檔案信息化建設與檔案管理研究

王玉琴

摘 要：檔案資料管理工作是國家、單位制定系統(tǒng)工作計劃和發(fā)展方向的重要參考依據(jù)，所以各單位首先應當引導全體檔案管理人員樹立正確認知，深入了解檔案信息化建設與檔案管理的積極意義。本文結合當前檔案管理工作中存在的不足（檔案數(shù)據(jù)的異構性與分散性、檔案管理的重視程度不夠、資金投入不足、制度相對滯后、基層檔案專業(yè)人才缺乏），對推進檔案信息化建設的相應措施予以探討，以便最終實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化、科學化的目標。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；研究

檔案信息化建設是指根據(jù)檔案管理的新情況、新原則運用信息技術提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，確立檔案管理、服務在網(wǎng)絡環(huán)境中的基本框架和方法，進而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務[1]。檔案信息化建設的內(nèi)容包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、標準化建設、檔案信息資源建設、人才隊伍建設以及安全保障體系建設等，其注重將檔案管理模式由實體保管轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息歸類與存儲。隨著科學技術的發(fā)展和社會對檔案管理工作要求的提高，研究檔案信息化建設與檔案管理主題具有積極價值。

1 檔案信息化建設與檔案管理的重要意義

計算機信息技術飛速發(fā)展的社會背景下，推進檔案信息化建設符合時代發(fā)展趨勢，有助于滿足社會要求。具體表現(xiàn)在：檔案信息化建設能夠根據(jù)用戶不同需求對檔案信息資源進行更加快速、有效地搜索，改變需要查閱紙質(zhì)檔案的復雜程序，從而幫助提高檔案管理的工作效率。同時，檔案管理人員可以利用計算機信息技術對已存的檔案資料進行檢索和查閱，為不同用戶提供相應的個性服務，進而提升檔案管理工作的服務水平。

2 檔案信息化建設與檔案管理存在的不足

2.1 檔案數(shù)據(jù)的異構性與分散性

目前常用的電子檔案傳輸形式不僅能夠減少傳輸時間，而且可以增強傳輸安全性，但是不同單位建有各自數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫囊括的檔案信息眾多且屬性不同，所以檔案分類整理工作的難度加大，檔案信息化建設亦受到檔案差異性的影響[2]。同時，我國尚未明確檔案管理的統(tǒng)一標準，不同地區(qū)的檔案管理方式和水平存在差異，加之各管理部門或者經(jīng)濟單位用于交接的檔案材料并未進行整合優(yōu)化，易造成數(shù)據(jù)重復、繁雜，進而影響數(shù)據(jù)準確性，最終可能阻滯檔案信息化建設進程。

2.2 檔案管理的重視程度不夠

部分檔案管理工作人員由于對檔案信息化建設的重視度不夠，未能及時學習現(xiàn)代化信息技術，仍采用傳統(tǒng)人工方式對檔案資料進行收集、分類、編號、整理及歸納，導致缺乏有效的電子數(shù)據(jù)庫，既不利于提高檔案管理水平，又影響檔案信息化建設的順利推進。

2.3 檔案管理的資金投入不足

檔案信息化建設的推進過程中需要依靠先進的科學技術和相應設備來建立健全信息網(wǎng)絡，如電子檔案數(shù)據(jù)庫等，因而充足的資金投入是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要保障。但由于部分單位對該項工作的資金管理不到位，檔案信息化建設難以持續(xù)、深入施行。

2.4 檔案管理的制度相對滯后

精簡、優(yōu)化、重組檔案管理流程是檔案信息化建設的核心所在，但我國檔案目錄匯總基本為每年一次，檔案移交則為十年一次，現(xiàn)有的檔案管理制度相對滯后，難以更好地服務社會公眾[3]。

2.5 基層檔案專業(yè)人才缺乏，整體素質(zhì)有待進一步提高

人才是重要的可視資源，但實際上大多單位缺乏基層的檔案專業(yè)人才，而且存在部分工作人員觀念意識相對守舊，應用新興計算機信息技術水平較低，或者工作責任感不強、研究探索熱情不高等現(xiàn)象，所以檔案管理隊伍的整體綜合素質(zhì)仍有待提高。

