淺談醫院檔案管理的重要性

摘 要：在科技、經濟快速發展的現代化，醫院檔案管理就必須做到與時俱進。文書檔案管理和人事檔案管理是醫院各項衛生事業得意發展的重要基礎，但醫院領導的認識不足、管理專員的專業不夠、信息技術利用率不高，這些都導致醫院檔案管理的落后性、雜亂性和不完整性。本文從醫院文書檔案管理和人事檔案管理工作的重要性出發，認識到檔案管理的規范化和完整性、專業性的重要性。

關鍵詞：醫院；文書檔案；人事檔案；重要性

醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，是重要歷史材料和臨床教學科研的基礎，通過管理的檔案材料，可以清楚地看到一個醫院的內涵、外延建設是如何一步步發展、完善起來的。醫院檔案管理，包括文書管理和人事檔案管理、財務管理等方面。下面，就從文書管理和人事檔案管理兩個方面談談醫院檔案管理的重要性、規范性和與時俱進性。

1 文書管理是醫院的自身建設和發展的重要見證

醫院文書管理原則上可以整理成四大方面內容：醫政管理、醫藥管理、財務管理、黨工群管理。為方便查閱，在每年年初都會把上一年的所有收文和發文整理歸檔，按照對應的內容規整到相應的材料里。一般原則上，必須遵從檔案保管的原則，選擇一個干燥的空間，對文書檔案按年按冊進行排序保管，由專人負責對檔案目錄進行保管。

由于醫院屬于公立醫療機構范疇，機構設置和人員編制的不足和缺失，大部分的檔案管理工作一般是由辦公室行政人員兼任，而這些行政人員大多都是非檔案管理專業出身，專業知識稍微欠缺，這就需要通過繼續教育、外出培訓等途徑對這些人員進行專業知識、檔案歸檔整理技能的培訓。這就需要爭取到醫院領導對文書檔案管理的重視和支持，只有領導重視了，在經濟、時間上給予充分支持，才能促進相關工作得以順利進展。但現實是，大部分醫院的領導注重臨床工作，輕視行政后勤工作，沒有充分認識到文書檔案管理對一個醫院各方面發展的基礎性重要作用，對這方面的支持力度不夠，外出進修學習不夠充分，繼續教育經費要管理人員自己負擔，這在很大程度上影響到了檔案管理人員學習、完善知識儲備的積極性，不利于檔案管理的進一步規范化。

2 人事檔案管理是醫院人事管理的重要依據

醫院人事檔案是反映一個人整體情況的重要依據，一般包含著個人的身份信息、學業信息、家庭信息等。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。①但是，由于人事檔案管理不能直接帶來經濟效益，同文書檔案管理一樣，領導重視力度不夠，在制度的管理、手段的管理、模式的管理、人員的管理方面，都存在一定問題。這就導致了醫院人事檔案管理存在很多問題：

（一）沒有經過專人審核導致資料的真實性和完整性不足：現在醫院人事檔案里的資料，大部分只包括畢業證、身份證、辦理聘任錄用相關材料，并不足以完全體現個人信息。而且，很大一部分信息由個人提供，沒有專人去對信息的真實性進行核對，這就導致檔案資料的真實性和完整性不足。

（二）社會在不斷進步，但是人事檔案管理制度卻止步不前。由于傳統制度對人事檔案管理制度的影響，襯托出現在人事檔案管理制度的落后性，改革創新是可以給檔案管理工作帶來巨大突破，但如前面所說，由于各種原因限制，在大部分醫院，人事檔案的制度管理并沒有得到多少的創新、改進，甚至出現隨意亂涂亂改的現象。同時，很多醫院存在只有制度，沒有落實的現象，這些都限制了醫院人事檔案管理制度的與時俱進的改革和創新。

（三）在新時期，醫院人事檔案管理的信息化相對落后。加強醫院人事檔案管理工作的改革、創新與完善是當前的當務之急的事，與信息科相關配合，利用信息化技術進行人事檔案管理的進一步創新，實現醫院人事管理的智能化和科學化、準確性，可以減少人力資源的消耗，很大程度上可以降低工作的難度，提高工作的效率。

3 將文書檔案管理和人事檔案管理統一起來，提高認識，加大投入，改善規范

（一）轉變檔案管理的觀念，提高檔案管理的意識?，F在的情形是，檔案管理人員的正規意識較為淡薄，受傳統觀念影響，管理的方式、理念都相對落后，不能很好地做到與時俱進，適應時代需求。所以，在資本快速發展的現代化，醫院要想得到長足發展，人員的意識觀念必須要有所突破，上到院領導階層，下到管理人員，都必須意識到檔案管理的重要性，改進管理模式，更新管理理念，才能滿足對檔案信息需求者的各種需求?？梢哉f，檔案管理的宗旨是為查閱檔案信息人員提供便利，服務意識和責任意識就必不可少，嚴格按照一定的規章制度和查閱流程開展工作，在保證資料真實性和完整性的前提下，確保醫院檔案能更好地為臨床一線、科研技術研究服務，以確保檔案信息利用最大化。

（二）引進信息化建設，逐步轉變檔案管理模式。在要求相關工作人員必須掌握檔案工作的專業知識基礎上，還必須掌握信息化管理相關的計算機知識，以滿足醫院檔案管理的日常需求。可以鼓勵自學，也可以通過繼續教育的模式，重點對如何加強現代化信息處理技術和計算機技術的培訓，只有掌握這些技術，才能勝任醫院檔案信息化管理工作，從而實現信息化和現代化。

（三）新與舊、手工與信息管理相結合，促進檔案信息管理一體化。與信息管理科室相互配合，引進相應軟件設備，人事檔案管理方面，通知相關人員對個人信息部分在網上進行填報提交后，指定專人對提交的各類信息進行校驗審核通過，形成人力資源管理信息庫。對文書檔案管理方面，可由專人對文書檔案進行分門別類后，采用圖片或者PDF的形式進行網絡上傳，形成圖文資料庫。同時，建立相關電子檔案的傳遞、處理、查閱的相關制度，并做好紙質材料和電子材料之間的關系，兩者做到相輔相成，從而確保醫院檔案管理工作的高效率運行。

在“大健康”的醫改背景下，醫院檔案管理是醫院可持續發展的基本保障，一定要引起各方的重視，任重而道遠，是一項漫長而復雜的工作。只有把文書檔案、人事檔案等各方面的檔案規范化管理起來，領導重視、提高認識、與時俱進，引進和培養信息化技術人才，才能使檔案管理更加快捷、高效地為醫院各項事業發展提供便捷服務。

參考文獻

[1]趙萍.淺談醫院人事檔案管理.醫學創新研究（2008）08

作者簡介

李琦芳（1987-），女，漢，泉州南安，泉州市婦幼保健院，學士學位，助理館員，醫院檔案管理。