探究電子檔案在檔案管理中的重要性

摘 要：在現階段的工作當中，電子檔案的數量在逐漸增加，公司內部的各個崗位和部門也開始對電子檔案的管理引起重視并深入了解。利用電子檔案進行檔案工作的管理能夠更加有效的促進內部事務的處理，提高工作效率加強電子檔案管理也是企業在現代化管理模式發展中的關鍵環節，本文針對電子檔案在企業內部組織管理中的重要性簡析，提出了一些提高電子檔案管理水平的相關建議和措施。

關鍵字：電子檔案；檔案管理；重要性

電子檔案是隨著計算機網絡技術的發展而產生的，所謂的電子檔案主要是指具有一定的保存價值，并且已經歸檔的重要資料和數據。尤其是在現階段的社會中，信息已經充斥著這個社會，企業之間的競爭在很大程度上取決于信息的競爭，因此電子檔案對于人們的影響十分重要。雖然現代企業已經開始逐漸重視到電子檔案的重要，并且也作出了一定的改善，但是在總體的管理手段以及管理觀念上還是存在一些問題，強化電子檔案管理是希望能夠對電子檔案進行更好、更充分的利用，提高組織內部的檔案管理水平。

1 電子檔案使用的途徑

電子檔案是技術革新的產物，因而相對于傳統的紙質檔案而言具有很多時代性的特征和優勢，現階段中對于電子檔案的利用主要包括了幾個方面：

（一）能夠備份

電子檔案在使用過程中有一個很重要也很基礎的功能就是能夠備份，這方便了檔案管理工作者對重要的資料數據進行備份存檔，避免不必要的資源損失，而且備份的功能還能方便工作者一些文印的工作。

（二）通信傳輸

通信傳輸的功能可以幫助檔案使用者解決空間和時間上面的限制問題，這也無形之中節省了一些人力、物力以及財力。通信傳輸主要是便利各部門之間進行信息資料的共享，便于檔案的傳閱共享，實現電子檔案的利用。電子檔案在使用過程中經常會被有關檔案人員通過信息傳輸的功能進行資料數據的傳輸。

（三）直接利用

直接利用就是通過部門中的計算機系統直接對電子檔案進行直接查詢，能夠保障多個使用者通過不同的計算機設備同一時間獲取同一份電子檔案資料，為使用電子檔案的人員提供了一定的技術支持。

2 電子檔案的重要性

電子檔案是計算機技術發展的產物，對于傳統管理企業而言屬于一個新興的技術和管理模式，因而對于我國大部分的單位以及工作部門而言還屬于一種全新的事物，但是在現代企業檔案管理中，電子檔案的重要性在逐漸凸顯出來，以下就是針對電子檔案重要性進行的深入分析和研究。

（一）電子檔案節省公司成本

電子檔案相對于傳統檔案管理而言，在紙張上就節省了一大筆開銷，并且電子系統更加便于進行檔案資料的查閱和保存，方便了檔案工作者的日常工作流程，提高了工作人員的工作效率。在上文中提到了電子檔案具有通信傳輸、直接利用等多個使用功能，這些功能正是優化工作流程的代表，通信傳輸節省了人力上的奔波，將信息資源的使用效率最大化，并且電子系統的儲存也避免了紙質檔案由于自然環境的存放問題而導致的信息損失或者遺漏，極大的增加了檔案管理的工作效率和工作水平。

（二）電子檔案可以提高檔案工作的整體服務水平

實施檔案管理的目標是為了方便有關使用者的工作，提高相關人員的工作效率，電子檔案管理的強化以及應用，借助其使用的優勢能夠進一步的便利使用者，從而提高檔案管理的服務水平以及服務質量。利用電子檔案系統，將大量的原始資料和數據儲存在計算機系統中，然后利用計算機的網絡篩選功能等，便于使用者在上面進行資料數據的篩選、查找。

