淺述面向檔案信息資源本體的開發(fā)

王宏亮

面向檔案信息資源本體的開發(fā)是指以已經(jīng)存在的檔案信息資源本體為開發(fā)對象，通過對檔案信息資源本體的分類、排列、提煉、總結(jié)等活動實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價值提升。

由于在檔案信息資源概念中，檔案信息資源根據(jù)加工層次的不同被劃分為三個等級，即一次檔案信息資源、二次檔案信息資源和三次檔案信息資源。因此在研究面向檔案信息資源本體開發(fā)的具體方法前有必要先闡述一下這三個等級的檔案信息資源。

一、檔案信息資源本體概述

1、一次檔案信息資源

一次檔案信息資源即檔案本身以及檔案匯編，也就是指記述和反映人們在社會活動、生產(chǎn)活動、科學(xué)技術(shù)活動中的客觀實(shí)際情況和歷史，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像以及其他各種載體的文件材料。檔案本身具有原始性、真實(shí)性和可靠性，這使得它在整個信息資源家族中具有非常特殊的地位和作用，是一種極具價值的信息資源。一次檔案信息資源即檔案本身在整個檔案信息資源中數(shù)量大、種類多、使用廣、影響大。這些檔案信息資源具有創(chuàng)新性、實(shí)用性和學(xué)術(shù)性等明顯特征，是科技查新工作中進(jìn)行檔案信息資源對比分析的主要依據(jù)。

一次檔案信息資源在檔案信息資源的等級結(jié)構(gòu)中，是研究人員利用頻率最高的檔案信息資源層次，它在科研中具有不可替代的價值。其一，一次檔案信息資源是作者本人依據(jù)科研成果而創(chuàng)作的檔案信息資源，這是定義的核心部分，質(zhì)的規(guī)定；其二，一次檔案信息資源的內(nèi)容必須具有詳盡和系統(tǒng)化的特點(diǎn)；其三，含有前所未有的發(fā)明、發(fā)現(xiàn)或創(chuàng)造，這也是科研成果自身具有的特點(diǎn)；其四，一次檔案信息資源是公開發(fā)表的也包括不公開發(fā)表的檔案信息資源。

2、二次檔案信息資源

二次檔案信息資源是指在原始檔案信息資源（一次檔案信息資源）基礎(chǔ)上進(jìn)行加工、編制而形成的記錄檔案文獻(xiàn)內(nèi)容特征和形式特征的檔案信息資源系統(tǒng)，包括各種類型的檔案目錄、檔案文摘、索引、指南等形式。

二次文獻(xiàn)型檔案目錄的組織形式應(yīng)當(dāng)能夠從不同的角度反映檔案文獻(xiàn)的內(nèi)容和形式，以便于檔案用戶根據(jù)自己的需要來利用檔案文獻(xiàn)，對其管理功能可以不作太多的考慮。“檔案目錄組織是按照科學(xué)的規(guī)則和方法，把檔案條目組成系統(tǒng)的檔案二次信息系統(tǒng)的過程，也是一個具體的檔案目錄的形成過程，檔案目錄組織是檔案著錄的繼續(xù)和發(fā)展，它使檔案條目由個體到整體，由無序到有序，形成一個具有獨(dú)立檢索意義的目錄形態(tài)”。通過組織二次文獻(xiàn)型檔案目錄，由檔案工作者代替檔案用戶完成了信息的初選，把內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案信息簡潔明晰地標(biāo)示出來，以便檔案用戶能快速檢索到相關(guān)文獻(xiàn)。二次檔案信息資源信息服務(wù)必須努力做到兩點(diǎn)：一是及時；二是新鮮。

3、三次檔案信息資源

三次檔案信息資源是按照需求，充分利用二次檔案信息資源并對檔案原生文獻(xiàn)的信息進(jìn)行重組和集成的信息再生產(chǎn)品。其信息的單元是事實(shí)、數(shù)據(jù)、概念、觀點(diǎn)等，其功能是通過易檢方式，集中提供某方面、某類型的信息，這些檔案信息可直接被利用者所使用，而不是像二次文獻(xiàn)那樣僅提供文獻(xiàn)信息的檢索。三次文獻(xiàn)中的參考工具書，主要是對檔案文獻(xiàn)信息進(jìn)行集成和重組，一般不增加信息含量。但綜述、述評、專題研究等三次文獻(xiàn)，通過對多種檔案信息的比較、研究并提出某種結(jié)論、推測和建議，從而增加了信息的含量。

二、面向檔案信息本體開發(fā)的方法

1、整理加工型

檔案信息資源非常的豐富，但同時這些信息資源多數(shù)處于比較原始的狀態(tài)，若要想其被檔案用戶及時準(zhǔn)確地利用，從中獲取有價值的檔案信息，我們必須采取一定的手段對檔案中包含的信息進(jìn)行加工和整理，將原始的檔案材料轉(zhuǎn)變成信息密集的二次文獻(xiàn)乃至三次文獻(xiàn)。其主要采取檔案著錄、檔案標(biāo)引、編織檔案檢索工具、檔案編研等方法。

