淺談制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔

姚媛

摘 要：文書檔案是支持制造企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的重要基礎(chǔ)資料，隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高，電子化公文成為企業(yè)文書材料的主體，如何做好電子公文無紙化歸檔工作成為制造企業(yè)探索的重要內(nèi)容。本文就當(dāng)前企業(yè)電子文件歸檔存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對性措施，為制造企業(yè)無紙化歸檔工作提供參考。

關(guān)鍵字：制造企業(yè)；電子公文；無紙化歸檔

國家檔案局規(guī)定，企業(yè)需要進(jìn)行永久、長期保存的電子公文采取電子歸檔和紙質(zhì)載體歸檔“雙套制”方式，但是受傳統(tǒng)檔案管理理念束縛，當(dāng)前制造企業(yè)在電子公文歸檔方面更側(cè)重于實(shí)體歸檔，電子文件收集不齊全、歸檔不規(guī)范、電子文件存儲載體保管不善等問題十分突出，因此，加強(qiáng)制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔管理十分必要。

1 電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的差異

電子公文與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在表現(xiàn)形式、存儲載體、使用方式上存在著較大的差異，因此在文件歸檔管理上也有著很大的不同：一是電子公文具有間接使用的特性。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在查閱利用時必須通過調(diào)閱原始文件進(jìn)行翻看才能獲取其上記載的信息內(nèi)容，而電子公文是以二進(jìn)制代碼的形式存在，無法直接利用，必須借助特定的計算機(jī)軟件才能讀取信息。電子公文間接利用的特性要求其在歸檔時必須利用特定的信息系統(tǒng)來輔助進(jìn)行管理。二是電子公文具備完全共享性。在制造企業(yè)中無密級的文件可以被企業(yè)員工共享使用，但是受紙質(zhì)載體限制，同一時間里只能被一人使用。而電子公文是電子信息文件，通過檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱或者光盤讀取文件時可以不被載體束縛，實(shí)現(xiàn)多人的同時共享。與此同時，電子公文在安全性上也存在一定的風(fēng)險。三是存儲環(huán)境上存在差異。傳統(tǒng)紙質(zhì)公文在存儲環(huán)境上主要是注重對溫度、濕度的控制，但是電子公文的存儲介質(zhì)除了對溫濕度有要求，在防磁方面也有著較高的要求，同時檔案管理系統(tǒng)還要求具備較高的安全保密環(huán)境。

2 制造企業(yè)電子公文無紙化歸檔存在的問題

2.1 制度不健全，管理不規(guī)范

對于制造企業(yè)來講，企業(yè)的核心業(yè)務(wù)是生產(chǎn)制造，而企業(yè)電子公文的歸檔管理工作等綜合管理事務(wù)則常常不被企業(yè)高層重視。不少企業(yè)在公文歸檔管理方面缺乏完備的工作制度，特別是電子檔案剛剛興起，很多企業(yè)很少甚至是沒有建立這方面的管理制度。因?yàn)槿鄙倭斯芾碇贫鹊闹危沟秒娮庸脑谶M(jìn)行歸檔時存在收集不齊全、存檔不規(guī)范、使用程序不正當(dāng)?shù)葐栴}，電子檔案的完整性、真實(shí)性、完整性方面得不到有效的保障。不規(guī)范的電子文件歸檔工作一方面浪費(fèi)了企業(yè)的人力物力，另一方面也造成了企業(yè)有用信息的流失，給企業(yè)造成了損失。

2.2 電子文件易于修改，造成收集的困難

電子公文與傳統(tǒng)公文最大的不同在于其是由二進(jìn)制代碼組成的，易于被修改且修改痕跡不易被發(fā)現(xiàn)。許多電子公文的形成過程中不是一蹴而就的，其可能經(jīng)歷了多次的修改，這給電子公文在進(jìn)行歸檔時如何確定文件的原始性造成了不小的阻礙。同時，受組織機(jī)構(gòu)的制約，部門間信息共享障礙問題也給原始電子公文的收集帶來了難度。部分職能部門認(rèn)為，部門內(nèi)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)當(dāng)歸部門所有，而不愿意與其他部門共享。還有些部門因?yàn)殡娮游募跉w檔時需要進(jìn)行繁瑣的信息錄入，一些工作人員缺乏責(zé)任心，為了減少工作量而故意縮小了歸檔范圍，造成電子檔案的不完整。

