新形勢下醫院基建檔案的重要價值及管理對策探究

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摘 要：本文在闡述醫院基建檔案價值和作用的基礎上，剖析了目前管理工作中存在的一些問題，提出了一定的對策。

關鍵詞：醫院基建檔案；價值；管理對策

伴隨社會經濟的快速發展，我國各級醫院規模不斷擴大，在新建、擴建和整修過程中，形成了大量的基建檔案。如何實施科學管理，使其特殊價值得到充分發揮，成為醫院管理者面臨的一個重要課題。

1 醫院基建檔案的概念及特點

（一）醫院基建檔案的概念

醫院在基本建設管理和工程項目活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、圖紙及聲像等各種載體的文件材料，均屬基建檔案。基建檔案涉及工程規劃、設計、勘察、測繪、監理、施工、建設單位及其主管機關和其他相關部門，部分工程項目還涉及征地、拆遷、補償等方面的工作。

（二）醫院基建檔案的特點

醫院基建檔案詳細記錄了醫院基建項目的歷史，不僅具備一般檔案的特點， 還具有涉及面廣、信息量大、技術含量高、載體和形式多樣、成套滯后、保存價值高等特點。基建項目投資大、建設周期長、環節多，檔案材料滯后于它所反映的基建項目。

2 醫院基建檔案的重要價值

（一）服務于醫院發展

1.對推動醫院可持續發展有重要意義。基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，記載著基建項目建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態，是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的整體建設和發展服務。

2.為醫院規劃、建設、管理提供現有和歷史依據。基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位及其主管機關和其他有關部門。任何工程項目，缺少基建檔案，就缺少了相應的技術參數，缺少了使用和改造的依據和參考。它反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理提供現有和歷史依據；為地上地下交叉工程設計提供周圍相互關系相互要求的條件；還便于歷史查證、產權查證、解決經濟糾紛，以及為科學研究提供素材，故越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

（二）為反腐倡廉提供第一手資料

黨的十八大和十八屆三中全會，提出了加強懲治和預防腐敗體系建設，推進黨風廉政建設和反腐敗斗爭。醫院基建項目占用資金量大，基建領域成為反腐敗工作的重點之一。 基建檔案中，投資預算的數據與施工過程中設計變更認量、經濟簽證，投標過程中投標價格、合同、洽商記錄、竣工圖等一系列資料以及總決算等數據，成為后期審計部門審查的重要依據，是控制資金流失、打擊貪污受賄、推進廉政建設的第一手資料。

3 當前醫院基建檔案管理存在的問題

（一）基建資料歸檔不及時

項目建設中，建設、施工、監理單位往往重建設主體、工程進度、工程質量，忽視檔案質量和竣工檔案的及時編制，導致竣工驗收后，施工單位往往不能及時遞交竣工圖，使基建檔案遲遲不能歸檔。建設單位中也有一些技術人員對工作中形成的資料歸檔不及時，或者是一些資料借閱后歸還不及時。這些情況都有可能造成基建資料的損壞和遺失，對檔案質量和后期工作造成一定影響。

（二）基建材料書寫、編制欠規范

有些工地現場檔案資料編制人員業務技術不高，缺乏專業的基建知識和檔案編制能力。有的施工單位基建資料編制不夠認真，工程聯系單編號出現不連續或重復現象；有的施工單位編制的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，或簽字手續不完備；有的文件用鉛筆、圓珠筆書寫、繪制，或者用復印件代替原件，使檔案質量下降。有的監理單位例會記錄不詳細，或存在錯誤， 嚴重影響了基建檔案質量。

（三）竣工圖編制不符合要求

竣工圖是基建檔案的重要組成部份，是基建檔案的核心，也是后期審計審查的重要依據。在工程項目驗收中，發現問題最多的是竣工圖編制問題，如施工單位竣工圖編制不及時，或隱蔽工程在圖面上顯示不清，設計變更部分不明確，簽字手續不完備，影響了圖紙質量。