3 檔案信息化建設與檔案管理的相關措施

3.1 推進檔案數(shù)字化和資源共享

推進數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的趨勢，首先應滿足不同用戶的需求，然后在其基礎上構建數(shù)字化檔案目錄，以確保檔案信息的時效性。實行紙質(zhì)與電子文件雙檔案制度，將文本、錄音、照片等資料進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換后選擇關聯(lián)并存，有利于實現(xiàn)檔案信息的快捷檢索[4]。另外，需要打破信息壟斷、封鎖現(xiàn)象，可在國家最新頒布的相關政策指導下建立統(tǒng)一檔案信息管理平臺，設置檔案信息資源共享條目，不違反保密原則的前提下公開數(shù)據(jù)、資料，同時結合辦公應用系統(tǒng)幫助實現(xiàn)信息生成、整理、歸類等工作的網(wǎng)絡全程操作。

3.2 增強檔案信息化建設重視度

貫徹落實檔案信息化建設工作需要率先轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀念，引導其深入理解檔案信息化建設與檔案管理的基本認識。具體措施為：單位可通過員工手冊、公告宣傳等多種形式促使檔案管理人員意識到檔案信息化建設的作用，充分了解開展檔案信息化建設的重要意義，增強個人對于檔案信息化建設的認知水平，熟記檔案管理的目標、要求，重視應用現(xiàn)代化計算機信息技術，從而為檔案信息化建設的順利推進與檔案管理工作水平的有效提升奠定思想基礎。

3.3 建立專項資金投入保障體系

先進的科技、齊全的設備是推進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的基礎條件，因而充足資金投入是建設檔案信息網(wǎng)絡的物質(zhì)保障。單位具體可從以下方面著手：財政預算中設置檔案信息網(wǎng)絡建設專項資金，統(tǒng)一購買計算機、服務器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡安全防御軟件等專業(yè)設備，同時將年作為時間單位定期劃撥基礎設施建設及其運維資金[5]。另外，可通過合作開發(fā)集服務外包等形式拓展檔案信息化建設資金投入機制，以幫助及早建立健全檔案信息網(wǎng)絡，推動檔案管理現(xiàn)代化進程。

3.4 完善檔案信息化建設工作制度

針對檔案數(shù)據(jù)分散的特點應完善檔案管理制度，制定檔案信息化建設工作細則，如檔案局可依據(jù)相關的國家法律法規(guī)行使相應管理職能，在檔案信息化建設工作中加強協(xié)調(diào)力度，在電子政務建設中適當增加檔案信息化建設比重[6]。強化監(jiān)督管理，注重電子文件信息完整性和安全性，及時更新檔案管理格式和內(nèi)容，推廣檔案自動化管理。改進績效評估方法如定性考評與量化考核相結合，即將檔案管理工作與人員績效、評優(yōu)、升職等掛鉤以形成激勵機制，通過確立具體權責關系發(fā)掘工作人員的積極性。

3.5 提升檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)水平與檔案管理工作質(zhì)量直接相關，因而單位應當明確新形勢下社會發(fā)展對檔案管理工作的要求，然后有計劃、有重點地提升管理員專業(yè)知識和技能。首先需要引導檔案管理員樹立正確的工作態(tài)度和服務意識，然后引進業(yè)務技能強的檔案管理員，積極儲備檔案管理專業(yè)人才。同時定期組織單位檔案管理員進行檔案管理理論、計算機技術應用、數(shù)字化建設等知識培訓，或者參加專家講座或者外派進修，以便為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供有利條件。

綜上所述，檔案是重要歷史資源，檔案信息化建設是社會發(fā)展趨勢，亦能促進檔案管理效率與服務水平提升。因此各單位應當認識檔案信息化建設與檔案管理的重要意義，然后結合社會要求與檔案管理工作現(xiàn)狀查找存在的不足，接著采取推進檔案數(shù)字化和資源共享、增強檔案信息化建設重視度、建立專項資金投入保障體系、善檔案信息化建設工作制度及提升檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)等具體措施，以促進檔案管理體系的整合優(yōu)化，推進檔案信息化建設。

參考文獻

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[3]林曉娟.基于檔案信息化建設研究[J].信息技術，2017，3（22）：179-180.

[4]李叢珊.電子檔案管理在推進檔案信息化建設中的應用[J].辦公室業(yè)務，2016，13（7）：48.

[5]李云云.淺論檔案信息化管理及推動檔案信息化建設[J].城市建設理論研究，2014，13.

[6]徐頻.檔案信息化建設與檔案的開發(fā)利用[J].文學教育（中），2015，6（18）：130.