2.3 業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不兼容性造成歸檔阻礙

隨著制造企業(yè)信息化管理水平的不斷提高，越來越多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部上線運(yùn)行，但是這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能是由不同的開發(fā)商開發(fā)制造的，系統(tǒng)的不兼容問題造成了電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一，這給文件的統(tǒng)一歸檔工作造成了阻礙。雖然可以采取數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的方式來進(jìn)行統(tǒng)一，但轉(zhuǎn)化過程中可能造成數(shù)據(jù)的失真，破壞歸檔電子文件的原始性。此外，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷的更新，一些存儲時間較長的電子文件，可能因?yàn)榘姹具^于陳舊而使得新系統(tǒng)無法讀取，企業(yè)管理者無法通過電子檔案獲取有價值的信息，檔案的利用價值大大降低，使企業(yè)蒙受損失。

2.4 安全保障不足，電子文件易受威脅

電子公文的數(shù)字化特性使其對計算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的依賴性，電子數(shù)據(jù)在存儲傳輸過程中可能會受到計算機(jī)病毒、木馬等惡意程序的侵害，造成原始數(shù)據(jù)的破壞或盜取。但是，當(dāng)前大部分的制造企業(yè)在電子公文安全保障方面的意識還不強(qiáng)，在信息安全保障措施上做的還不夠，安全漏洞問題給電子檔案帶來了巨大的威脅。此外，電子文件的存儲載體也存在易損壞、穩(wěn)定性差等問題，存儲載體的物理壽命常常達(dá)不到文件歸檔的時限要求，而企業(yè)電子檔案備份管理工作的不到位又造成歸檔電子數(shù)據(jù)的安全保管問題，一旦載體損壞將造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。

3 問題解決對策

3.1 健全電子文件管理體系

制造企業(yè)的管理者應(yīng)當(dāng)要認(rèn)識到電子公文在支持企業(yè)發(fā)展方面的價值，在電子公文歸檔方面要有一定的前瞻性。一是要建立和完善電子文件歸檔制度。制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)與當(dāng)?shù)氐臋n案管理部門積極溝通，根據(jù)企業(yè)實(shí)際工作情況制定相應(yīng)的電子文件歸檔制度，明確歸檔范圍和工作流程，為電子公文無紙化歸檔提供參考。二是要保障制度的嚴(yán)格落實(shí)。要實(shí)現(xiàn)預(yù)期的歸檔目標(biāo)就要求企業(yè)必須嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的檔案管理制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對各部門歸檔工作的考核，確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處。三是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，電子檔案的演變發(fā)展迅速，一些電子文件需要進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)處理，因此強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)是做好電子公文歸檔的重要基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)應(yīng)用

電子數(shù)據(jù)易于修改的特性使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性易受到威脅，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)用電子數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)來進(jìn)行防范。一是使用數(shù)字水印技術(shù)，在制造企業(yè)中常常會涉及到企業(yè)專利問題，電子公文容易被拷貝復(fù)制，一旦核心技術(shù)信息外泄會給企業(yè)帶來重大損失。利用數(shù)字水印技術(shù)可以給企業(yè)產(chǎn)生的電子文件增加水印串碼，形成直觀的防偽標(biāo)識，當(dāng)發(fā)生文件外泄、出現(xiàn)版權(quán)糾紛問題時也易于追蹤和查證。二是電子簽章技術(shù)，要實(shí)現(xiàn)電子公文的全流程無紙化歸檔，電子簽章技術(shù)是必不可少的，即反映了文件的版權(quán)和效力，又防止文件被篡改，保證了電子文件的原始性。三是完善檔案管理系統(tǒng)的安全保障措施，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)訪問權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格控制文檔拷貝下載權(quán)限，為終端訪問設(shè)備配備殺毒軟件并定期更新維護(hù)，配備檔案管理網(wǎng)絡(luò)的還應(yīng)當(dāng)增設(shè)防火墻等設(shè)備，防止外部非法訪問。

3.3 改善業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性

制造企業(yè)在開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時要注重系統(tǒng)的兼容性。一方面要做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)的頂層設(shè)計。許多業(yè)務(wù)系統(tǒng)在后期使用時出現(xiàn)兼容性問題，常常是因?yàn)橄到y(tǒng)在開發(fā)初期系統(tǒng)頂層設(shè)計不完善，系統(tǒng)功能設(shè)計缺乏前瞻性、系統(tǒng)預(yù)留接口不足導(dǎo)致的。因此，企業(yè)在開發(fā)系統(tǒng)前應(yīng)當(dāng)對企業(yè)未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)判，使系統(tǒng)能夠承載一定擴(kuò)充規(guī)模的企業(yè)運(yùn)作。另一方面是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計檔案管理軟件。企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般運(yùn)行時間較早，檔案系統(tǒng)在開發(fā)時應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)情況進(jìn)行設(shè)計，完善檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容和銜接，確保檔案系統(tǒng)能夠全面收集業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)。

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