淺談電子信息檔案管理風(fēng)險的控制方法

王東華

摘 要：目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，具有更大的風(fēng)險性。

關(guān)鍵詞：電子信息；風(fēng)險；控制方法；檔案管理

目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性，如果沒有積極制定防范風(fēng)險的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風(fēng)險的措施，以使信息資源更加安全。

1 避免風(fēng)險的措施

提早預(yù)防，預(yù)防風(fēng)險是躲避風(fēng)險的最有用的方法，亦然最經(jīng)濟(jì)的方式，就電子檔案而言，應(yīng)該以它本身的已有的缺點為依據(jù)來實施控制管理，保證內(nèi)部信息的安全性，主要措施有：

1、積極引進(jìn)最新技術(shù)

在計算機(jī)使用的過程中，要結(jié)合多種防范措施進(jìn)行保護(hù)。創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上增加信息的安全性，所以，要引進(jìn)新的技術(shù)，使風(fēng)險規(guī)避達(dá)到最優(yōu)化。設(shè)置密碼是最廣泛使用的方法。在操作系統(tǒng)的電子信息文件的密碼設(shè)置，培養(yǎng)計算機(jī)人才的監(jiān)督控制的一些技術(shù)，避免了信息資源的外部因素的干擾。

2、制定制度

管理制度在保障信息的安全性中是不可缺少的部分，單位要及時主動制定嚴(yán)格的針對性制度進(jìn)行防范，同時也可以根據(jù)實際情況制定制度。

3、及時消除風(fēng)險

為了確保信息文件的數(shù)據(jù)安全，消除潛在的風(fēng)險是非常重要的，在電腦的維修周期，單位尤其要注意隨時可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并采取積極措施。由于計算機(jī)技術(shù)的的復(fù)雜性，只要及時且做到全面對待問題，那就能夠把問題解決掉。例如，對于計算機(jī)的病毒，以及時應(yīng)對潛在的風(fēng)險，并采取措施是非常必要的。

4、及時進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)

一種消除電子信息的風(fēng)險因素的重要措施，它能有效的避免外部因素的破壞信息數(shù)據(jù)，保證信息的安全。

2 控制風(fēng)險的措施

一旦電子信息檔案遭到外界影響，要想把危險降到最低程度，就要求管理人員最大程度地把危險掌控在嚴(yán)格的一定的范圍內(nèi)。目前不少單位在制訂實踐應(yīng)變計劃、恢復(fù)計劃、電子訊息檔案，從新安置等方法來減小風(fēng)險，減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值自身或風(fēng)險虧損。補救措施的方法有事先措施、過后措施。事先措施指的是在虧損產(chǎn)生前為減少損虧程度使用的方案，危害過后措施指的是損失發(fā)生后減少威害實行的方法。值得注意的是，如果有危險的電子文件管理，無論在什么樣的情況下，單位應(yīng)主動及時的處理。

分散風(fēng)險的措施

在電子信息檔案管理中，轉(zhuǎn)移策略也是一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施，轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上就是一種分散風(fēng)險的方式，也就是把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，一般來說，可以從多個方面對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修改，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等。經(jīng)過此種方式的處理之后，我們就可以把復(fù)雜的風(fēng)險問題進(jìn)行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。除此之外，還可以和網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)與電子信息檔案的使用需要相匹配。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣也存在著風(fēng)險，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果也是很嚴(yán)重的。所以，為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么，那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

4 評估風(fēng)險的措施

如果真的出現(xiàn)不可規(guī)避的風(fēng)險時，單位最重要的就是要及時采取積極措施進(jìn)行處理，并積極與其他措施相結(jié)合，盡最大努力把風(fēng)險可能帶來的影響控制在最小的范圍。為使計劃更加科學(xué)、有效的預(yù)防措施的目的，風(fēng)險評估，風(fēng)險的及時響應(yīng)，對電子檔案信息的綜合分析，實施，和可能的后果的危險因素探討。基本內(nèi)容需要實施的評價是：危險概率，后果是很危險的，危險的成本分析，什么是適當(dāng)?shù)念A(yù)防和控制方法。此外，管理者必須樹立風(fēng)險意識，防范各種風(fēng)險，積極建立一套完善的規(guī)劃體系。有一點要注意的是，如果一個已被確定的弱點來控制機(jī)制，這可以解釋單位在工作中沒有足夠的重視安全。風(fēng)險防范的最大的缺點是，許多管理者誤認(rèn)為電子檔案信息沒有危險，在檔案信息管理中不考慮使用安全管理方案，給電子信息檔案帶來了很多的不方便的地方。文件管理的監(jiān)督和控制，必須在管理的各個環(huán)節(jié)中的工作，這是檔案管理工作中極為重要的一部分。在進(jìn)行評價中，為了保障檔案訊息的安全性，檔案管理人員就必須要十分警悟，對存在的危害可以及時發(fā)現(xiàn)，并極大限度地把它抹殺在發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險要積極采取處理措施，最大限度的減少風(fēng)險帶來的損害。

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