論OA系統在辦公過程中的優化作用

柏麗華

摘 要：OA系統應用于醫院辦公系統中，可以有效的提升信息交換速度，促進醫院辦事效率的提升，降低辦公成本。本文就我院使用辦公自動化系統的經驗，對其在醫院管理中所發揮的主要優化作用進行簡要探討。

關鍵詞：OA系統 醫院管理 辦公自動化系統

1、OA 系統概述

辦公自動化是近年隨著計算機發展而提出的新概念，其英文全稱為Office Automation，縮寫為OA。辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。辦公自動化系統的實施，可以使組織機構內部的人員跨時間、跨地點協同工作，同時使信息的傳遞更加快捷、方便，從而極大地改善了辦公條件，提高了工作質量，提升了辦公效率。

我國的辦公自動化起源于20 世紀80 年代，至今已有近30年的發展歷史。隨著辦公自動化技術的快速發展，其產品不斷涌現，辦公自動化的內涵也得到了極大的豐富。最初的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。在后來的發展中，辦公自動化的內涵主要指用電腦進行文書存貯、排版及輸出工作，用電腦進行人事、財務等方面的管理。而現代意義的OA 系統則重在強調提供辦公信息的共享、交換、傳遞及監控等功能，提供一種協同辦公的環境。

2、醫院推行辦公自動化系統的必要性

隨著醫療體制改革的深入展開，衛生信息化建設是衛生行業在現代化背景下的必然選擇，面對這樣一種形勢，利用信息技術全面改造醫院的傳統辦公方式，就成為十分迫切的任務。現代管理模式和管理方法的應用，使越來越多的醫院領導注意到提高辦公效率和辦公質量必須采用先進的管理工具和管理手段。而實現辦公自動化便成為現階段許多醫院管理的重點目標。辦公自動化系統充分利用網絡技術和信息技術，改進傳統的管理方式和工作方法，理順內外行政管理程序，對推進行政職能轉變，規范行政行為，降低行政成本，提高行政管理水平和工作效率具有重要意義。

3、OA系統在醫院管理中的優化作用

3.1 提高了工作效率和工作質量，節約了辦公成本

OA 系統的推行，使得許多跨部門的、重復性的日常行政事務都可以在網絡環境下實現，如傳遞公文、發布通知、管理文檔、跟蹤反饋信息等事務，這樣，不僅減少了原有的多個中間環節，增加了公文、信息傳遞的可靠性和及時性，節約了時間，解決了“人找人、找不到人”的局面，方便了領導和工作人員辦公，提高了整個醫院行政部門的工作效率，而且也可以免去傳統的紙介質載體的傳遞方式，使紙張消耗、通訊費用等明顯減少，有力推動了醫院無紙化辦公的力度，有效降低了醫院行政辦公成本及管理成本，提高了經濟效益。

3.2 規范了辦公流程，提高了工作的管理和控制水平

在OA 系統中，每種辦公事項都有規范的工作流程，結合我院工作實際，設計了符合醫院實際的協同辦公模塊和公文管理流程。通過辦公用品申領、請假等日常工作的信息化管理，提高了工作效率，加強了對各部門的成本管理。通過對醫院黨政公文的信息化管理及流程設計，撤消了醫院打字室，節省了人力成本，并使每個成員都有明確的責任權限，這種工作流程的約束機制，帶來了科學化、規范化和制度化的管理理念，可以減少工作中人為的錯誤，使執行力度大大提高。此外，在辦公自動化系統中可以實現工作流程的自動化，包括對流轉過程的實時監控和跟蹤，醫院職工可以結合實際對未按照進度完成的工作進行及時有效的監督。

3.3 實現了各科室之間的信息共享，方便了信息查詢

醫院管理不僅涉及一般事業單位管理中必須有的行政活動，如公文、檔案、財務、人事和資產等行政活動，而且還涉及醫療、科研、教學等業務活動。這就決定了醫院每天有大量的信息產生，并形成各種各樣的工作流。結合醫院工作實際，設立了公文發布、信息發布和工作安排3 個公共欄目，使醫院的各項決策得以及時發布，保證了醫院的政令暢通。依據醫院科室設置情況，設立了醫療管理、財務與經濟管理、院感與職業病管理、質控與醫保管理、教學與科研管理、基建與后勤管理、外協與設備管理、中研院信息等各類信息平臺欄目，將醫院的各類資源有效整合在統一的平臺下，實現了信息資源的共享，使相關人員能夠有效地獲得整體的信息，提高了整體的反應速度和決策能力。

3.4 增強了協同辦公能力，促進了科室成員間的交流，提高了醫院整體凝聚力

OA 系統以協同操作、協調運行為技術基礎。一方面，每個成員可以根據自己的權限，了解和自己相關的工作，如上級交代的事情、需要與別人合作的事情、需要交給別人完成的事情等，通過協同辦公，可以加強科室成員之間、科室成員與院領導之間的內在聯系，提高了醫院整體決策效能。另一方面，在我院的OA 系統中，還提供了多種醫院內部信息交流的模塊，如我院的內部討論板塊包括管理討論區、職工園地、留言板、信息化建設和研究生俱樂部等，這些板塊不僅為大家提供了一個較好的學術交流平臺，使大家就自己在工作中所獲得的經驗及所遇到的問題進行交流、討論，同時也豐富了醫院的各種文化活動，增強了工作人員的積極性，提高了醫院的整體凝聚力。

4、醫院辦公自動化系統應用中存在的主要問題及改進意見

OA 系統的實施改變了傳統的作業方式，為醫院的行政管理部門提供了現代化的日常辦公條件及豐富的綜合服務信息，提高了醫院的辦公效率和管理水平。但由于各種原因，當前的辦公自動化系統在實際應用過程中仍存在著一些問題。

4.1 醫院行政辦公管理水平不高，辦公人員對OA 系統的整體參與度不夠

目前，醫院行政辦公管理方面仍處于“人治”階段，缺少明晰的管理流程，隨意性較強。這與辦公自動化系統帶來的流程控制及信息傳遞網絡化理念產生了沖突，使辦公自動化系統的推廣應用受到阻礙。這一方面需要繼續改進傳統的行政辦公管理模式，另一方面還需要高層領導與OA 管理部門的密切配合，制訂使用OA 系統的規章制度，切實規范系統的工作流程，并且盡可能地切斷不必要的傳統紙質信息流轉形式，調動各部門參與使用OA 系統的積極性，切實加快系統的推進速度，充分發揮其在醫院管理中的作用。

4.2 系統功能單一，對系統的使用停留在較低層面

為了確保OA系統的順利實施，在使用初期，管理部門選擇的只是一些較為常用的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程，可以說這只實現了辦公自動化的一部分業務。在后期的使用過程中，在系統運行良好的情況下，需要對系統進行新的設置，可以嘗試啟用一些其他輔助辦公性質的模塊，并結合醫院實際設計一些較為復雜的流程，繼而推廣，使更高級的自動化系統功能得到發揮，進而切實提高醫院行政管理效率。

參考文獻

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