論檔案管理人員素質提升的對策與建議

任亞莉

摘 要：以信息化和網絡化為代表的新形勢給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理人員素質提出了新的要求。 本文在認識面臨挑戰(zhàn)的基礎上，歸納了新形勢下檔案管理人員基本素質要求，并提出提升檔案管理人員素質的對策與建議。

1 新形勢下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

新形勢下檔案管理工作的突出特點是技術更先進、內容更豐富、分工更專業(yè)。 技術更先進集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果； 內容更豐富主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內；分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作， 已經在眾多單位中得到重視和普及。 然而，新形勢下的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點，即保真、保密、保存、保讀取等難題。前不久，國家保密局對中央各單位的檔案管理工作檢查中，發(fā)現大量管理漏洞，而且有些單位的機密已經泄漏，這都為檔案管理人員提高能力素質提出了新的挑戰(zhàn)。

2 新形勢下檔案管理人員基本素質要求

新形勢下檔案管理人員應該具備新的素質，概括而言，需要在意識、能力、精神三個方面有新的提升。

2.1 樹立三大意識

2.1.1 服務意識

以往，檔案管理具有極強的被動性，將工作定位于保管為主。 然而，隨著當前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經濟社會發(fā)展。

2.1.2 安全意識

有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。

2.1.3 創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是工作持續(xù)改進、不斷再上新臺階的動力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應。 因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對策和辦法。

2.2 打造三類能力

2.2.1 操作能力

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括檔案立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引、檔案的保護等。 此外，還需要具有統籌安排、仔細耐心的基本品質。

2.2.2 管理能力

要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員， 除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。 檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協調處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

2.2.3 學習能力

適應新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學習的能力。 當前已經進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。 同樣，檔案管理工作內容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。

2.3 培養(yǎng)三種精神

高素質的檔案管理人員應該培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務實、甘于奉獻的精神。 只有對檔案管理工作熱愛乃至迷戀，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真務實的作風，才能腳踏實地，一步一個腳印，闖出自己的一片天地；只有甘于奉獻的精神，才能充滿前進的動力，抵制各類誘惑，努力為檔案管理工作作出應有的貢獻。

3 新形勢下檔案管理人員素質提升對策

檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點，提升檔案管理人員素質具體需要從以下幾個方面著手。

3.1 營造良性競爭氛圍

以往，檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比，檔案管理部門內部人員之間沒有競爭，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升。 因此，必須營造良好的競爭氛圍。 首先，單位要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為；最后，要制定一系列相關的政策和措施，落實和保障競爭理念的實施。

3.2 建立完善的激勵體系

理論上，激勵包含正激勵和負激勵兩個方面，即獎勵和懲罰。 實踐中，激勵機制的運行可以極大地促進檔案管理人員素質能力的提高。

3.2.1 獎勵措施

針對檔案管理工作人員的表現，可以制定一系列的獎勵措施。 例如，對作出創(chuàng)新貢獻、業(yè)務能力突出等相關人員給予一定的獎勵。 獎勵可采取物質和精神相結合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎金、精神鼓勵等具體方法。

3.2.2 懲罰措施

建立以 “末位淘汰制 ”為核心的懲罰體系，對工作不思進取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓、停職停薪、辭退等處罰措施，切實改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快牛”的錯誤思想。

3.3 健全考核評估制度

勵機制的實施必須以公開、公平、客觀的考核評估結果作為依據，這就要求健全考核評估制度。

3.3.1 制定考核標準

考核標準從意識、能力、精神三個方面考慮，評價內容細化為服務態(tài)度、服務效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多個項目，廣泛征求群眾意見，設立相應的評分標準，進行定量和定性評分。

3.3.2 客觀的考核

考核過程中，可以考慮采取 360 度考核策略， 即從服務對象、領導、檔案管理內部員工、其他部門員工多個角度進行測評，確保評估結果的公正、客觀和公平。

3.4 加強培訓學習

培訓和學習是提升檔案管理人員素質的直接途徑，在培訓方面：第一，促進培訓的經常化、制度化。實踐中，許多單位對于檔案管理人員缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這實際上不利于檔案管理人員素質的提高。可以考慮將培訓工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。第二，培訓方式多樣化。以往大多采取聽報告、講座的方式，內容枯燥無味，應用性不強。如果能夠結合參觀訪問、實習交流等多種形式，培訓的效果將會更加突出。第三，及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察制度，及時鞏固培訓成果。

在學習方面，要積極營造學習氛圍，打造學習型組織。一是要以終身學習為目標，倡導經常學習、時刻學習；二是要全員作是政府工作的有機組成部分，轉變職能，建設服務型政府，檔案部門就應該承擔起為社會、為人民群眾提供全面可靠的檔案信息，成為人民群眾與政府進行信息溝通聯系的紐帶，成為政府服務于人民的窗口。工作中牢固樹立主動服務意識和默默奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

隨著社會、科學技術的進步和發(fā)展，檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案管理工作中。因此，提高檔案工作人員的素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。在新的機遇與挑戰(zhàn)面前，檔案人員也應站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開拓創(chuàng)新，與時俱進，擔負起推動現代化建設的歷史使命。檔案人員應成為具有廣博知識，精通本行業(yè)務，能夠從容面對競爭與挑戰(zhàn)的現代化的檔案管理干部。同時，檔案人員基本素質的培養(yǎng)，是一項艱巨而緊迫的任務。為此，既需要檔案行政部門的高度重視和統籌規(guī)劃，更需要檔案工作人員的高度自覺和勤奮鉆研，把這兩方面結合起來，檔案人員的基本素質才能夠有所提高。

參考文獻

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