理意識淡薄會使得機關事業單位工作人員的檔案資料難以得到有效的安全保障，使得檔案的收集管理工作錯過最佳的工作時機，這會給機關事業單位檔案資料的歸檔問題造成不可彌補的缺失和遺憾。

1.2機關事業單位對檔案資料的歸檔不及時[2]

隨著社會的不斷發展，傳統的機關事業單位檔案管理方式已經跟不上時代發展的腳步了。一方面，很多機關事業單位都不重視對檔案資料的管理，這會造成機關事業單位的檔案資料歸檔不及時；另一方面，整理檔案資料是件苦差事，許多檔案管理人員都不愿意認真仔細的對檔案進行管理。一些機關事業單位往往缺少專職的檔案管理人員，這就使得許多工作人員的檔案資料只能自己保存，而自己保存帶來的問題就是每個人的檔案資料不完整，這就延長了機關事業單位檔案管理的時間，造成機關事業單位檔案資料的歸檔不及時。

1.3機關事業單位檔案資料缺乏真實性和有效性保障

大部分機關事業單位在保管檔案的過程中常常會因為檔案管理不當或者其他一些原因，導致檔案資料丟失或者將檔案資料上交給機關事業單位的時候常常使用復印件來代替原件，甚至有些機關事業單位的檔案管理負責人有時不在辦公室而導致一些重要的文件得不到相應的簽字，而一些機關事業單位的非檔案管理人員隨便幫別人簽字的現象也是非常常見的，這些現象都會大大降低機關事業單位檔案資料的真實性和法律效力，不利于機關事業單位檔案管理工作的順利進行。

2、完善機關事業單位檔案管理工作的對策探究

2.1完善機關事業單位檔案管理人員的責任機制[3]

機關事業單位的檔案管理人員應該嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》，熟悉并且能夠掌握《中華人民共和國檔案法》中的相關法律規定。機關事業單位的檔案管理人員應該明確自己的檔案管理職責，不斷增強自己的法律意識和管理意識，做一個愛崗敬業的好員工。機關事業單位也要不斷完善檔案的管理制度和管理標準，貫徹落實機關事業單位的檔案管理工作，使每一個機關事業單位的檔案管理人員能夠明確自己的工作范圍和工作內容，讓他們可以高效的完成檔案的收集、整理、歸檔、移交等檔案管理工作，同時也要確保機關事業單位的檔案資料是完整、沒有缺失的。

2.2增強檔案意識，確定機關事業單位檔案資料的歸檔范圍

機關事業單位檔案資料的歸檔范圍包括：機關事業單位各個部門檔案資料的整理工作、檔案資料的填寫工作、機關事業單位檔案資料的審核工作等其他工作。機關事業單位的檔案管理人員應該平均分配各自的工作，使每個工作人員都有各自的工作要做。機關事業單位的檔案管理人員還應該嚴格按照檔案資料的歸檔范圍做好檔案資料的收集、整理工作，同時也要保證檔案資料是完整、沒有遺漏的。隨著網聯網的不斷發展，互聯網也成為了機關事業單位檔案移交、歸檔、整理和利用的重要工具，利用互聯網作為檔案移交的基礎，有利于提高機關事業單位檔案資料的安全性，同時也可以明確數字檔案資料的儲存位置，方便工作人員查找。

2.3確保機關事業單位檔案資料的真實性和有效性

為了確保機關事業單位檔案資料的真實性和有效性，機關事業單位的檔案管理人員應該根據相關的法律條例明確相關工作人員的法律職責，在檔案管理的過程中，機關事業單位的各部門負責人員應該明確自己的職責，做好簽字工作，沒有特殊情況絕不允許出現別人代簽的現象，如果發生特殊事件相關負責人員不能及時進行簽字的情況，相關的負責人員也應該出具委托授權書，確保委托授權書與機關事業單位的檔案資料歸檔保存一致。在對機關事業單位的檔案進行管理的時候，檔案管理人員一旦發現檔案資料中存在錯誤信息或者錯誤數據，應該立即修改，保證機關事業單位檔案資料的真實性和有效性。機關事業單位的檔案管理人員應該將自己的工作融入到日常的生活中，對檔案資料進行審核，追蹤調查機關事業單位檔案資料的進展情況，及時修改檢查過程中發現的問題。同時我們還要注意，應該做好機關事業單位檔案材料的歸檔工作，對機關事業單位各個部門的檔案資料進行系統性的整理，從而提高機關事業單位檔案管理的真實性和有效性。

3、結語

隨著社會的不斷發展，檔案資料信息化管理廣泛應用到機關事業單位中，隨著機關事業單位的不斷發展，機關事業單位的工作人員越來越多，相對應的工作人員檔案也越來越多，那么隨之而來的就是檔案管理工作變得越來越復雜，遇到的問題也越來越多。所以，運用網絡技術對檔案資料進行收集、整理、歸檔和利用對機關事業單位的檔案管理人員具有非常重要的作用。機關事業單位的檔案管理人員應該將運用信息化管理檔案資料的方法推廣到機關事業單位的各個部門，這樣不但能夠縮短檔案信息的編制過程，而且還可以提高機關事業單位檔案整理和歸檔保存的工作效率，使機關事業單位的檔案管理人員可以高效率的完成自己的工作。

參考文獻

[1]沈崇茵.關于事業單位檔案管理創新的思考[J].青年時代，2016（02）.

[2]張磊關于事業單位檔案管理創新的思考[J]才智，2015，32；253.

[3]王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放.2015 （10）：124-

125.