信息時代下辦公室檔案管理工作的創新探析

摘 要：在人類不斷發展進步的過程中，各種聲音、文字和圖像信息不斷出現，而檔案就是對這些信息資源進行記錄，檔案對于各個領域的發展都具有重要作用，因此，如何采取有效措施提升檔案管理質量已經逐漸受到重視。同時，隨著信息技術的飛速發展，人類進入信息時代，各行各業都在使用信息技術提升工作效率和質量，所以本文對信息時代下辦公室檔案管理工作的創新途徑進行了分析，希望能夠為事業單位找到有效的檔案管理策略。

關鍵詞：信息時代；辦公室檔案管理；工作創新

信息時代的快速發展既為檔案管理工作帶來了新的機遇，也帶來了挑戰，因為信息技術在檔案管理中的應用提升了檔案管理工作效率，同時也面臨著更高的工作要求，因此，檔案管理工作需要充分利用信息化技術進行完善，從而更好地適應時代潮流的發展。在管理檔案時，事業單位應充分發揮出管理人員的主觀能動性，從而促進工作效率的提升和資源的優化配置，最大限度地節省人力、物力和財力。

1 辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理人員缺乏風險意識

在新時代的辦公室檔案管理中，其工作環境呈現出更加開放的特點，在管理理念方面也有一定的突破。但是，隨著網絡技術的不斷發展，黑客攻擊等惡意行為也不斷出現，從而給辦公室檔案管理工作帶來了風險。因為辦公室檔案包含了很多單位的重要文件，一旦被黑客惡意攻擊網絡。就會導致文件信息被泄露或者丟失，這對企業來說是一筆不可挽回的損失。但是，很多辦公室管理人員并沒有意識到這一點，再加上檔案管理工作比較繁瑣，他們也沒有時間去兼顧多項工作，所以檔案信息泄露的事情還是時有發生。

1.2 檔案管理機制不夠完善

據調查發現，很多單位的辦公室檔案管理都缺乏相對獨立的管理人員，大部分是由行政部門兼管，再加上沒有制定崗位責任制，管理體系也不夠健全，所以在檔案管理中就會出現互相推諉責任、相互扯皮的現象，導致管理責任的缺失。另外，在檔案管理實踐中，很多單位并沒有嚴格按照規定開展工作，從而導致檔案和文件流失，嚴重影響到檔案的應用效率。

1.3 檔案管理的基礎設施不到位

檔案管理工作時一種比較系統、耗時較長的工作，需要一定的時間進行長期摸索，還需要基礎設施的輔助。但是，由于辦公室檔案管理工作條件的限制，單位也沒有投入足夠的資金，所以有些檔案管理工作無法做到位，經常性地出現文件缺失或丟失的情況，導致單位面臨一定的損失，檔案管理工作質量也因此大打折扣。

1.4 管理隊伍整體素質偏低

傳統的檔案管理工作大多是由閑置人員完成的，但是他們只會一些簡單的計算機操作，對于軟件的使用并不精通。而檔案信息管理工作不僅要求工作人員掌握基本的計算機操作，還要熟悉專業的工作軟件。不同的行業對于檔案管理工作的要求也有所不同，因此，檔案管理信息化應致力于提高管理隊伍的素質，對員工加大培訓力度，培養出合格的檔案管理人員，從而更好地發揮檔案信息的作用。

2 信息時代下檔案管理工作的創新策略

2.1 管理方面

在信息時代背景下，信息技術正在迅猛發展，能夠滿足人們在不同領域的不同需求，因此，針對我國檔案管理信息化比較分散的現狀，單位在建設檔案管理信息化的過程中，應立足于檔案管理的實際需求，構建專門的檔案管理系統，還要注意檔案管理管理的統一性。在這個系統中，必須包括全面的已經登記的檔案，所有的信息都要按照規范輸入系統中，從而提升檔案的利用率。同時，如果有個別單位因為自然或技術等因素導致信息系統發生故障，進而導致文件損壞或丟失，也可以通過該系統找到備份文件繼續開展工作，從而降低文件損壞帶來的不利影響。在集中化管理檔案的過程中，事業單位應保證各部門都能應用統一的軟件進行檔案管理，讓檔案管理更具規范性，這對于保護信息資源也具有重要意義。

2.2 信息共享方面

應用信息技術進行檔案管理最大的優勢就是拉近了人與人以及部門和部門的距離，從而能夠快速地進行信息傳遞和共享。就檔案管理工作來說，因為我國各部門的信息資源比較分散，所以信息交流和利用的程度也比較低，不利于提升檔案管理工作效率，實現單位的快速發展。在這種情況下，我國應針對檔案管理工作進行積極創新，不僅要構建統一的檔案管理系統，還要創建獨立的管理團隊和平臺，促使各項信息資源能夠實時共享，大幅提升資源的利用率。信息共享平臺在運行的過程中，工作人員應對資源進行分類管理，這樣平臺用戶就可以快速找到自己想要的工作信息，有針對性地選擇應用資料。為了確保平臺能夠有效運行，單位應制定相關措施，鼓勵各部門在日常工作中加強交流，除了完成自身的工作內容，還要努力促進各部門的合作，合理運用信息資源來提升工作效率。另外，各部門在上傳資料時，應標明資料名稱和來源等信息，從而為使用者提供便利。

2.3 工作人員方面

在信息時代背景下對檔案管理工作進行創新，其中最關鍵的因素就是管理人員。因此，事業單位只有不斷提升工作人員的創新意識和創新精神，才能在檔案管理的各個環節進行創新，從而提升檔案管理工作的效率。其實，檔案管理人員對檔案管理工作的缺陷是最了解的，因此提升管理人員的創新精神，讓他們在日常工作中不斷完善檔案管理中的缺陷，就可以提升檔案管理的質量。同時，各個部門的檔案管理人員還要加強交流，通過合作的方式為檔案管理的創新出謀劃策，努力商討出一套適合單位實際的檔案管理機制。另外，上級部門應對提出可行性建議的員工進行鼓勵，引導員工認識到創新意識的重要性，激勵他們為單位的發展獻計獻策，為創設一個良好的工作環境而不斷努力，這既是為員工個人謀福利，也是推動單位不斷進步的動力。

3 結語

綜上所述，作為事業單位管理工作中的一部分，辦公室檔案管理工作會影響到其他工作的開展。在信息時代背景下，只有提高檔案管理人員的信息管理意識，加大信息技術的應用力度，健全辦公室檔案管理制度，增加基礎設施的資金投入，才能有效提高管理工作效率，全面提升檔案管理的現代化水平。

參考文獻

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作者簡介

段茜，本科，宜昌市港航管理局。