農村供排水公司存貨管理的問題及改進對策

闞文華　宋婕　宋好

[摘要]存貨的內部管理控制是公司經營活動中一項非常重要的活動，存貨內部管理效益的好壞直接關系到公司的經營效益和資金運作的質量；而在其內部要達到有條不紊的管理目的，必須依賴良好的內部控制制度。本文針對存貨管理特點，從公司存貨管理概況、存在問題、改進措施及達到目標等方面進行了全面剖析，最終基本完成了構建科學、合理的存貨管理體系，具有十分重要的現實指導意義。

[關鍵詞]供排水公司；存貨；內部管理

存貨是指公司在經營過程中為銷售、耗用而儲備的各種物料，流動性強，經常處于不斷銷售、耗用、購買和重置中，是流動資產的重要組成部分，在公司的資產總額中占有很大比重。所以存貨的內部控制就顯得尤為重要，其管理的好壞將直接關系到公司營運資金的占用水平和運作效率。因此，對存貨的內部控制應將其程序化、提升到更嚴密的高層次，以確保存貨的安全、完整，有效預防管理中各種差錯、及時發現并糾正各種管理缺陷、防止舞弊和浪費。

一、公司概況

我公司成立于2012年11月，由原來的分散供水轉型到集中供水，從私有轉型為國有，現注冊資本壹億元人民幣，正處于快速發展的重要時期，公司存貨管理面臨重大挑戰。隨著公司業務的不斷擴大，其存貨涉及管材、管件、閥門、水表、水表箱、運行設備、藥物和其他零星備件。由于存貨類別、規格、型號繁雜，流動性又極強，涉及部門多，使用范圍廣，加之外包工程施工方、監理方管理制度不配套和經驗不足，這期間存貨管理不到位，存在太多的管理漏洞，而高效的存貨內部控制可以減少公司物資浪費，進而保證△{十核算的真實性和完整性。為此，我們從查找問題入手，找出差距，對癥下藥，從存貨的采購、出入庫、使用、余廢料管理及考核等進行了規范。

二、公司存貨內部控制不規范

（一）制度建設不規范

1.制度不完善：未形成公司自身業務所需的相關采購、耗用、監管及考核整套制度；無規范流程，習慣按經驗辦事。

2.制度落實不到位：對已有制度宣傳力度不深、配合力度不夠、執行力不強、流于形式。

3.出現問題不總結規范：對已出現各種內控問題不嚴肅處理、引以為戒，并不去完善制度和流程。

（二）崗位職責不明確

1.部門職能不明確：部門之間分工與責任不清，且部門與部門之間協調效力低下，遇有問題相互推諉。

2.人員職責不明確：公司創辦前期人員有限，未嚴格實行職責分離；供應部采購和庫管有業務交叉；庫管崗位未分設管賬和管物崗位；庫管崗位兼有其他工作，不重視庫房管理，鑰匙滿天飛，不能做到非經授權的人員不得入庫的原則。

3.存貨采購不統一：采購部門多，無規范的申購、采購流程，程序混亂。

4.財務監管力度弱化：無法跟蹤存貨采購，準確核算貨款，經常出現收到付款發票才知道要支付多少貨款。

（三）存貨出入管理不規范

1.庫管不重視臺賬登記：出入存貨臺賬登記不及時，賬簿登記不規范、要素不齊全。

2.庫管票據填寫隨意化：出入庫票據一人全程經手，物料使用用途、地點不準確，材料名稱填寫不統一，退料來源混亂、單價亂填。

3.盤庫流于形式：發現存貨數量不對，常采取隨意增減出庫倒扣數據來達到賬和物的一致。

（四）會計核算不明晰

1.成本控制崗位后移：公司存貨核算崗位形同虛設，財務僅限于賬房先生記賬而已；財務未參與核實、監督過程，更不要說嚴格按照“權責發生制”實行核算。

2.存貨計價方法不規范：未設立適合公司的存貨計價辦法，隨意性大；特別是由于管理弱化導致的工程之間交叉用料、工程（含外包施工方）用料及退料混亂，一會先進先出，一會兒加權平均，一會后進先出，計價不一致，不能準確還原當時的出庫價值，導致成本核算不實、變動幅度大，且不能準確按單個工程考核。

（五）后續監管不到位

公司存貨的內部控制機制不健全，無連續的監督管理流程，缺乏公司存貨內部控制的標準評價機制，或考核不到位，存貨短缺責任不明，無法追究，公司財產損失一年比一年多，不能得到有效的控制。