3 提高電子檔案管理水平的建議及措施

電子檔案的利用途徑有很多種，并且對于技術手段的依賴性也很強，因此電子檔案在使用過程中會遇到很多技術或者流程方面的問題。針對問題我們需要進行強化和解決，讓電子檔案管理系統更加完善，對于檔案工作者的工作效率和質量的提升更加具有保障。加強電子檔案管理工作，提升整體的管理水平和管理質量也是電子檔案管理有關人員的職責。

（一）構建完善合理的電子檔案管理制度，加強電子檔案的安全性管理

對于檔案工作的管理以及工作流程的規制，其前提就是制定一套較為合理、完善的檔案管理相關制度，規范在計算機使用過程中對檔案管理的有關步驟，使得使用者以及管理者更加清楚的了解到在檔案管理和使用過程中應該注意到的問題和環節，進一步的適應電子檔案管理的要求。其次，電子檔案是利用計算機系統進行的操作，因此在使用過程中必然會存在由于系統故障或者其他原因導致的安全性問題，網絡安全隱患也一直是計算機使用過程中的大問題，網絡技術的發展也相應伴隨著網絡黑客技術的成熟，電子檔案的有關系統和資料一旦被黑客侵入，極容易導致整個資料信息的泄露或者盜取，從而給企業帶來不必要的損失。因此電子檔案管理在日常的工作管理中還需要對網絡安全的漏洞及時進行排查和修復，制定相關的專業崗位人員進行網絡安全檢查和管理工作，保障網絡的安全系數在一個合理的水平階段，從而確保電子檔案管理工作正常有序的開展。

（二）規范檔案利用方式，防止不可挽回損失的發生概率

在檔案使用過程中經常會出現檔案資料遺失或者信息泄露等現象，出現這些問題的原因不僅僅是由于網絡安全性問題導致的，很大程度上也取決于檔案工作管理人員自身在檔案利用方式上的失誤，為了防止此類事情的頻繁出現，在利用電子檔案之前應該對使用步驟或者相關操作方式進行規范，相關檔案工作人員只有在經過檔案管理部門領導的獲批之后才能進行電子檔案的查詢和使用。除此之外，在針對電子檔案管理工作中需要構建一個相對完善的檔案管理制度，對工作人員的操作以及使用制定合理的規范流程，通過有關的網絡技術去加強電子檔案的收集工作，時刻確保電子檔案信息的更新，保障電子信息的實效性。

（三）加強檔案工作人員的管理，提高檔案工作人員的安全意識

電子檔案借助計算機的技術優勢進一步提高了檔案管理工作的信息化水平，因此對于檔案工作人員而言要想利用電子檔案進行工作流程，首先需要掌握相應的操作技術以及有關設備的利用，而檔案工作者也需要具備相應的管理理念和知識系統，因此在電子檔案發展的今天，對于檔案工作者的要求也在逐漸提高。檔案人員的個人職業素養以及業務水平直接影響到了檔案工作的質量和水平。為了改善這一現象，要加強檔案工作人員的業務培訓，建設一批高質量、高素質的檔案管理人員。另外，為了適應現代社會發展的需求，檔案工作者還需要具有對檔案信息的分析處理能力，這也是進一步提高檔案管理工作人員業務水平和質量的保障。

4 總結

目前社會已經步入了信息化時代，計算機技術的更新與發展已經深入到社會生活、生產的方方面面，檔案管理工作順應時代的發展出現了電子檔案的概念，而電子檔案在實際工作中的應用的確顯示出了其獨特的優越性和重要性，尤其是節省了公司的成本，提高了工作效率及質量。電子檔案的出現不僅便利了檔案工作人員的日常工作，同時也對檔案工作者提出了挑戰和要求，因此在實際工作中應該不斷加強工作人員的業務水平以及職業素養，提高其電子檔案操作能力，讓電子檔案更好的融合到實際工作中，并且不斷提升檔案管理的服務質量和工作效率。

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作者簡介

劉琦（1983-），女，漢，廣東省廣州市人，本科。