檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

柳淳萍

摘 要：檔案的規(guī)范化和信息化是檔案管理的最終方向，檔案管理高新技術(shù)是以計算機管理為基礎(chǔ)的，是能夠不斷增強我國檔案管理能力和工作績效的重要抉擇，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理的主要模式，也是未來的檔案管理模式，本文介紹了檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，提出了關(guān)于檔案的幾點思考以及建設(shè)措施，希望可以為推進我國檔案管理的進程提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè) 檔案管理

引言

我國傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，已經(jīng)不能夠?qū)δ壳暗慕?jīng)濟發(fā)展的狀況進行各方面的適應(yīng)，對于在傳統(tǒng)的管理辦法當中，在對資料進行放置和共享的方面，都存在著多個方面的問題，并且已經(jīng)跟不上經(jīng)濟快速發(fā)展的步伐。對計算機數(shù)字化的管理進行利用，就要使管理的內(nèi)容進行逐漸的系統(tǒng)化，為了能夠給檔案管理人員的日常工作帶來方便，以及對日常經(jīng)濟項目的建設(shè)和人員的管理，也提供了非常大的方便，就必須要不斷的對檔案管理的信息化建設(shè)進行加強。

1、檔案信息化的建設(shè)和檔案管理的內(nèi)容

1.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

對檔案信息進行建設(shè)，主要是指對信息技術(shù)進行合理的利用，從而也不斷的對檔案管理工作的現(xiàn)代化水平進行全方面的提高，也要對檔案管理的新情況和新原則以及新理論進行合理的確立，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對檔案管理和檔案服務(wù)的基本框架進行相應(yīng)的確立，從而就可以逐漸的實現(xiàn)對檔案信息的共享以及社會化相關(guān)的服務(wù)，也是對一門學科知識進行綜合的運用以及各個專業(yè)之間的配合。

1.2 檔案信息化建設(shè)的要求

對于檔案信息化建設(shè)主要是由五個部分來組成的，其中包括對基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是用來將檔案信息進行傳輸和交換以及對資源進行共享的一個最基礎(chǔ)的條件，只有對先進檔案信息的網(wǎng)絡(luò)進行建設(shè)，才能充分的將檔案信息化的整體效益進行發(fā)揮。

2、目前我國檔案信息化管理當中存在的問題

2.1 信息的高度分散性

例如每個部門的財務(wù)報表，每一個稅務(wù)的部門都會有自己的財務(wù)報表，而每個單位也有自己的財務(wù)報表，這樣的話，就會導致檔案館在對信息進行處理的時候，各方面的難度都會加大，所以，他們要從大量的信息當中抽取最有利用價值的信息，并且進行更加合理的加工和處理，這樣才有助于對社會信息進行共享。

2.2 檔案部門的信息化水平不高

目前，我國大多數(shù)的企業(yè)都已經(jīng)引進了計算機的技術(shù)來對信息進行管理，但是還有很多機構(gòu)依然采用單機操作，這就使信息的資源無法進行共享，沒有對現(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢進行充分的發(fā)揮，很多人對計算機的使用效率也比較低，只會一些比較簡單的操作，這就會對信息化的建設(shè)造成影響。

2.3 對檔案信息化的建設(shè)缺乏相關(guān)的認識

對信息的技術(shù)進行普及，可以對工作效率進行不斷的提高，比較完整的信息框架和信息的處理模式也可以加快對信息進行加工和處理。因此在信息化建設(shè)的過程當中，應(yīng)該樹立以人為本的理念，讓他們對思想進行轉(zhuǎn)變，通過對自身的技術(shù)水平不斷的提高，也能對工作的效率進行提高。

