淺談信息時代檔案管理的工作思路

劉萍

摘 要：信息時代的到來，加快了人們的工作和生活節奏，也使得人們提高了對檔案管理工作的要求，需要檔案工作者能以現代信息化的方式進行檔案管理，提高工作的效率和服務質量。對此，本文探討了信息時代檔案管理工作的開展原則和有效思路，以期能為檔案管理的現代化建設提供參考與啟發。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作原則；工作思路

信息時代的來臨，對傳統檔案管理工作帶來了機遇，亦帶來了挑戰。檔案管理工作者只有轉變工作思路，創新工作方法，實現檔案管理與信息技術的整合，才能把握住時代發展的機遇，迎接信息技術帶來的沖擊，做好檔案管理工作，滿足現代社會對于檔案服務工作的新要求。

1 信息時代檔案管理工作概述

信息時代的檔案管理工作主要依托于現代信息技術，以計算機以及互聯網為載體進行的檔案管理活動，包括檔案信息的錄入、采集、查詢、共享利用等等。這種現代化的檔案管理方式較傳統紙質檔案管理而言更為快捷、高效，且利用專業管理軟件對檔案進行分類管理，還能使檔案的查詢與利用更加方便，有效提升服務質量，提高檔案利用率。此外，信息時代的檔案管理工作還具有極大的優勢，由于傳統檔案多以紙質檔案、圖片、光盤、音頻等為主，在管理過程中，檔案人員需時刻注意檔案的防潮、防霉、防蟲、防火、避光、避磁場等工作，耗時費力，且這類檔案特別是紙質檔案需要占用較大空間，不能備份，查閱困難，利用率也較低，而信息時代，各類現代信息技術運用于檔案管理之中，能夠很好地解決檔案的存放、備份、安全管理等問題，有效提升檔案管理效率。

2 信息時代檔案管理工作原則

信息化檔案管理已成為現代檔案管理之重要方法，為適應時代需求，檔案管理人員必須正確對待現代檔案管理工作，堅持相關工作原則，以讓檔案管理工作高效開展。

第一，安全性原則。由于現代信息化檔案的管理多通過計算機和網絡進行，因而在管理工作中，相關工作人員務必遵守管理規則，按照規范程序進行操作管理。此外，由于網絡具有極大的開放性，電子檔案文件也極易受到病毒、黑客的攻擊，這就需要檔案工作者做好檔案安全防范工作，避免網絡安全風險的發生。

第二，標準化原則。在信息時代，檔案的數字化建設是一項大工程，在將傳統檔案轉變為數字檔案的過程中，需要檔案工作人員按照檔案數字化建設的結構標準和格式規范進行處理，以便于檔案的查詢、共享和利用。

第三，效益性原則。檔案信息化建設需要投入大量人力、財力以及物力資源，因而，必須講求檔案信息化管理工作效益，遵守效益性原則。相關檔案管理部門需根據自身館藏實際以及用戶需求特點進行合理分析，以開展規模適當的檔案信息化建設。此外，對于用戶需求度高的檔案信息要加強管理，保證檔案的實時更新，以提高檔案利用率，獲取較大的經濟以及社會效益。此外，對于利用率低的檔案，則可不實現數字化，或是減少關注度，避免人力、財力、物力之浪費。

3 信息時代檔案管理工作思路

（一）增強檔案管理人員信息化意識

在信息時代，各類資料信息不斷涌現，并于短期內發生極大的變化，人們只有快速搜集并傳播這些信息，才能確保信息的利用價值。對于檔案而言，其是一類重要的信息資源，在社會中的作用亦日益凸顯，這就更加需要加強檔案的信息化建設，以充分發揮其價值。在社會信息化程度日益提高的當下，電子檔案層出不窮，這就需要檔案管理人員能夠具有良好的信息化意識，加強電子檔案的搜集、加工、整理、共享等工作，拓展服務領域，提高服務質量，最大化發揮檔案信息之作用。檔案部門領導應加快信息化檔案管理制度的建設，以使檔案工作人員能以制度規范行為，在強化檔案信息化管理意識的同時有效開展檔案信息化建設工作，加快檔案信息化建設進程。此外，要增強檔案工作人員的學習意識，通過加強對現代信息技術的學習來提高檔案信息化管理工作效率，提高服務質量。

（二）加快檔案管理的信息化建設

信息時代，檔案管理工作者需與時俱進，加快檔案管理的信息化建設，以實現管理效率的提升。而要想實現檔案的信息化建設，首先，需建立一個統一的檔案數據庫，利用相關管理軟件對檔案信息實施統一化管理。這是因為，傳統紙質檔案較為分散，若不以統一的數據庫建設進行管理，則難以實現檔案信息的網絡共享，也無法實現檔案的信息化管理。其次，需加強檔案信息化的基礎設施建設，主要包括檔案數字化設備和檔案信息網絡系統。這些基礎設施是檔案信息傳輸、交換以及資源共享的基礎，只有建設先進的檔案信息網絡，才能更好地實現檔案的信息化管理。再次，需加強檔案信息資源建設。這是檔案信息化建設之核心，亦是一項長期性工作。檔案信息資源建設主要包括了館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。其建設形式主要是館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。最后，要加強檔案信息化管理的制度規范建設。信息化檔案管理需要制定相應的管理制度與管理規范，以對檔案的錄入、存儲、傳輸、借閱、查詢、利用進行統一管理，確保檔案信息化管理的安全和高效。

此外，在信息技術快速發展的當下，檔案管理部門還需借助數字化以及信息化平臺，來提升檔案管理的自動化水平。一方面，檔案部門應按照檔案資料的收集、存儲、管理、利用等工作流程，來設計智能化管理系統，以實現信息數據在加工、生產、管理、更新、整理等方面的自動化。另一方面，檔案部門應按照檔案信息化管理制度制定制度實施細則，使檔案信息的管理、數據的處理、信息的利用以及網絡管理都有序進行。同時，可授予檔案使用者和管理者相應的電子身份秘鑰，通過系統授權，實現網絡管理以及信息管理的自動化、信息利用以及數據分析的智能化，實現備案登記自動化，以及信息的智能化、自動化處理。

（三）實現檔案資源的網絡共享

檔案資源網絡共享是現代信息發展之下，以檔案需求利用為中心，以檔案資源整合為手段的一種檔案管理和利用工作。在信息技術發展背景之下，檔案資源網絡共享成為可能。要想實現檔案資源的網絡共享，需建立起檔案檢索與利用的網絡信息服務公共平臺，通過該平臺來集成與分散檔案信息，并實現檔案信息的獲取與互換，為用戶提供集成化、便利化、快捷化的信息服務。一方面，需加強對各單位、各部門檔案信息的統一管理，實現部門之間的溝通交流及合作。同時，制定檔案信息網絡共享計劃，按照檔案集中管理原則將各類檔案資源匯集至檔案信息管理的中心，并逐步實現部門與部門之間、單位與單位之間以及省際之間的檔案資源網絡共享。另一方面，對各單位各部門的檔案資源實行統一化、標準化管理，規范檔案信息化管理的格式，以實現專業檔案管理的社會共享，最大化發揮檔案資源的價值。

4 結語

總之，信息時代，實現檔案管理的信息化建設是大勢所趨，檔案信息化建設也是一項長期性、全面性的工作，需要各方工作人員積極配合，更需要檔案工作者提高信息技術水平，實現檔案的專業化管理。因此，檔案管理部門需加強人才隊伍建設，加強人員培訓，以更好地實現檔案管理的信息化建設，促進檔案管理事業的發展。

參考文獻

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