干部人事檔案管理問題研究

宋偉

摘 要：干部人事檔案是歷史的、全面的考察了解干部的重要依據，體現了干部的基本誠信，是衡量干部素質的重要方面，也反映了組織人事部門的管理水平。本文通過分析機關事業單位干部人事檔案管理中存在的問題、原因，并提出相應的解決辦法。

關鍵詞：干部人事；組織人事；檔案管理

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、思想政治、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。干部人事檔案直接關系到干部個人的切身利益。

1 當前干部人事檔案管理存在的問題

1.干部人事檔案管理者觀念陳舊。干部人事檔案管理者的思想觀念還停留在過去的干部人事檔案只側重于政治歷史，沒有意識到干部人事檔案在適應時代發展的過程中已發生了變化，由側重于政治歷史轉移到提供干部的德、能、勤、績、廉等方面的數據及信息，是全面考察了解和正確選拔使用干部的一個重要依據。

2.部人事檔案管理者檔案保護意識不強。檔案管理者保護意識不強，使得外界理化因素（如光、熱、氧等）、生物蟲霉等對干部人事檔案危害很大，最常出現的就是蟲蛀現象。另外，由于管理不嚴格，還存在修改檔案內容的現象，甚至有檔案材料丟失的現象。

3.干部人事檔案管理制度不完善。干部人事檔案內容包括履歷材料等十大類，由于在收集、整理、鑒定、加工裝訂等過程中，沒有規范的規章制度約束，如紙張要求、書寫要求等，導致出現檔案材料紙張不一、參差不齊、字跡潦草，有些會出現漏掉本人簽名的現象，嚴重影響著干部人事檔案的質量。個別單位在移交處級干部人事檔案過程中拖延，致使檔案未能及時移交當地主管部門，影響工作進程。

4.干部人事檔案的鑒定未被認真對待。干部人事檔案的鑒定不同于其他專門檔案，其鑒定主要從價值性、完整性、真實性等方面進行。

（1）干部人事檔案要把具有價值的材料如履歷表、簡歷表等留下，但有時候管理人員卻認為有總比沒有好，將個人回憶錄、傳記等沒有歸檔價值的材料收歸，這不符合干部人事檔案收集制度。

（2）有些干部人事檔案管理人員在收集材料時還持舊的思想觀念，側重于政治歷史情況的審查材料，而輕視學歷和評聘專業技術職務材料。有的單位只保管了完整的在職在編干部的人事檔案，對其余聘用人員的人事檔案材料收歸要求不高，影響了檔案的完整性。

（3）干部人事檔案與干部本人的切身利益密切相關。在當今干部不斷年輕化的趨勢和利益的誘惑下，有些干部把年齡寫小，把黨齡、工齡寫大，把學歷報高等，嚴重影響了檔案的真實性。有些材料字跡模糊，干部人事檔案管理工作人員請人代填也可造成信息不真實。

2 存在問題的原因

1.認識不到位。干部人事檔案管理人員沒有真正認識到自己所做工作的特殊性及重要性，只是一味地認為檔案部門是一個工作繁雜、沒有什么直接經濟效益、吃力不討好的“角落”，單位領導不重視，易被人忽視，以“工作做得好與壞沒有多大影響，反正提拔一般與自己關系不大”的心態消極對待工作。

2.專管人員少之又少。多數單位目前的檔案專管人員很少，多數是兼職檔案管理人員，外出培訓少，未能及時學習到新的有關檔案的法律法規，也未能及時了解新的檔案保護方法和手段。

3.宣傳力度不夠。雖然國家出臺了一系列關于檔案的法律法規，地方政府也參照國家標準制訂出更適合本地的規章制度，但沒有宣傳或宣傳力度不夠，相關材料缺乏，培訓班開辦也少，許多新的管理理念無法傳達給干部人事檔案管理人員。

3 完善干部人事檔案管理的對策

1.更新思想觀念。隨著干部人事制度改革的不斷深入和檔案工作的發展，干部人事檔案管理水平得到了不同程度的提高，但就目前的狀況來看，干部人事檔案管理的改革還落后于干部人事工作發展的需要。在當今的信息時代，干部人事檔案管理的現代化顯得越來越重要。因此，從領導干部到具體工作人員，要跟上形勢的發展，就必須更新觀念、調 整 工 作 思 路 ，創新管理模式，對干部人事檔案管理工作進行深入改革，更好地適應干部人事工作發展的需求；要沖破傳統的干部人事檔案管理模式，立足于干部檔案信息資源的開發利用，使干部人事檔案管理更好地為干部人事工作服務。

2.完善規章制度，加強宣傳及對干部人事檔案的保護。把干部人事檔案管理工作列入目標考核內容，加強領導重視，積極派管理人員參加各種有關培訓學習，參照國家及地方所制定的檔案法律法規，在單位建立和完善干部人事檔案各項規章制度，讓干部人事檔案管理工作逐步制度化、規范化、現代化。

一是完善干部人事檔案的收集制度。各單位專門的干部人事檔案管理人員應經常與主管人事的部門保持聯系，及時了解干部信息并迅速收集歸檔。

二是完善干部人事檔案材料鑒定制度。在收集干部人事檔案的同時，要對檔案材料的價值性、完整性、真實性進行鑒定。首先查看材料，做到材料完整、分類正確、排列合理，分辨有無保存價值，有價值的留下；其次查看干部人事檔案內容是否完整、手續是否完備；再次查看要歸檔材料是否是干部本人的，不能張冠李戴，不能有多種記載；最后整理、編目、裝訂成冊。

三是轉遞工作慎重嚴謹。嚴格執行干部人事檔案收發

登記制度，遵守檔案專遞郵寄，做到轉遞檔案過程手續完備，確保干部人事檔案的安全，并及時送到，不影響工作進程。

原則上自帶的檔案不接收，嚴格遵守檔案的嚴肅性和保密性原則。

3.創新工作方法和手段。一是加大干部人事檔案工作信息化建設的力度，充分利用現代 信息技術，改進工作方式，優化工作流程，逐步實現干部人事檔案管理的規范化、科學化、現代化。二是充分利用現有的《干部人事檔案管理信息系統》軟件程序建立起內容翔實、準確可靠的干部檔案信息庫。三是探索適應形勢發展的現代化人事檔案管理之路，選擇性地開放干部人事檔案中的部分內容，比如檔案目錄、干部年度考核結果，以便于干部個人了解本人檔案的內容。四是建立干部信息適時更新制度，使干部信息及時得到維護，隨時為組織和領導提供最新的真實信息。

4.創新服務方式，提高干部人事檔案利用率。干部人事檔案管理的目的在于利用，隨著當今人事制度改革及經濟發展需要，干部人事檔案也日漸增多，原始的借用、查閱服務方式已遠遠不能滿足現代干部人事檔案服務要求。將干部人事檔案數據進行信息化處理，利用計算機進行科學管理是必然趨勢。

一是要干部人事檔案管理人員樹立“全心全意為人民服務”的理念，端正自己的態度，要有奉獻精神。二是認真學習電子檔案處理等科學技術，不斷為自己充電，充電的同時不斷總結經驗、開拓創新。三是在實現干部人事檔案信息化服務的同時，要嚴格執行保密制度。設置網絡查詢、利用檔案數據信息的權限，對不同的使用對象設置不同的操作權限，并設置“雙密鑰碼”對數據進行加密保護，同時注意數據的備份。

參考文獻

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