檔案管理中的互聯網應用及建設研究

齊瑞青

摘 要：文章分析了原有的檔案管理工作中存在的問題，同時闡述了互聯網背景下建設檔案管理系統的重要性，最后結合多年的工作實踐經驗，提出了一些有效應用策略。旨在提高互聯網在檔案管理中的應用水平，將完善的一個現代化檔案管理系統建設出來。

關鍵詞：互聯網；檔案管理；應用與建設

1 分析傳統檔案管理模式中存在的問題

1.1 經濟效益缺失

經調查研究我們發現，受到“白紙黑字”、“立字為證”等觀念的影響，人們在以往的檔案管理中均以紙質檔案為管理重點，即存儲的大部分檔案資料都是紙質形式。但從長遠的發展來看，這一儲存方式并不科學與經濟，這是因為紙質檔案本身在保存過程中要求做好防潮防蛀、保溫控制等工作，即對于保存環境的要求較高，這便意味著人們在檔案資料保存中必須從紙質檔案的特性出發選擇控制好保存環境。加之，需要保存的信息量在逐年增加，這必然需要占用大量的保存空間，即經濟效益缺失。

1.2 檔案資料利用效率低下

對于傳統形式的檔案管理而言，雖是分類對各種檔案資料進行管理，但由于管理的內容較多，涉及的檔案資料類型不一，因而當后續需要使用這些檔案資料時，需要花費很長一段時間進行尋找，即利用效率低下，不利于發揮出使用價值。如：當我們需要使用某一檔案時，首先需要做的是前往檔案室向檔案管理者提出申請，申請通過后再由檔案管理人員根據檔案存儲紀錄挨個檢索和查閱檔案，當掌握到檔案準確的存儲位置后，再允許我們借閱，而這樣便會浪費很多時間。

1.3 難以實現資源共享

針對傳統形式的檔案儲存與管理方式有很多問題存在，其中最常見的一個問題便是檔案資料借閱不便，而且多以紙質文檔進行存儲的檔案資料，難以實現資源共享，即便是想要充分利用檔案，也很難實現，簡單說便是傳統檔案管理方式，難以體現出檔案使用價值。

2 分析應用與建設重要性

對于任何一家企事業單位而言，檔案管理應是整個管理工作最關鍵、最核心的構成部分，這是因為檔案資料中幾乎囊括了企事業單位所有的信息，并且檔案自身還帶有信息采集和處理的能力，這便說明存儲于其中的信息都很重要，一定是關乎著企事業單位重大決策以及可持續發展的。

另外，檔案自身所具備的信息采集與處理能力，我們可以將這一能力理解成檔案具有服務性職能，即通過服務性功能作用的發揮能夠將一個健全的信息網絡系統建設出來，而在信息網絡系統的利用下，又能夠實現檔案管理的科學、合理性。

通常情況下，社會在不斷發展著，為了滿足社會發展需要，我們在日常檔案管理中應用到信息化技術就顯得非常有必要，這是因為我們已進入信息化時代，信息化技術已經滲透到我們日常生活工作中的各個方面，因而在檔案管理中應用到信息化技術就成了時代發展必然趨勢，也是檔案管理水平提升的重要手段。當建設出信息網絡系統后，我們可以將這應系統看成是一個現代化網絡平臺，在這一平臺中所有的信息都能夠實現共享，人們只需要點擊信息搜索便能夠找到自己所需要的檔案資料；另外當信息網絡平臺搭建完成后，檔案管理便成了一個自動化生產鏈，其所提供給人們的是根據自身需要，信息自由交易的平臺。

但需要注意的是，信息技術在不斷進步，信息安全問題也被提上日程，諸如：前段時間出現的勒索病毒，便是嚴重的信息安全事件，為了保證檔案管理安全，建設出一個完善的、穩定的信息化檔案管理系統就顯得非常有必要。

3 具體的應用策略

3.1 互聯網技術應用下，信息化管理檔案

自進入信息化時代后，計算機技術的應用已變的非常普遍，對于檔案管理工作來講，應不斷引進計算機技術與設備，在計算機各種軟件的應用下對相關的檔案資料進行收集、編制與處理等操作，當處理完成后需將其以電子檔的形式存儲。當涉及到一些重要的檔案資料時（諸如：簽字或審批等文件）除了紙質檔保存外，還需使用計算機數據處理軟件對其進行處理，使其便成電子檔案后再存儲到計算機管理系統中。

可見，通過信息化檔案管理技術的應用，不僅增加了檔案資料管理的形式，而且在一定程度上還提高了檔案管理的安全性能。

3.2 互聯網技術應用下，搭建檔案管理平臺

在互聯網技術的應用下，可以將一個現代化高效、安全的檔案管理平臺搭建出來，這一互聯網平臺能夠為各種檔案信息提供更加準確、全面和高效的檔案管理服務。首先通過我們對互聯網的了解，應對互聯網技術下的檔案管理平臺模型初步進行設計，隨后再根據實際建設情況進行規劃，以此將一個統一且完整的、契合互聯網發展需要的檔案管理平臺建設出來。

此外，搭建出的互聯網形式的檔案管理平臺能夠在互聯網技術的運用下對各種檔案資料實施全過程的管理，即人們只需要登錄相應的檔案管理網站，便能夠根據需要搜索關鍵字詞或作者，就能夠實現檔案資料檢索、借閱等操作。可以這樣認為在互聯網技術的應用下，所搭建出的信息化檔案管理平臺，能夠提供給人們更加便利、快捷的檔案信息交易、查詢和共享服務。

3.3 互聯網技術應用下，科學構建資源共享平臺

現階段，我們已進入“互聯網+”時代，在互聯網技術的應用下管理各種檔案是必然的，也是時代發展所需，而隨著檔案管理任務量不斷增加、管理檔案類型不斷增多，人們對檔案社會化管理水平以及信息化檔案服務水平的要求相應的有所增加。在具體的互聯網技術應用過程中，我們要求檔案管理工作者應從檔案管理實際出發，將更多的、現代化的互聯網技術應用于其中，以便將一個開放性的、具有示范性應用功能的大數據檔案管理平臺建設出來，即使其符合商業模式檔案管理的發展需求。隨后在互聯網技術的應用下，激活檔案管理數據庫，將各種檔案信息連接在一起，并加以利用，使其實現資源共享。

從長遠的發展來看，“互聯網+”模式的檔案管理會不斷的進行發展與改變，即朝著智能化管理方向前行，并根據人們不斷增加的檔案閱讀需求，增加一定的線上線下服務以及商業活動等，如：人們搜索次數最多的檔案資料是哪些、有哪些人們需要的系統中卻沒搜集到的資料等，此外還應根據每個人具體的檔案搜索需求，提供“私人訂制”服務，這樣一來互聯網背景下的檔案管理就會變得更加人性化、個性化，縮短人們檔案搜索時間，提供更加高效、便利的服務。

4 總結

綜上所述，社會在不斷發展，科技水平在不斷提升，互聯網時代已來臨，將互聯網技術應用到檔案管理中非常有必要，這不單單是時代發展的必然結果，也是科技水平進步的重要標志。而文章主要是對互聯網應用在檔案管理中的重要性進行分析，隨后總結了一些有效地應用與建設策略。

參考文獻

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