紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書(shū)工作探究

崔岱

摘 要：電子文件產(chǎn)生后，隨著電子檔案的數(shù)量逐漸增多、形式逐漸復(fù)雜，檔案工作的難度也在逐漸增加。在此情況下，前端控制思想就產(chǎn)生了。然而，前端控制不僅適用于于電子文檔，同時(shí)也適用于紙質(zhì)檔案的管理。前端控制思想是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的一種必然，是檔案工作理念的一種轉(zhuǎn)變。伴隨檔案管理前端控制思想的研究逐漸加深，檔案管理工作的源頭從最開(kāi)始的案卷存檔歸類提早到文件形成前的設(shè)計(jì)階段，與其相應(yīng)的文書(shū)工作和檔案管理前端控制的步驟有更深層的聯(lián)系。文書(shū)工作的質(zhì)量在一定程度上影響著檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；前端控制；文書(shū)工作

1 前言

前端控制可以確保檔案齊全與完整、可靠，前端控制在電子檔案的應(yīng)用已逐漸成熟，但卻較少探討關(guān)于前端控制在紙質(zhì)檔案中的應(yīng)用。前端控制是指在一個(gè)文件周期中，把檔案工作提前到前期階段，使文件真實(shí)可信、完整、有效期長(zhǎng)等。在文檔逐漸向綜合化趨勢(shì)發(fā)展的情況下，人們?cè)絹?lái)越認(rèn)識(shí)到文書(shū)工作是檔案管理工作的根本，在文件形成之前就要對(duì)檔案管理進(jìn)行前端控制。文書(shū)工作也理應(yīng)反映紙質(zhì)檔案管理的前端控制，紙質(zhì)檔案的前端控制屬于文書(shū)工作的范疇內(nèi)[1]。

2 紙質(zhì)檔案前端管理和文書(shū)工作的關(guān)系

現(xiàn)代文書(shū)工作應(yīng)用了紙質(zhì)檔案前端控制，檔案前端控制也涵蓋在文書(shū)工作中，使檔案的管理管理工作和文書(shū)工作相互聯(lián)系，互相結(jié)合，避開(kāi)了重復(fù)工作，提高紙質(zhì)檔案管理工作和文書(shū)工作的效率。紙質(zhì)檔案的前端控制管理就是要從文件產(chǎn)生之前就對(duì)文件從形成到存檔這一過(guò)程采取一系列的管理措施。一般而言，文書(shū)工作主要是指相關(guān)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、文檔工作者以及有關(guān)的文字工作者等共同參與到文書(shū)從形成到完成歸檔的工作過(guò)程。文件的形成屬于檔案管理的前端，文件形成后到文件歸類存檔前的一系列工作屬于檔案管理的中端，最后檔案的歸類存檔則是檔案管理的終端。本文旨在研究紙質(zhì)檔案管理的前端控制階段，為紙質(zhì)檔案管理與文書(shū)工作人員提供有效的參考意見(jiàn)，提高檔案管理與文書(shū)的工作效率。

3 前端管理控制在紙質(zhì)檔案管理與文書(shū)工作中的應(yīng)用

3.1 對(duì)檔案人員的管理

檔案工作人員是檔案文件前端控制的關(guān)鍵，規(guī)范檔案工作人員的行為，才能完善這項(xiàng)工作。檔案管理工作人員要有責(zé)任感、有擔(dān)當(dāng)，對(duì)工作認(rèn)真謹(jǐn)慎，精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，不能用片面的、落后的觀點(diǎn)來(lái)衡量檔案的價(jià)值，這樣不利于保證檔案管理的工作質(zhì)量，也就無(wú)法積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍有一定的影響。因此，檔案管理人員要深入到文書(shū)形成部門(mén)，對(duì)文書(shū)形成的過(guò)程了解清楚并檢查，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)進(jìn)行相關(guān)的指示，并根據(jù)檔案管理人員的專業(yè)程度進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，對(duì)剛上崗的檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案的搜集和整理等基本操作技能，鼓勵(lì)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人不斷的學(xué)習(xí)新的技能和知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作能力和專業(yè)技能，從而保證檔案的質(zhì)量，使檔案逐漸朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案管理人員的工作對(duì)象是文件檔案，紙質(zhì)檔案的前端管理的執(zhí)行者是檔案文書(shū)工作人員。工作人員的職業(yè)道德對(duì)紙質(zhì)檔案的前端控制管理起決定性的作用。這就要求檔案管理人員要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員撰寫(xiě)或記錄有質(zhì)量的文案的前提是具備良好的文字編撰能力，工作人員在起草文稿思路務(wù)必要清晰、立題要準(zhǔn)確、邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)、用詞恰當(dāng)?shù)龋@樣才能確保公文或文檔的質(zhì)量。

