淺析企業文檔一體化工作

王金晶

摘 要：信息時代的飛速到來和發展，是文檔一體化成為未來檔案管理方式的必然趨勢。嘗試從業務指導角度分析，開展文檔一體化管理工作，運用計算機將文件檔案的管理過程串聯起來，從而既能夠保證信息資源的原始性，又可全面發揮其巨大的共享性，建立一個完整、統一的輸入系統，同時可以擁有多個準確的輸出系統，最終實現最為便捷的檢索，最為方便的利用。

關鍵詞：文檔一體化；業務指導；檔案管理

隨著信息時代的來臨，許多企業為了做好文書與檔案這兩大工作的銜接，實現信息資源的利用和開發，逐漸開始重視文檔一體化管理方式。文檔一體化管理的關鍵在于如何將文書與檔案工作相互協調、統籌兼顧，實現部門之間的有機結合，加速文件生命周期的運動，形成從文件到檔案一個完整統一的系統，從而減少反復勞動，節約人力與財力。

1 企業文檔一體化工作中存在的問題

文檔一體化工作的實施在許多企業只是做到剛剛起步，有些企業對于他的了解的確是知之甚少，企業文檔一體化工作的開展相對較晚，著力于此方面建設的人力、財力也相當有限，領導對這一方面的關注度只是在漸漸了解之中，許多從事文書、檔案工作的人正在文檔一體化管理這條道路上慢慢地摸索。所以遇到諸多問題，四處碰壁，便成為了企業開展文檔一體化管理工作時面臨的現實情況，和真正現在處于的狀態。通過分析總結，企業文檔一體化工作中仍然存在法律法規、管理方式與技術、工作人員等幾個方面的問題。

首先，文檔一體化相關法律法規出臺少，處理問題無依據，法律制度實施力度不強，針對部門約束力度不夠。當今，只有技術上的統一，避免法律、法規上的沖突，才能實現真正的文檔一體化。于是必定會給中央辦公廳、國務院和國家檔案局這些部門在制定文書和檔案法規、條例時帶去不大不小的困難。至今沒有一部專門關于文檔一體化管理工作的法律法規出臺問世，始終是文檔一體化管理方面一個很大的遺憾。一部全面、系統、完整的法律必定是先決條件，“有法可依”才是檔案法律建設的不變宗旨。

當“有法可依”成為前提之后，我們就將注意力同時關注到“執法必嚴”這一問題上來，即使擁有再完善的法律法規制度，若是執法力度不夠果斷強硬的話，那么那些法律必將形同虛設。現如今，在企業里就涉及文檔一體化管理法律制度的實施力度，廣泛程度都屬于尚淺，許多文書人員不但認為這些檔案法律與其關系不大，還認為對他們的工作也沒有產生多大的約束力，即使他們對于文檔一體化工作的履行十分草率或者不重視，也沒有專門的法規條例對他們的行為作出相應的監督或處罰，時常會有“反正不是強制要求”，“能躲就躲，能拖就拖”的想法。

其次，管理方式方面。一是，文檔一體化管理方式多以傳統模式，文檔分離嚴重，工作反復勞動。在過去，文書人員接觸最多的是紙質文檔，對于這些文件也有著原先傳統的管理方法和流程，然而隨著信息時代的到來，網絡的普及，辦公自動化系統的使用，紙質文件已經漸漸被電子文件所代替。然而許多人員對于管理方式的觀念仍舊停留在紙質時期，將一個個環節獨立開來。于是文書立卷人員先做了形成、收集、整理、歸檔工作，之后檔案人員又重復了收集、整理等工作。這樣下來，工作程序在無形中被增加，重復勞動的現象就十分嚴重了。二是，企業檔案管理系統與辦公自動化系統連接度不足，契合度不高。文書、檔案工作一體化與辦公自動化有效結合，是提高工作效率的一種重要途徑。

