推進事業單位檔案的規范化管理策略

張荻

摘 要：在事業單位中加強對檔案管理規范化建設，能夠推動事業單位科學發展，顯著提升事業單位工作效率和工作質量。本文從分析目前事業單位檔案規范化管理存在的問題出發，針對這些問題，探討了推進事業單位檔案的規范化管理的策略。

關鍵詞：事業單位檔案；規范化管理；策略

事業單位檔案管理工作是事業單位內部管理的重要組成部分，是事業單位規范化管理的核心內容。在這個背景下，研究推進事業單位檔案的規范化管理策略的諸多問題，具有重要的現實意義。

1 事業單位檔案管理工作重要性分析

檔案是在社會實踐活動中形成的，對歷史情況進行客觀記錄，是確鑿的原始材料和歷史證件，對于事業單位檔案來說也亦如此。因此，加強事業單位檔案管理工作具有一定的重要性，具體表現為：第一，事業單位檔案材料既是事業單位自身建設、發展記錄的第一手材料，又是對事業單位職工人生經歷的重要參考資料。因此，事業單位檔案是事業單位信息材料的匯總，對于事業單位持續、健康、穩定發展具有重要基礎作用。因此，加強事業單位檔案管理工作至關重要。第二，事業單位檔案材料中包含了事業單位發展過程中一些成果與總結，是對事業單位科學管理的集中體現。通過對事業單位檔案材料查詢與應用，可以有效的為后期事業單位內部管理工作提供重要參考依據。此外，事業單位檔案由于具有公共服務和保密性等特點，這可以為相關法律部門提供重要的檔案查詢服務，有利于維護事業單位合法權益，對于事業單位規范化管理具有顯著作用。

2 目前事業單位檔案規范化管理存在的問題

2.1 人們對于檔案規范化管理的重視程度不高

隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。

2.2 健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。

2.3 電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全

在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2.4 受傳統檔案管理模式影響，當前多數事業單位

在檔案管理模式方面仍沿用傳統、陳舊的檔案管理模式，這對事業單位檔案規范化管理工作開展具有不利影響。一方面，在部分事業單位檔案管理工作中仍沿用傳統以人工為主的管理方式，而缺乏現代信息化技術的融入，造成檔案管理工作質量與效率偏低；另一方面，在開發和利用事業單位檔案工作方面，受事業單位檔案管理工作人員自身業務素質能力偏低影響存在著明顯不足，對于推進事業單位檔案規范化管理進程具有顯著不利影響。

3 推進事業單位檔案的規范化管理的策略

3.1 強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓

事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。

3.2 建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責

事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。

3.3 提高事業單位檔案管理的信息化水平

運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。

3.4 轉變事業單位傳統檔案管理模式

樹立正確的工作方法和態度，積極開發利用檔案的信息資源。一方面，應做好事業單位檔案日常管理工作，保證事業單位工作需求；另一方面，針對事業單位自身發展形勢需要，通過匯編檔案資料方式加強本單位發展改革的經驗與業績的總結，以為本單位后期發展提供寶貴的參考依據。

檔案管理是一項復雜而艱巨的工作。事業單位的檔案管理規范化是時代提出的要求，是時代的趨勢。檔案管理工作面臨著現實情況不斷變遷而帶來的挑戰，做到事業單位檔案管理的規范化，與時俱進，大膽創新推進事業單位檔案的規范化管理策略，有利于不斷提升事業單位的工作效率，使檔案能為人們提供更優質的服務，最終實現對我國社會的發展提供強有力的保障。

參考文獻

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