城建檔案館的功能淺述

李冰

檔案館事業是國家的一項重要文化事業，也是國家檔案事業的主體，城建檔案館事業是檔案館事業的重要組成部分，有著自己獨特的功能。隨著經濟社會、城市建設各項事業的迅速發展，提升和加強城建檔案館建設成為社會的迫切需求，探討城建檔案的功能問題，是城建檔案館建設的應有之義。

“功能，即效能，指事物在一定的環境和條件下發揮的有利作用。。城建檔案館的功能即指其在一定的環境和條件下發揮的有利作用，也可以說是城建檔案館在社會分工中所承擔的職責和任務。根據穩定性程度，檔案館的功能又可分為基本功能和動態功能。通常，我們把檔案的收集、管理、提供利用稱為檔案館的基本功能，它受社會制度和一定歷史階段的影響較小，在不同國家、不同歷史時期，檔案館基本功能只有量的不同，而無大的質的區別。檔案館的動態功能是其基本功能的延伸和在一定社會環境下的外在實現形式，具有明顯的時代特點，隨著社會制度和一定發展階段而變化、發展和調整。我國古代的檔案庫，‘都是皇家的御用機構，所藏檔案為皇家官府所占有，主要為皇權政治服務，不面向社會，不為社會服務。到了故宮博物院文獻館時期才逐步開展了編輯出版檔案史料匯編、檔案史料目錄、圖籍、檔案論文集等方面的工作。中華人民共和國成立以后，檔案館的功能定位也是不斷變化的。改革開放前，我國檔案館的功能以保管檔案資源為主，嚴格控制利用。1979年全國五屆人大一次會議提出開放歷史檔案的提案。1988年1月1日起施行的《中華人民共和國檔案法》設專章規定檔案的利用和公開問題，一檔案信息利用進入了信息資源開發和共享的時代。2000年全國檔案館工作會議提出了檔案館是“兩個基地，一個中心”的功能定位。2004年全國檔案工作會議又提出了“四位一體”的新體制，明確提出把檔案館真正建成保管黨和國家重要檔案的基地、愛國主義教育基地、己公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心。充分體現了“三個代表”重要思想和“以人為本”的科學發展觀，體現了我國各級國家綜合檔案館為黨和國家大局服務，為黨委和政府中心工作服務的強烈的政治責任感和時代特點。

作為國家檔案機構體系重要組成部分的城建檔案館，無疑也是適應“四位一體”新體制要求的。由此看來，現階段城建檔案館作為政府所屬的科學技術事業機構，不僅具備檔案收集、管理、利用的基本功能，而且還具備承傳歷史文化、傳播知識信息、資政襄政、繁榮科研、發展經濟、推進民主政治、社會教育和文化休閑等動態功能。根據社會發展趨勢和城建檔案館工作實際，筆者認為，當代城建檔案館主要應具備行政管理功能和社會服務功能。

一、行政管理功能

城建檔案館是政府所屬的科技事業單位，按理不具有行政管理職能。但多年的城建檔案工作實踐證明，沒有行政管理職能，城建檔案工作的開展必然遇到重重困難。所以，在過去的20多年間，全國各大、中城市相繼依托城建檔案館成立了“城建檔案管理處”，實行“館處合一，一個機構兩個牌子”的管理體制，履行市政府管理城建檔案工作專門機構的職能。于是，城建檔案館便演變為具有一定行政職能的城建科技事業單位。對此，盡管目前仍存大很多爭議，但實踐證明這是一種行之有效的做法。國務院、建設部高度重視城建檔案工作，先后頒布了《建設工程質量管理條例》（國務院第279號令）、《城市建設檔案管理規定））（建設部第61號令）、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》（建設部第78號令），一方面加強了城建檔案立法工作，將城建檔案工作納入了建設工程預驗收制度，同時進一步強化了城建檔案館的行政管理職能。實際工作有需求，法規上有依據，城建檔案館應該具備行政管理功能并努力發揮出最佳效果。

二、社會服務功能

筆者認為，城建檔案館的社會服務功能是一個龐大的系統，它包括信息服務、技術服務、培訓服務和教育服務四個方面內容。

1、信息服務，包括信息集存、信息開發和信息傳輸三個緊密聯系的環節。城建檔案館通過一定的計劃和安排，將有關城建的各方面信息源收集并保存在館內或數據庫內，以備隨時調用。由于所藏城建檔案資料內容的廣泛性、綜合性、專業性，形式的豐富多樣性，在保證實現自身功能的基礎上，可以使其信息集存具有專業圖書、情報館的功能，具有博物館的功能，具有文化館的功能，具有科技館的功能，這樣可以實現資源的整合共享。集存信息的目的是為了提供利用，所以城建檔案館應通過編研等各種有效途徑，將館藏資源開發成各種信息產品，方便社會利用。信息開發出來了，必須傳輸出去，否則，就等于沒有開發，為此，城建檔案館應建立各種有效信息通道，將館藏資源及智能化成果及時傳遞給各類用戶。

2、技術服務，指城建檔案館利用自身技術優勢和人才優勢開發對外技術咨詢服務和業務承攬服務，比如業務指導、聲像檔案攝制、檔案編研、軟件開發、系統維護等。

3、培訓服務，分為對內培訓和對外培訓，對員工培訓和對用戶培訓，收費培訓和免費培訓，通過培訓可以達到提升城建檔案工作隊伍的整體素質，增強用戶的檔案意識，提高檔案利用效率，實現檔案價值最大化。

4、教育服務，城建檔案積淀了厚重的城市歷史文化和豐富的科學技術信息，城建檔案館在利用城建檔案對公眾開展愛國主義教育、科學素養教育、人文素養教育、創新教育等方面大有作為。同時，隨著社會的發展和物質的豐富，人們有了更多的休閑時間和更多精神上的需求，城建檔案檔案館在履行教育功能之外，還可滿足人們文化休閑需求。

總之，要實現城建檔案的價值，增強競爭力，改變自身的形象，必須抓住各類型用戶的需求心理，在保證實現基本功能的基礎上，使自身功能由單一向多元化轉化，只有如此，才能吸引全社會的廣泛注意，通過擴展自身多種服務功能，將城建檔案信息交流納入到整個國民經濟聯合成的完整的體系的循環之中，使各部門、各行業、社會各界利用者之間通過信息交流，相互間實現良好的合作，從而使城建檔案事業與社會各行各業緊密聯系在一起。

參考文獻

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