淺談數字化時代企業檔案信息化建設

楊子萱

摘 要：數字化時代企業檔案是一個企業最重要的寶貴財富，也是一個企業經營水平的體現，更是一個企業綜合能力的表現。本文以檔案信息化的概念和檔案信息化的重要性為出發點，進行展開分析，在數字化時代的大背景下，探討了企業檔案信息化建設所存在的問題，最后從加強企業管理部門對檔案信息化管理的重視、加大企業檔案管理信息化的基礎設施投入、完善企業檔案管理機制、加強數字化檔案網站的建設四個方面，探討了企業檔案信息化建設的對策及引發的思考性問題。

關鍵詞：數字化；企業檔案；信息化建設

1 數字化時代檔案信息化概念及其檔案信息化重要性

1.1 數字化時代檔案信息化的概念

企業檔案是一個企業的靈魂，是最重要的寶貴財富，也是企業經營方式的體現。所謂檔案信息化建設就是利用新時代的技術在保證企業檔案內容不變的情況下，把檔案的機構和存儲的方式作出符合信息化原則的轉化。在轉化的過程中，一方面需要實現對企業檔案的資源化，另一方面是對企業檔案物理形態作出符合信息化環境和信息化目標的轉化。在數字化時代，企業檔案的信息化建設，并不是一個單純意義上的技術性問題，在很大程度上表現出了系統性與工程的復雜性，是技術與業務之間的相互溝通、相互影響、相互融合的過程。

1.2 數字化時代檔案信息化的重要性

企業檔案信息化是提升檔案管理工作水平的必然要求。傳統的企業檔案管理都是以紙張形式進行記錄管理的，隨著社會的發展和進步，逐漸出現了照片、影片、錄音錄像帶、磁帶、磁盤、光盤等多種形式的載體。而現代化的數字電子檔案又成了檔案發展的必然趨勢，相較于傳統的紙質企業檔案管理，它具有極強的管理性和安全性，更容易保存，不易損壞。只有實現了企業檔案的信息化管理，才可以把封閉式的檔案變成可以科學合理配置的檔案系統，也為今后檔案信息化管理和利用提供了保障。

2 數字化時代企業檔案信息化建設存在的問題

在數字化時代的大背景下，許多企業在企業檔案建設中出現了不平衡性，甚至還有一些企業出現了生存性問題。主要表現在：企業資金不足、專業人才缺乏、基礎化設置不夠、信息化程度不高等等。并且檔案信息化管理和其他信息管理之間沒有實現有效的銜接與溝通，在很大程度上，給我們國家的企業信息一體化管理帶來了重重阻礙。

3 數字化時代企業檔案信息化建設的對策

3.1 加強企業管理部門對檔案信息化管理的重視

從企業長久發展趨勢來看，信息化檔案管理在經濟發展中，逐漸占有了舉足輕重的地位。一個優秀的企業需要一套完整的企業檔案信息化系統，在時效上，企業檔案還需要具備信息的完整性、準確性和及時性。一個優秀的企業從生產到策劃再到營銷，需要企業檔案在建立和制作的過程中更加詳細、具體和完整。這不僅有利于企業內部的經營和管理，同時也提高了企業的工作效率。因此，越來越多的管理層開始重視企業檔案信息化的管理與建設，因為他們已經深刻的意識到，只有與時俱進，積極轉變思維方式，不斷開拓創新，才能使企業在雨后春筍般的競爭中立于不敗之林。

3.2 加大企業檔案管理信息化的基礎設施投入

檔案建設科學化、規范化、制度化的實現，離不開硬件設備的配置。然而，受資金等種種方面的制約，許多中小型企業并不愿意投入資金在企業檔案的信息化建設上，從而造成了檔案基礎設施配備不足、設備陳舊等問題。如今很多企業還處于比較傳統的檔案管理狀態，更多的是以書面形式進行企業檔案管理，而書面的形式更容易丟失或損壞，久而久之企業就會進入惡性循環的狀態。要想改變這種現狀，企業必須加大檔案信息化基礎設施的投入，不斷提高信息化基礎技術水平與硬件設備配置，以檔案信息化系統為主體，在數據庫體系中進行存儲、檢索、整合、利用。同時還要加強檔案信息數據庫備份系統、安全加密系統的多方位建設。一旦出現黑客攻擊、病毒入侵、文件損壞等現象，企業就能通過檔案備份系統對損壞的檔案進行更新恢復，及時、有效的保證了檔案的完整性、安全性，將企業的損失降到最低，確保企業正常運行。

3.3 完善企業檔案管理機制

加強制度建設、建立良性運行機制，是提高檔案管理科學化水平的關鍵和保證。首先要建立健全科學管理檔案的長效機制，引進一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，企業檔案管理應注重對相關科學知識的補充和更新，更應該運用現代科學技術手段不斷強化管理水平。一是要建立目標職責體系。制訂《檔案管理領導小組工作職責》、《檔案員、兼職檔案員工作職責》等制度，使責任落實到人。二是要建立操作規范體系。按照檔案管理要求，結合本企業實際，制定并落實文書立卷歸檔辦法，文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限、檔案保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀等制度，使檔案管理工作做到有章可依，有規可循。三是要建立督促檢查體系。大力加強對檔案管理的監督檢查力度，采取自查、互查、抽查、普查相結合的方式，有效堵塞檔案管理中的漏洞和隱患，堅決杜絕在檔案管理中出現案卷損壞、失密泄密、案卷丟失等問題，推動檔案工作健康發展。

3.4 加強數字化檔案網站的建設

檔案網站是檔案工作面向員工和社會的一個重要窗口，是數字化時代發揮檔案信息作用的重要渠道。為企業各業務部門提供及時、可靠的檔案信息資料，實現檔案信息共享。利用者可以通過網站快速瀏覽檔案信息，在互不干擾的同時，在各自的計算機終端上查找、利用同一份文件，大大提高了工作效率。檔案信息利用網絡化實現了檔案利用的無紙化辦公，系統自動記錄、自動統計等，效率高速度快；檔案信息利用網絡化，能實現交流方式資源共享，開放式數據庫，可以實時傳送檔案數據，使信息資源得到最有效的利用；檔案信息利用網絡化，還可以實現異地遠程利用檔案信息，為企業決策提供可靠依據，也為企業經濟效益最大化提供有力的保障。

4 總結

數字化企業檔案信息化建設，是一個企業跟上時代步伐的必經之路，也是一個企業事業發展的重要方向。是企業經營狀況的體現，更是企業提高效率的核心。堅持以用戶的理念為想法進行服務，在此過程中不斷的拓展新領域、豐富企業的服務內容、創新企業檔案的服務機制、改善服務條件、提高服務質量、滿足各種用戶的不同需求。才能使企業不斷發展壯大，在雨后春筍般的競爭中立于不敗之林。

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