大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究

曾凡

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來了日新月異的變化，人們的思想和行為方式都發(fā)生了巨大的改變，大數(shù)據(jù)時代的到來更掀起了一場管理革命，給高校學(xué)生檔案管理帶來了重要的影響。本文將探究大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校檔案管理；挑戰(zhàn)與對策

大數(shù)據(jù)這個詞興起于2013年，自誕生以來使用的頻率非常高，各行業(yè)領(lǐng)域都受到了大數(shù)據(jù)的影響，需要轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，才能實現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代中的穩(wěn)定運行。在高校學(xué)生檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)的影響也十分明顯，高校要改革管理方式，有效的管理學(xué)生檔案，推動學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)給高校檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

1.1 數(shù)據(jù)存儲問題

學(xué)生檔案管理是高校管理中的一個重要組成部分，有效的管理學(xué)生的檔案能夠充分掌握學(xué)生的個人情況，滿足高校工作的需要，對學(xué)生的個人發(fā)展有重要的影響。檔案中包含著學(xué)生的重要個人信息，以及在校期間的學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、品德狀況等多種信息，是學(xué)生工作和發(fā)展的重要憑證。因此，檔案管理工作是非常重要的。在新的時代形勢下，檔案的內(nèi)容有所拓寬，可能涵蓋學(xué)生的心理狀況、社會實踐狀況等，傳統(tǒng)的記錄方式已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時代的信息需求，高校需要采用有效的記錄方式，更詳細的掌握學(xué)生的情況。包括學(xué)生的日常表現(xiàn)、個人的電子圖書館閱讀、一卡通消費情況等內(nèi)容。這就會造成檔案信息的數(shù)量激增，紙質(zhì)檔案的厚度會有所增加，占用較大的空間，而且容易受到意外的損壞，不利于檔案的保存。在大數(shù)據(jù)時代中，高校應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理平臺，更有效的管理學(xué)生的檔案信息。

1.2 數(shù)據(jù)處理問題

大量的檔案數(shù)據(jù)給高校的管理工作帶來了巨大的壓力，有效的處理這些數(shù)據(jù)是一個難題。傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)處理都由人工完成，工作量巨大，耗時費力，工作效率比較低。在大數(shù)據(jù)時代，用戶對檔案服務(wù)的要求更高，學(xué)校的發(fā)展也要求檔案管理工作提高管理質(zhì)量和效率，檔案服務(wù)應(yīng)該從“供給導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”。高校的檔案管理需要滿足學(xué)校不同部門對學(xué)生信息的需求，并將檔案資源轉(zhuǎn)化成知識資源，這是高校檔案管理的重要任務(wù)[1]。因此，必須優(yōu)化管理的流程，加強對數(shù)據(jù)的分析和挖掘。

2 高校學(xué)生檔案管理應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的策略

2.1 建立信息化檔案

傳統(tǒng)的檔案管理模式是將學(xué)生的各種成績單、評價表、學(xué)習(xí)成果等裝入檔案袋，形成紙質(zhì)檔案，然后進行封存，當(dāng)前，在高校中這種形式依然是學(xué)生檔案管理的主要的形式，在短時間內(nèi)并不會廢除，但是，為了滿足大數(shù)據(jù)時代對信息資源的需求，高校應(yīng)建立信息化的檔案管理平臺，形成檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用計算機軟件技術(shù)，對學(xué)生的檔案進行保存。這種方式能夠有效的對學(xué)生的檔案信息進行保存與備份，并且不會占用大量的空間，可以采用云存儲的方式來儲存檔案信息，能夠有效的解決數(shù)據(jù)量過大造成的存儲困難問題。開發(fā)管理平臺的功能，通過信息化的管理系統(tǒng)能夠有效的對學(xué)生的信息進行查詢和篩選，這種功能能夠極大的提高檔案管理的效率。通過信息化管理平臺還能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，讓學(xué)校各部門在必要時能及時的獲取學(xué)生的檔案資料。這種方式符合大數(shù)據(jù)規(guī)模大、傳播快的特點，有利于學(xué)校的管理與發(fā)展。

2.2 開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具

高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該與數(shù)據(jù)開發(fā)公司建立合作平臺，對學(xué)生的檔案信息進行深入的挖掘，發(fā)現(xiàn)有利用價值的信息[2]。例如，可以通過檔案分析現(xiàn)階段的高校學(xué)生心理健康狀態(tài)，學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)態(tài)度、以及品德素質(zhì)等相關(guān)情況，通過分析形成科學(xué)的報告，這對社會研究有重要的作用，也能為學(xué)校的教育和管理提供數(shù)據(jù)參考，高校可以根據(jù)分析結(jié)果調(diào)整教育和管理的方法，針對高校學(xué)生容易出現(xiàn)的心理問題進行疏導(dǎo)；針對學(xué)生的品德問題進行德育教育，有利于促進學(xué)生的全面發(fā)展，建設(shè)和諧的校園。另外，通過學(xué)生的一卡通應(yīng)用情況能夠分析出學(xué)生的經(jīng)濟狀況，對經(jīng)濟狀況差的學(xué)生學(xué)校可以合理的發(fā)放助學(xué)金和助學(xué)貸款等款項，幫助學(xué)生解決困難。學(xué)校也可以與企業(yè)建立溝通平臺，通過檔案信息分析掌握學(xué)生的整體學(xué)習(xí)情況，選擇學(xué)習(xí)態(tài)度端正、成績優(yōu)秀、品德良好、能力突出的學(xué)生，向企業(yè)或單位推薦，提高就業(yè)率，減輕學(xué)生的就業(yè)壓力。大數(shù)據(jù)分析工具的開發(fā)對學(xué)生個人、學(xué)校和社會都有重要的意義。

2.3 樹立大數(shù)據(jù)管理理念

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息規(guī)模龐大，傳播迅速，形式多樣，更新的速度也非常快，高校檔案管理人員要結(jié)合時代發(fā)展的特征，將學(xué)生的檔案信息與教學(xué)的具體情況聯(lián)系在一起，從而確保高校的教育教學(xué)活動能夠順利的開展，合理的配置資源[2]。大數(shù)據(jù)能夠為學(xué)校工作提供信息參考，管理人員要樹立大數(shù)據(jù)的管理意識，通過數(shù)據(jù)手段實現(xiàn)教學(xué)的優(yōu)化。例如，選修課的開設(shè)是一項重要的工作，課程的選擇要合理，既能增加學(xué)生的知識儲備，培養(yǎng)多種能力，又要滿足學(xué)生的興趣以及修學(xué)分的需求，同時要合理的安排時間，避免發(fā)生時間沖突，影響教學(xué)任務(wù)的完成。高校可以通過對檔案的分析，根據(jù)學(xué)生的成績，確定各專業(yè)學(xué)生喜歡的科目，通過網(wǎng)絡(luò)平臺掌握各專業(yè)、各年級的作息時間，合理的安排選修課的上課時間，為教學(xué)工作提供有效的參考。

3 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理有重要的影響，高校要針對大數(shù)據(jù)的特點，改進學(xué)生檔案管理的方法和策略，有效的管理學(xué)生的檔案，在管理期限內(nèi)，避免學(xué)生檔案的損壞、丟失或泄露，提高檔案管理的質(zhì)量，保證學(xué)生的檔案信息安全，促進學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻

[1]胥文勛.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生管理工作信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對策[N].綿陽師范學(xué)院學(xué)報，2016，01：53-56.

[2]張亞鳳.探討大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案的管理[J].蘭臺世界，2016，18：63-65.