3、完善我國信息化的建設(shè)和檔案管理的措施

3.1 加強檔案信息管理

檔案的組成過程影響著檔案的建立與形成一定的規(guī)模和發(fā)展前景，從開始檔案建立一直到工作的每個細節(jié)、每個階段都要去監(jiān)督。資料的整理收集、建立最初的信息儲備，整體收集檔案的過程打破了傳統(tǒng)老化僵硬的信息收集系統(tǒng)，大大降低了收集難度，對信息的管理而言提高了管理檔案的便捷有效的效率。檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式向新型的管理信息化模式的轉(zhuǎn)變，進行升級，所以相應(yīng)配備的管理人員也要從傳統(tǒng)模式脫離出來，去學習相應(yīng)的信息化高新的管理模式，建立多層次，多渠道的管理模式，注重對信息化人才的培養(yǎng)使其對應(yīng)的市場與社會匹配的人才，建立考評監(jiān)督制度，規(guī)范工作程序，提升檔案管理人員的管理能力對工作的負責程度。而且工作人員應(yīng)當全面學習計算機的管理信息知識，不斷地學習新型的知識和設(shè)備，與本專業(yè)參與軟件開發(fā)工作，選用適應(yīng)的檔案管理軟件，規(guī)定規(guī)章制度，改變不當?shù)墓芾眢w制不能使管理體制臃腫，排除弊病，打破地域和部門分割，提供信息交換和共享資源平臺，建立有利于各個有關(guān)部門和單位的更加便捷的去利用這些資源。

3.2 推進數(shù)字化的建設(shè)和資源的共享

為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的管理，就必須要對數(shù)字化的建設(shè)進行加強，在相關(guān)的工作單位，也要對電腦的使用和管理進行普及，以及培養(yǎng)人員的專業(yè)的數(shù)字化的管理技術(shù)，也要針對其中的重點和難點進行科學的培訓，從而保證每個檔案的管理人員都能對管理的軟件進行規(guī)范性的使用，從而對工作的效率進行不斷的提高。另外還要實現(xiàn)檔案的資源共享，這也對國家的經(jīng)濟建設(shè)有著非常重要的作用，并且也有利于借鑒經(jīng)濟經(jīng)驗和宏觀的管理，從而實現(xiàn)我國的資源管理的建設(shè)。也為我國的信息化建設(shè)提供一個最基礎(chǔ)的服務(wù)。

3.3 提升檔案管理人員的服務(wù)意識，拓寬檔案信息管理

人員的管理思路。之所以要進行檔案管理工作，主要是為了為社會提供有效的服務(wù)。要實現(xiàn)這一點，檔案管理部門以及其內(nèi)部的相關(guān)管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務(wù)意識。傳統(tǒng)而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進行充分的“利用”，這制約了檔案資源價值的實現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統(tǒng)檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價值取向，在檔案信息化建設(shè)時期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進行分析和歸納，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供信息支持。當然，相關(guān)領(lǐng)導也需要立足長遠，充分發(fā)揮出檔案對國家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應(yīng)時代的發(fā)展要求。

3.4 加大資金和安全的建設(shè)

在檔案管理的信息化建設(shè)當中，相關(guān)的單位要對資金的投入進行逐漸的加大，從而對管理軟件的升級和開發(fā)進行逐漸的促進，也要對操作人員進行定期的培訓，將信息化管理的技術(shù)和人才的實現(xiàn)進行平衡的發(fā)展，并且對現(xiàn)代化的需求進行提高和適應(yīng)，同時還要對信息資源共享的資金播放進行加大，從而實現(xiàn)單位之間的信息網(wǎng)通，也為經(jīng)濟建設(shè)提供了強有力的支持。

結(jié)語

建立檔案信息化是非常重要的，要準確掌握檔案管理體系設(shè)立相應(yīng)的配備和軟件要求，在以后的檔案信息化管理的作用當中起到至關(guān)重要作用，做出技術(shù)、管理的應(yīng)對方案，推動檔案管理體系建設(shè)，又要做好檔案資源的利用，技術(shù)升級革新合理的掌握，更好的促進社會良好的發(fā)展。

參考文獻

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