三、完善公司存貨內部控制的對策

（一）建立健全制度

針對存在問題，在調查研究的基礎上，公司先后制定了《采購管理制度》、《出入庫管理制度》、《庫房管理制度》、《廢料確認及處理流程》、《物料的監管及余料退還流程》、《安全庫存標準（試行辦法）》、《申購時間和申購期限要求》、《庫房差錯率考核試行辦法》、《供應商管理制度》、《合同制度》等制度，并經相關部門討論通過后下發執行，為推行制度的落實，進行全員培訓、考試、績效考核，并實行責任追究和賠償，實行新制度后，公司存貨損失呈直線下降。具體落實如下：

1.采購實行備案制度：由于我公司屬于國有企業，又是用自有資金進行采購，故不屬于公共資源交易中心業務受理范圍。為確保采購過程透明、有章可循，公司重大決策會議通過，結合自身的實際情況和管理需要，在《采購管理制度》上報區國有資產監督管理局備案后，采購工作以此為準繩，按采購類型分門別類對應采購方式進行規范采購。

2.工程實行預決算制度：成立規劃監督部全權負責工程預決算工作，年初根據公司年度目標任務，全面實行預決算制度和月度進度匹配考核，加強預算管控，嚴格按程序增減預算，以提高工程預算的準確性。同時實行單個工程編號、單個合同、單個實施、單個驗收、單個用工用料結算和考核。

3.嚴格執行存貨采購流程：為確保所采購的存貨為經營所需，避免產生存貨的積壓，造成保管和資金的浪費，在采購方式的確認后，強調營銷、規劃、工程、供應及外包施工方、監理方的通力配合，按預算和安全庫存控制兩個方面進行采購，減少存貨的庫存積壓。

4.嚴格執行出入庫制度：公司建立健全了出入庫制度和流程，嚴格檢驗入庫手續，所有采購回來的材料、工具、設備等進庫時必須經庫管人員驗收入庫（含供應商直接送達分庫房或施工方工地的材料），在數量、質量、規格型號方面出現問題的由庫管人員承擔責任；出庫單統一樣表分類編號，按程序審簽后各總分庫管出庫或由供應商直接發貨。

5.借助外力不斷規范：聘請工程審計專家到公司針對工程規范進行講課和現場專題交流；同時按照區審計局工程審計規范要求對貨物采購、出入庫及工程、監理實行過程監督；加大宣傳和缺陷查找，不斷完善影像、圖標、文字等檔案資料，開展流程考核。

6.增強全員內部控制意識：從領導層開始轉變觀念，以適應公司發展需求為目的，不斷學習先進管理理念和提高決策能力，要求公司全員參與存貨管理。

（二）科學設立存貨管理崗位

1.采購歸口：公司將采購業務分為辦公類和業務類，除辦公類采購以外的業務類采購由供應部專人負責，接受區國資局和公司紀檢組監督。

2.設立總分庫管：供應部設總庫管、片區設分庫管崗位，管物和管賬分開，責任到人。

3.配備專職庫管員：庫管員歸屬于公司供應部垂直管理（片區協管），供應部和各片區均設立專職庫管員（分設管賬和管物兩個崗位）對庫旁存貨管理負全責。

4.設立成本會計崗位：財務部設立此崗位，全程跟蹤物料進、出、退、廢、轉撥、盤點等業務，清晰核算每月成本。

（三）規范存貨出入管理

1.建立規范的臺賬：庫管要及時、規范登記出入庫臺賬，日清日結，月末清理當月發生的入庫、出庫手續并進行匯總核實，填制匯總報表，并按照財務規定準確及時地提交票據并報送相關報表。對工程臺賬進行單個管理，按照工程耗用材料的統計及工程進度的全面跟蹤（按工程進行編號管理，分別與規劃預算、營銷臺賬、財務收款比對），并按月整理完善各工程的所有進度、驗收及圖文資料、報表。

2.安全庫存：引導員工及管理層對存貨要有本質的認識，要加大宣傳和部門溝通；根據材料歷史使用情況、供應商狀況、最短供貨時間以及資金的周轉情況，并利用存貨軟件信息等為依據，力爭做到安全庫存，有依有據，對存貨進行定性和控制。

