新常態下的檔案管理

鄧可歡

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。隨著時代的發展和信息化時代的到來，檔案管理工作發生的重大改變。在新的歷史條件下我們檔案人應該思考的是怎么利用現代化手段來完善檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理；信息化；新常態

社會在不斷發展，經濟也在迅速騰飛。檔案管理也必須隨之發展，才能適應新常態下社會的要求，才能更好的為社會服務，促進社會的向前發展。二十一世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案包含了政府、社會組織、企事業單位、公民活動中產生的有價值的信息資料，因此，檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求檔案工作者必須認清形勢的變化、緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉變觀念，積極主動的為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。

1 制定規章，嚴把檔案材料的收集關

1.1 建立立體網絡

結合單位自身的特點及檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門，從而做到上下貫通，左右協作的檔案傳遞網絡，做好檔案收集工作的基礎工作。

1.2 分類管理

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。可見多而繁雜的檔案就需要我們對各種檔案進行分類，并根據不同檔案的性質進行不同方式的管理，但無論是什么檔案，我們都應注意材料的收集并遵循其基本要求，即主動及時、全面準確、保質保量、安全保密。做到隨時收集和定期收集相結合，只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質量打下良好的基礎。

2 適應新常態，提高檔案利用率

2.1 適應信息化新常態

利用電腦技術和相應的設備如掃描儀等，將各種傳統介質的各種檔案信息，通過電腦技術轉換為數字化的、可以被計算機識別的數字信息，組織加工整合成各種數據庫形式進行存儲，然后通過網絡和信息系統提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高檔案的利用效率和管理效率。

2.2 做好基本工作，嚴守保密職責

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉各種檔案當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。更要嚴格執行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。

3 適應新常態，實現現代化管理

3.1 加強管理意識，提高業務素質

檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

3.2 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.3 利用現代化技術，整理檔案

利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。

知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要的作用和地位，只有不斷的提高我們檔案人自身的業務素質才能適應新常態下的相關要求，才能讓檔案管理真正的達到信息化時代，才能更好的為大眾服務，也才能更好的記錄我們所有的信息。