3.2 參與文書(shū)形成工作

檔案管理人員要把文書(shū)工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及紙質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范化作為工作目標(biāo)，努力參與到文書(shū)處理的工作步驟中，以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)，給予科學(xué)合有效的意見(jiàn)，在文件形成的初期，對(duì)關(guān)鍵詞的備注、圖章的規(guī)范、編號(hào)的編排、到文書(shū)形成過(guò)程中的備案規(guī)程以及存檔范圍的擬定等給予有效的建議，確保文書(shū)工作的流程的規(guī)范化。對(duì)文件產(chǎn)生的過(guò)程查驗(yàn)，對(duì)材料的筆跡、圖章、簽名等每個(gè)步驟提出相關(guān)的建議，予以指導(dǎo)。檔案部門(mén)要擬定每個(gè)部門(mén)之間的存檔范圍，對(duì)每個(gè)部門(mén)存檔范圍制度的實(shí)施進(jìn)行督促管理，檔案部門(mén)要通盤(pán)籌劃存檔歸類的范圍，保證檔案的齊全完整。每個(gè)部門(mén)對(duì)文件歸類存檔類型要了如指掌，這樣在文件產(chǎn)生之前，形成重點(diǎn)對(duì)待需要?dú)w類存檔的文件，同時(shí)恰當(dāng)管理，把檔案的存檔歸類工作分配到日常的工作中。檔案部門(mén)在規(guī)定存檔范圍的同時(shí)要提出適當(dāng)?shù)拇鏅n歸類的條件。提早了解存檔歸類要求，讓每個(gè)部門(mén)在文件產(chǎn)生時(shí)就符合當(dāng)檔案條件。如，在存檔時(shí)要依據(jù)存檔范圍歸類存檔時(shí)，要利用A4型紙作為文檔載體，簽字筆作為書(shū)寫(xiě)工具、要保證合同格式一致等。存檔的條件越細(xì)化，就更能表現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案的質(zhì)量[2]。

3.3 提高檔案管理人員的檔案法律法規(guī)意識(shí)

相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該對(duì)每個(gè)檔案部門(mén)加大法律法規(guī)的宣傳力度，使檔案管理人員提高自身的檔案法律、法規(guī)意識(shí)，促使他們?cè)诠ぷ髦凶杂X(jué)主動(dòng)依據(jù)法規(guī)辦事，與此同時(shí)，要完善檔案管理規(guī)章制度，明確有關(guān)的要求，使檔案管理工作人員有章可循，照章辦事。同時(shí)，可以建立適當(dāng)?shù)膽酮?jiǎng)制度，激勵(lì)紙質(zhì)檔案管理人員做好本職工作，保證檔案管理的質(zhì)量。通過(guò)考核、工作評(píng)定等存在的不足給予修改建議，對(duì)工作出色，能力出眾的管理人員或部門(mén)給予嘉獎(jiǎng)，這樣可以激發(fā)紙質(zhì)檔案管理人員工作的積極性[3]。因此，檔案人員要把《歸檔文件整理辦法》作為工作準(zhǔn)則，按要求做好每一份文檔工作，根據(jù)條例法規(guī)的要求認(rèn)真辦好每一份公文。公文的格式、文檔結(jié)構(gòu)的規(guī)則、文檔收發(fā)的程序以及文檔的存檔歸類等都要遵守其基本的準(zhǔn)則。嚴(yán)格把關(guān)每一個(gè)文檔管理環(huán)節(jié)，如，公文的審核和簽發(fā)，不得簽發(fā)不合格的、未達(dá)到規(guī)范要求的文件，附件要齊全且完整，格式要統(tǒng)一規(guī)范，簽發(fā)前要反復(fù)審核，如果有內(nèi)容修改需要，就要按程序進(jìn)行復(fù)核。填寫(xiě)文件的處理單據(jù)要簡(jiǎn)潔合理，了解文件的簽發(fā)范圍，同時(shí)要嚴(yán)格控制文件的數(shù)量，不得隨意抄寫(xiě)，肆意簽發(fā)。

3.4 提高紙質(zhì)檔案的加工以及利用率

紙質(zhì)檔案資料在利用的過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)材料損壞、具有價(jià)值的文件內(nèi)容遭到破壞的情況，因此，就必須對(duì)紙質(zhì)檔案材料加工處理，使紙質(zhì)檔案文件得到更好的保存，減少損毀幾率。因?yàn)榧堎|(zhì)材料數(shù)量相對(duì)比較龐大，保存時(shí)間也較長(zhǎng)，如果要查找或利用檔案資料，那么在這過(guò)程中難免會(huì)遇到一定的麻煩。對(duì)此，管理人員要耐心，充分體現(xiàn)自己的職業(yè)素養(yǎng)，為了減少紙質(zhì)檔案的損壞，提高紙質(zhì)檔案的利用率，檔案管理人員要積極對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行加工、分類管理。在文件產(chǎn)生之前，應(yīng)該注意檔案材料的載體的耐用性，選擇耐用的紙張，減少由于時(shí)間的流逝而造成的老化。另外要注意文檔的打印方法，激光打印與靜電打印有一定的區(qū)別，要注意選擇墨粉與紙張黏度高的打印方法。因此，在文件產(chǎn)生之前，就要注意文件原材料載體的選用以及打印方法，使紙質(zhì)檔案能夠有效延長(zhǎng)存儲(chǔ)期限，節(jié)約修復(fù)成本[4]。

4 結(jié)束語(yǔ)

前端控制思想在電子檔案管理方面迅速發(fā)展，在紙質(zhì)檔案管理工作中的運(yùn)用程度不深入。檔案管理的前端控制是改變檔案管理方式，完善檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的工作效率，對(duì)整個(gè)文件從形成到入庫(kù)保存或損壞的過(guò)程視為一個(gè)綜合環(huán)節(jié)進(jìn)行衡量，檔案管理通過(guò)前端控制進(jìn)行管理，也將會(huì)對(duì)終端的管理工作產(chǎn)生積極的影響。在檔案管理的前端控制過(guò)程中，檔案管理人員要積極參與到文書(shū)形成過(guò)程的工作中，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、定期參加職業(yè)技能的培訓(xùn)，提高職業(yè)素養(yǎng)、法律意識(shí)，管理工作人員職業(yè)技能的增強(qiáng)，有助于紙質(zhì)檔案利用率的提高，和保存的永久性[5]。

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