2 企業文檔一體化問題的解決對策

1、將法律法規宣傳作為檔案部門開展業務指導工作的首要內容

面對文檔一體化管理的法律法規問題，檔案工作人員應當從切實出發，做好最基本的宣傳和傳達工作，向文書人員講解這些條例的意義和法律效力，使他們深入了解這些規章制度對于他們工作存在的約束力，這樣他們便可試著了解文檔一體化管理法律的制約力，才可以試著衡量他們各自文書工作的方式和方向。另外，檔案室可以由企業領導出面，檔案人員在企業內部編寫關于文檔一體化工作開展的實施處理辦法，運用企業領導權力來監督各部門配合完成文檔一體化管理工作的有效實施和運作。

2、建立完善的電子文檔管理體系和網絡系統，實現網上立卷

電子文檔管理系統的建設必定會給一個企業文檔一體化工作帶去很大的動力，由于辦公自動化的有效普及，電子文件的數量日益加劇，這是我們實行網上立卷，從而完成文書檔案有機連接的最好時機，電子文檔系統的建立不但可以使文書到檔案的轉變更連貫更方便，而且也使各部門也綜合檔案室之間的業務聯系更加緊密。文書、檔案便可成為一個循序漸進的過程，而不是彼此分割、互不相關的個體。

3、合理安排人員職位，實現工作井然有序

可以對各部門從事文書檔案工作的人員實行兼職和專職相結合的安排，針對生成檔案相對較多的部門機構建立獨立的檔案部門或者安排專職的檔案管理人員，做到各司其職。針對兼職人員最為有效的方法就是定期對他們進行檔案的專業知識輔導、培訓。通過每月一次的授課、交流會議教會他們如何判斷文件歸檔的類別，保管期限的判定等等。鼓勵兼職人員對于檔案專業知識的再學習，報讀此類課程或是本科專業課，從而完善他們的知識結構。

4、業務指導提前介入，做到前端控制

“提前介入，事前指導”是檔案工作者可以在業務指導方面遵循的一種方式方法，對于文件而言，如果我們在其形成的時候就預先進入干預，對各部門進行業務指導工作，那么必定有利于文檔一體化的管理工作，前端控制機制可以有效的在源頭發現和預防可能存在的問題，及時對困難進行解決，提高日后從文書到檔案過渡時，基本信息的完整度，歸檔文件的質量可以得到一定的保障。

針對有些企業一些重大活動、科研項目開展時將會產生的文件，我們檔案工作人員就可以在這些活動進行之前，就對負責這一項目的文書人員進行業務指導工作，告訴他們哪些文件要按照活動、項目過程收集整理，其中應當記錄保存好文件的題目、責任者、成文日期等等，每一個必須注意的細節。就基建檔案為例，一個基建項目的檔案應當包括項目投標書，計劃書，可行性研究報告，竣工圖、工程日記等等，缺一不可，并且必須按照工程實施進度進行收集整理，確保整個活動項目文件資料的齊全完整。

5、指導工作以柔克剛，溝通交流積極主動

檔案工作人員在業務指導過程中，應該積極主動地與各部門做好溝通工作，多多交流與溝通。由于企業各部門的文書人員常常身兼數職，無法按時配合完成檔案收集、移交等工作，這時我們便不可態度過分強硬，而是應當學會以柔克剛，以此來得到文書人員的理解和支持。并且在他們利用檔案的時候，熱情地給予幫助，也會讓他們體會到只要做好最初的文檔一體化工作，便會給提供利用帶去無限的便利這一事實，那么這將同樣會是推動文檔一體化管理的一個很好方法，一條業務指導工作的新途徑。

在交流指導過程中，我們可以運用網絡與各部門積極聯系，在企業網頁上，獨立出與檔案管理員的交流論壇，遇到文書檔案工作上的問題可以及時的詢問和請教，交流和探討，都是可以成為業務指導工作開展的新方向，檔案管理人員還能夠選擇及時在企業主頁發布文檔一體化方面新技術、新法令，實現部門中人員對新知識的更新與掌握，拉近了檔案室與部門間的距離，這樣文檔一體化管理將會更深入，業務指導工作也可以做的更加得心應手。

參考文獻

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