2、翻譯與轉(zhuǎn)化型

翻譯與轉(zhuǎn)化型開發(fā)，是指根據(jù)用戶需求，將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源進(jìn)行形式轉(zhuǎn)換以方便檔案用戶利用的開發(fā)活動。這里的翻譯主要是指克服各類語言的限制，將外文檔案資料翻譯成本土語言；轉(zhuǎn)化是指將檔案信息資源在不同的類型、載體、組織結(jié)構(gòu)、表現(xiàn)形式間轉(zhuǎn)化。具體來說就是多語言化：將外文的檔案書籍或檔案資料提供借閱或翻譯并出版；多介質(zhì)化：將口述檔案信息資源、實(shí)物檔案信息資源通過筆錄、錄音、拍攝等方式轉(zhuǎn)化為文獻(xiàn)型的和視頻型的，將網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源通過下載打印成文獻(xiàn)型的；數(shù)字化：文獻(xiàn)型也可以通過一定的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為電子型、傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上成為網(wǎng)絡(luò)型；多文件類型化：將 TXT文本轉(zhuǎn)化為 Word 文檔、CAJ 文檔或 PDF 文檔；多媒體化：將檔案信息內(nèi)容以文本、圖形、聲頻、視頻等形式結(jié)合成多媒體信息形式。在這幾種形式中，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和產(chǎn)品化、產(chǎn)業(yè)化是現(xiàn)時期所開發(fā)的重點(diǎn)內(nèi)容。

3、研究評價型

即通過對某一時期某一學(xué)科或某一專題的現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行歸納整理和系統(tǒng)分析，從而做出綜合敘述、評價建議，或根據(jù)其發(fā)展規(guī)律，預(yù)測未來一段時間的發(fā)展動向和趨勢的開發(fā)活動。這種開發(fā)是一種研究性的再創(chuàng)造活動，其結(jié)果將形成三類信息產(chǎn)品：

（1）綜述類：包括各種綜述、科研總結(jié)、專題總結(jié)、年度總結(jié)等。

（2）述評類：包括各種述評、點(diǎn)評和評論等。

（3）預(yù)測類：包括各種預(yù)測、趨勢分析和未來展望等。

三、兩種模式劃分的意義

1、有利于進(jìn)一步加強(qiáng)館藏建設(shè)

檔案館藏是檔案館工作的基礎(chǔ)和前提，館藏建設(shè)也是衡量檔案館工作水平的重要標(biāo)志。檔案館根據(jù)本館的任務(wù)，系統(tǒng)地規(guī)劃、建立和發(fā)展館藏體系的全過程，又稱檔案館藏建設(shè)。館藏建設(shè)的意義在于檔案館收集和整理文獻(xiàn)，以利用文獻(xiàn)記錄中的知識與情報。館藏建設(shè)的目標(biāo)是經(jīng)過精心選擇與組織而形成具有特定功能的知識體系。

2、有利于豐富檔案管理策略

面向用戶的檔案信息資源開發(fā)模式的實(shí)質(zhì)在于方便用戶充分利用檔案信息資源，所以其管理策略應(yīng)更注重檔案的智能控制；而面向檔案信息資源本體的開發(fā)模式則更注重于檔案的實(shí)體控制。

智能控制與實(shí)體控制是檔案管理工作中的兩個重要手段或方面，無論是在傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時代，還是在電子文件時代兩個方面的任何一個方面都不可或缺。但實(shí)體控制和智能控制在檔案工作中的應(yīng)用有不同的側(cè)重。它們在檔案管理具體工作中具有不同的工作方法，體現(xiàn)不同的特點(diǎn)。在檔案管理的策略上應(yīng)該以實(shí)體控制和智能控制并舉。

三、有利于完善檔案學(xué)科體系的構(gòu)建

對于檔案學(xué)科體系，目前不同的學(xué)科有不同的見解，如王心海認(rèn)為，是指檔案學(xué)研究的具體內(nèi)容和范圍，以及由這些具體內(nèi)容和范圍而形成的互相聯(lián)系的理論、觀點(diǎn)和方法的有機(jī)整體。任遵圣認(rèn)為，檔案學(xué)的科學(xué)體系包括以下內(nèi)容：

（1）檔案學(xué)的整體科學(xué)體系結(jié)構(gòu)；

（2）研究各知識單元在檔案學(xué)的科學(xué)體系結(jié)構(gòu)中居何種位置；

（3）組成檔案學(xué)的科學(xué)體系結(jié)構(gòu)的各知識單元之間的結(jié)合方式，應(yīng)該要相對穩(wěn)定。

檔案學(xué)科體系，是指檔案學(xué)內(nèi)部分支學(xué)科構(gòu)成的有機(jī)整體，它的實(shí)質(zhì)是檔案學(xué)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，而中心問題是檔案學(xué)內(nèi)部各學(xué)科分支的劃分和歸屬。對于這樣各種學(xué)術(shù)見解我們不作深究。但是有一點(diǎn)是無可爭議的，檔案學(xué)作為一門獨(dú)立的科學(xué)學(xué)科，已為世人所公認(rèn)。

隨著時代的飛速發(fā)展和檔案工作實(shí)踐的不斷豐富，檔案學(xué)研究的觸角正逐漸伸向檔案工作的各個領(lǐng)域，使這一學(xué)科的研究內(nèi)容越來越廣泛，范圍越來越寬，檔案學(xué)分支學(xué)科不斷發(fā)展。從一個學(xué)科的長遠(yuǎn)發(fā)展觀點(diǎn)來看，弄清它的科學(xué)體系的構(gòu)建出發(fā)點(diǎn)，不僅可以從整體上促進(jìn)本學(xué)科的豐富和發(fā)展，而且還將會決定某些分支學(xué)科的產(chǎn)生及其發(fā)展方向。