3.業務培訓：熟練掌握各種材料標準名稱、規格型號、用途、質量要求、安裝注意事項，填寫規范；購買網絡庫管軟件，充分利用現代化管理技術，全面推進軟件信息化管理，供應部總庫房、片區庫管、成本會計同時使用，數據共享。熟練掌握庫管軟件的使用及

4.盤點清查：為加強存貨管理，有效避免存貨積壓或短缺給公司造成損失，保證存貨的賬賬、賬實相符，發現差異，及時查找原因，分清責任，達到盤存控制的目的，公司供應部、財務部、紀檢部門定期或不定期的安排專人對存貨的庫存情況進行清查盤點，編制盤點報告，并針對發現的問題進行調查處理。

5.余料退庫：加強存貨的使用及回收修復使用管理，健全存貨回收制度，進一步提高存貨的使用效率。

6.廢料處理：按月對維修及工程余料進行統計匯總及回收。收回的報廢存貨（材料、工具等），需在舊件回收登記表上進行登記，按季以報表的形式上報供應部，并嚴格按照廢料的處理流程進行處理，不得擅自留存、變賣處置。對所有機具類（工具、設備等）按可用、報廢情況登記造表，每月清理、整理一次，建立了以舊換新的管理辦法。

7.領用退回：假如生產經營領用的物料有退回的，應填制退料單，對所退物料質量、數量等進行驗收后接收，進行賬務處理，并查明退料原因，再通過分析采取相應處理措施。對不實際退回庫房的存貨管理，盤點后辦理“假退料”手續，以明確保管責任，財務部成本會計定期或不定期對總分庫管領料單、領料明細、領料單匯總表是否一致進行檢查核實，防止出現舞弊問題。

（四）財務控制

1.成本會計控制：建立成本會計控制制度，從采購成本到生產成本實施數量及時點、價值記錄的全過程控制。對于生產過程中的各種記錄，如送貨單、派工單、領料單、入庫單、退料單等憑證資料匯集到成本會計，由成本會計進行審查和核對，了解和控制生產過程中存貨的實物流程，同時會計部門設置相應的會計賬戶，會同有關部門對生產過程中的成本進行核算和控制。通過成本核算和獎懲考核控制生產經營部門用料，促使樹立節約光榮，浪費可恥的節約意識。通過成本分析，針對現狀，確定下一步的相關控制措施。

2.準確核算存貨：建立適合公司業務及發展的信息化系統，采用專用軟件進行總分庫管理，設立由分庫與供應部總庫、總審與財務部成本會計、成本會計直接抽查分庫的循環方式進行臺賬核查程序，為存貨的準確性提供強有力的保障，也為成本會計正確核算存貨打下堅實基礎。

3.規范存貨計價：成本會計采取個別計價法對發出存貨計價，同時結合盤點對存貨進行庫齡分析，按照成本與可變珊凈值熟低計量，確定是否計提存貨跌價準備，經公司重大決策委員會批準后，方可進行會計處理，并附有書面記錄材料備案。

4.供應商往來管理：供應部每月底與供應商對供貨明細臺賬（規格型號、數量、單價）進行明細及貨款核對，簽雙方字確認交財務部。

5.存貨結算要求：供應部建立供應商供貨明細臺賬，并每月底向供應商發函對賬，再與成本會計核對后按合同約定結算。

（五）監管考核到位

1.實行片區負責人和庫管員同責制：對材料的計劃、出入庫規范、賬物卡的一致性、庫房管理的有序規范和安全負責，對庫房信息的及時上報負責。紀檢組、供應部、財務部不定時對庫房進行流程、票據、管理等進行規范檢查和月度盤點，同時比對規劃部、工程部、施工方、監理方的月度用料及工程進度，對領、用、余料進行全面分析，共同形成對各庫房的綜合評估，作為月度績效和年終目標獎的考核依據。

2.差錯控制納入考核：供應部、財務部每月對各庫房管理、查庫情況、差錯率、存在問題等做出總結，提出書面獎懲考核意見，同時收集相關依據。

事實證明，強化公司員工的內部控制意識，逐步培養公司內部各部門員工，尤其是存貨流程有關的工作人員的內部控制意識，通過明確存貨崗位工作人員的職責，細化存貨管理流程，加強監督控制、建立公司存貨內部控制評價機制、強化公司員工的內部控制意識等措施的實施是可以有效地改進公司存貨的內部控制現狀的，相信隨著公司市場化程度的提高，公司存貨的內部控制效益會越來越有較好地改觀。