關于加強衛生監督檔案管理工作的建議

摘 要：衛生事業是關系國家民生大計的基礎事業，開展衛生監督體制改革是當前深化改革開放的重要內容之一，其中加強衛生監督檔案管理工作又是關鍵所在。本文首先闡述了衛生監督檔案管理的概念內涵，并就當前國內衛生監督檔案管理工作所存問題進行了分析，同時探討了具體的對應改善建議，旨在為相關工作提供一定的參考指導。

關鍵詞：衛生監督檔案；管理問題；改善建議

我國經濟社會的持續發展，為國民營造了更高質量的生活環境，人們的生活水平日益增高。隨著人們對健康的關注度提高，衛生事業成為了當前的社會熱點。開展衛生監督體制改革成為了當前深化改革開放的重要內容之一，其中加強衛生監督檔案管理工作又是關鍵所在。我國對檔案管理的重視程度正在持續加深，如今已經取得了階段性成果，但是仍然因復雜因素的影響導致不少問題存在。因此，積極開展衛生監督檔案管理工作研究，查找出問題后積極施策改善，是十分必要的。

1 衛生監督檔案管理的概念內涵

衛生監督檔案，是由國家衛生監督機構為主體，在實施具體活動過程中所產生各種檔案資料，這些資料可在未來某一時期的衛生疾病控制研究等活動中發揮出積極的參考作用。衛生監督檔案同其他功能性檔案相比，除了具備一般性檔案的共有特性外，還具有周期長、波及面廣、不可復得等特點。正是考慮到衛生監督檔案管理所涉及的內容復雜繁多，各種程序或流程復雜多變，才需要及時對檔案進行整理和保存，以確保其他各項工作的順利開展。

對衛生監督檔案管理而言，屬于衛生監督工作體系中的重要內容。其典型作用和意義體現在幾方面：一是通過衛生監督檔案的管理，可對一切衛生監督活動實行有效記錄，各種原始數據的存在更有利于監督工作的推行，參考價值巨大。二是衛生監督檔案管理可以客觀地反映衛生監督管理中個體或群體的合法權益，促進衛生監督工作的公正客觀開展。三是衛生監督檔案管理的高效性得益于衛生監督工作的質量，而且檔案管理工作也可以對衛生監督工作形成良性反饋，保障后者工作的有序性。

2 當前國內衛生監督檔案管理工作所存問題

2.1 相關從業人員的專業素質較低

在國內，有很多從事衛生監督檔案管理工作的工作人員并沒有與工作崗位相符的專業檔案管理理論知識。不少地區的衛生監督檔案管理工作缺乏科學系統性，從業人員的素質表現較差，如檔案管理崗位人員無高度負責的責任意識、無精益求精的工作態度、無系統專業的檔案管理知識體系；對各種衛生監督檔案的價值判斷失準、對檔案管理毫無嚴謹性與細致性；面對現代電子化辦公方式，不會靈活應用計算機操作，不會對簡單的檔案管理問題進行及時解決等等，導致大量的衛生監督檔案管理工作無法收到實效。

2.2 內部檔案的系統化建設程度不高

由于容易受各種復雜因素的影響，衛生監督檔案的管理總是困難與阻礙不小。通常，圍繞一項事務所開展的檔案管理工作，要具體從最初的擬定計劃到后期的總結完工等不同環節進行深度處理，處理講求系統化，然而實踐工作中的系統化建設程度依然不足。表現在幾方面：一是檔案管理的重要性得不到有效認識，檔案資料文件的形成存在滯后性；二是材料咨詢等信息收集不集中，部分文件分散獨立，導致歸檔不及時不到位；三是行業內的人員存在較高流動性，一些檔案工作無法有效交接，導致大量材料的存放失去完整性或系統性，限制了衛生監督行動的科學可持續。

2.3 衛生監督檔案管理體制不完善

由于缺乏更具強制性的管理制度，衛生監督檔案的部分材料歸檔或文件整理過程通常較為混亂，直接導致后期檔案的不完整性。當然，也有一些工作人員無視現有制度約束，對于成文的操作規定也總是一知半解，查閱檔案信息時不按規定查閱，借閱檔案時不遵守登記制度，返還檔案的時間也不守約，破損丟失的情況頻頻發生，嚴重影響到后續檔案的維護保養與再次使用。若不能有效健全管理制度，衛生監督工作的開展之路還是充滿了荊棘與陷阱。

2.4 檔案管理的信息化水平待提高

時代的發展讓更多的網絡信息化手段融入到了更多的行業領域中。如今，不少基層衛生監督機構尚未普及檔案管理的信息化，以手工方式整理檔案既費力又費時。大量的手工作業不但整體效率低下，且很難讓用戶在信息查閱等環節中感受到方便性。隨著更多衛生監督檔案管理需求的增多，不會開發檔案管理的信息化，就只能被動承受各種不利影響。

3 加強衛生監督檔案管理工作的改善建議

3.1 積極加大培養，提高人員素質

管理工作的核心和基礎在于人，衛生監督檔案管理也必然受人的影響最大。對此，相關機構應該重視加強對專業管理人員的培訓。首先嚴格要求所有管理人員務必遵章守紀，端正態度，改進作業，堅定信念，增強為民服務宗旨意識，鞏固和提升政治素養。其次，強化構建專業人員的科學培養機制，對在崗人員進行業務技能繼續教育，不斷提升專業素質。對新入職人員進行崗前專項培訓，加強考核，督促人員積極更新信息，奠定扎實管理基礎。

3.2 落實統籌管理，改善系統化程度

新形勢下，衛生監督檔案管理要摒棄舊思想，推行新理念，以滿足現實人們的需要。首先，在相關管理工作的軟硬件設施投入方面要加大力度，科學部署，統籌落實，嚴格保障檔案管理的物質基礎到位。其次，應有意識提升衛生監督檔案的整理歸檔，各人員應收集不同時期的系列檔案資料，要加強類型編排實現統一歸檔，確保資料完整性。第三，要對檔案管理領導提出高要求，對檔案管理保持高度重視，以身作則，細化職責，嚴肅監督，對各項業務服務水準進行抽查考核。

3.3 完善管理機制，提升檔案管理效率

各管理單位或部門應進一步建立完善衛生監督檔案管理制度，明確在檔案收集、整理、歸檔、分類、保存、保密等環節的制度建設，要不斷研究檔案管理的科學規范化。各負責人與領導部門要層層把關，強化管理環節的審核確認，主動挖掘和排查各種問題，適時展開研究處理，不斷降低和消除檔案管理工作疏漏，加強衛生監督檔案管理的高質量高效率。

3.4 引入信息化技術，增強信息共享

管理的信息化是現代社會的發展必然趨勢，也是合理要求。衛生監督檔案管理的工作也應不斷引入信息化技術，積極適應現代化事業發展要求。積極整合各項資源，開展檔案管理的智能信息化研究，使得原有的紙質、人工處理方式全部轉變為數字化、網絡化處理。各單位機構應組建數據資料庫，對于不同時期、不同事務的檔案形成數據流的長期存儲，用戶通過關鍵詞搜索查閱等功能可實現檔案信息共享。

4 結束語

衛生監督檔案應是衛生監督機構開展日常活動的各項資料的匯集，能夠對機構業務活動提供重要的幫助。針對各種問題，相關機構應積極加大培養，提高人員素質、落實統籌管理，改善系統化程度、完善管理機制，提升檔案管理效率、引入信息化技術，增強信息共享等，來加強衛生監督檔案管理。

參考文獻

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作者簡介

趙紅莉（1985-），女，河北石家莊人，助理館員，本科，主要研究方向：檔案管理。