（四）復合型管理人才缺乏

目前各醫院檔案管理人員文化程度、業務水平參差不齊。基建檔案員往往從綜合檔案室臨時調用或由基建辦工作人員兼職，導致基建檔案綜合管理水平不高。基建辦兼職人員在檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準，在歸檔文件的整理上缺少經驗。檔案室人員因缺少基建方面專業知識，遇到專業性強的資料，往往不知所措，給歸檔及歸檔后的查閱，造成一定的困擾。

（五）硬件設施簡陋

建設單位、監理單位、施工單位往往將資料室設于工地現場臨時用房，一是為方便施工資料的及時歸檔，二是為了能夠及時查閱所需文件。這造成了一定的弊端，一是臨時用房牢固性、安全性差，遇大風、雨雪等惡劣天氣，易造成臨時用房倒塌，導致基建資料毀壞。二是臨時用房防蟲、防潮效果差，不利于基建檔案的安全存放。

4 醫院基建檔案規范化管理對策

（一）強化施工方檔案責任

基建檔案形成周期長、涉及面廣、專業性強，必須對施工單位項目運作進行保證和約束，確保建設項目完成后，不論是總承包還是分承包，都應按《城建檔案歸檔條例》及《醫院檔案歸檔條例》要求，負責整理好所承包工程的基建文件材料，統一向醫院建設部門提交完整、準確、系統的基建檔案。基建部門要把好文件材料形成的質量關，為日后辦理建設項目竣工驗收、產權登記，以及建筑物維修、改造和擴建提供第一手資料。

（二）增強基建部門責任意識

基建部門是基建規劃的執行者，又是基建檔案材料的形成者，基建部門應有專人負責基建檔案材料的收集歸檔。應明確基建檔案人員工作職責，強化基建檔案歸檔意識，嚴格考核；檔案管理部門應及時指導基建檔案材料的收集與歸檔，并經常就基建檔案相關工作進行互動，確保基建檔案材料及時歸檔。

（三）加強與施工單位交流合作

項目招標時，應優先選擇施工經驗豐富的正規公司，簽約時明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設中重視基建檔案，醫院本身也應安排具備相關專業知識的人員參與施工，對資料進行收集整理，施工中出現變動要及時更新材料。另外，應采取一定的行政、經濟手段，督促施工單位、建設單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔。基建工程竣工時，對竣工資料應逐項核對檢查，發現缺頁、字跡模糊不清、簽字手續不完備、“三筆”現象（紅筆、鉛筆、圓珠筆）、竣工圖任意涂改拼湊、用復印件代替竣工藍圖等現象，一律退回。檔案收集不完整，工程不予驗收；竣工材料不全或質量不合格，工程驗收人員不予驗收；竣工材料驗收完畢，由驗收人員填報移交清單并簽名。

（四）提升檔案管理人員綜合素質

從事基建檔案的管理人員，除具備扎實的檔案知識技能外，還應懂得基建方面的工作程序以及相關政策法規。醫院應積極創造條件，加強相關專業知識和技能的學習和培訓，鼓勵參加學術交流，不斷提高檔案管理人員業務素質，適應崗位要求和醫院發展所需。

（五）采用現代技術推進檔案管理現代化、電子化、信息化

隨著電腦普及和網絡技術的發展，現代辦公趨向電子化和信息化，電腦軟件繪圖代替了紙筆繪圖，書面文字也多采用電腦打印。對于新建項目的檔案，應充分利用電腦技術制成電子版；對于年代久遠的基建資料，可掃描成電子文件保存，以利于資料的整理和長期保存，方便查找，有效提高檔案利用率和工作效率。

5 小結

醫院應充分認識到基建檔案的重要價值和實施規范化管理的必要性，從多個方面入手，有針對性地采取各種有效措施，推進基建檔案管理的科學化規范化。

參考文獻

[1]趙霞.淺談醫院基建檔案的管理，《中華現代醫院管理雜》，2006年第4期.

[2]李師軍.關于醫院基建檔案管理的創新研究，《城建檔案》，2015年第9期.