高校檔案管理相關問題分析及建議

蔣碧蓉

摘 要：高校檔案是高校日常活動的原始、真實記錄，是保障高校正常運轉的重要資源。隨著高校建設規模的不斷擴大以及生源數量的不斷增多，使得高校檔案構成日趨復雜，現代化辦公文件及檔案信息量的快速增長，對高校檔案管理提出了新的要求。基于此，本文對目前高校檔案管理過程中存在的部分問題進行了分析，并提出了相關建議，以供參考。

關鍵詞：高校檔案；機制；改革

1 高校檔案管理內涵概述

高校檔案主要是指高等學校在進行教學、科研、管理等活動中所形成的對學生、社會、學校及社會具有保存價值的各類文字、圖像等載體的歷史記錄。高校檔案管理是由高校本身為主導，對檔案進行統一規劃及管理的一系列活動，主要包括機構設置、政策制定、規范職能、檔案信息資源開發等。高校檔案管理工作在高校信息知識能力及信息實證能力當中占據了重要的地位[1]。一方面，高校檔案能夠為高校內部各類活動提供信息依據，促使相關活動順利實施；另一方面，對高校檔案進行深度開發，能夠為高校教育活動、科研工作及校務管理等創造新的價值，從而將潛在的經濟效益與社會效益發揮出來。

2 高校檔案管理特點分析

通常情況下，外界環境對高校檔案的需求并不大，這使得高校檔案管理具備了對外相對封閉的特點。同時，高校檔案管理還具備了以下特點[2]：（1）法制化。高校檔案管理工作在一定程度上體現了依法治檔的精神。任何高校檔案管理活動都不能脫離法律要求范疇，由此來保證高校檔案管理的合法性與規范性。（2）服務性。服務性是高校檔案管理工作最為基本的屬性。其主要目的是為學校其他活動、工作提供信息服務，這也是高校檔案管理部門賴以生存的基礎。（3）特殊性。高校檔案管理與其他類型檔案管理存在一定差異。在具體管理工作實施過程中需要結合高校實際情況進行針對性地規劃設計，特別是要突出檔案管理與教學、科研工作的關聯性，由此讓檔案服務于高校師生。

3 目前高校檔案管理過程中存在的問題

新形勢下，高校檔案管理工作變得愈來愈復雜，但高校檔案信息價值卻也變得愈加重要，這讓高校檔案管理工作獲得了重視。很多高校一改傳統檔案管理模式，逐漸將信息化技術融入到檔案管理當中，并取得了一定成效，在一定程度上提升了檔案管理質量及效率。但在檔案管理工作實施過程中，部分環節上還是暴露了一定問題，具體表現為以下幾個方面[3]：（1）傳統觀念束縛。與高校教學、教育、科研工作相比，高校檔案管理往往受到忽視，導致其價值無法充分發揮出來。部分高校依然將檔案管理視為一項常規性、基礎性的工作，主要以保管、收集檔案信息為主，但卻未能充分意識到檔案信息當中所蘊藏的潛在價值。這使得高校檔案管理有所滯后，缺乏創新，無法滿足新形勢需求。高校檔案管理部門未能與其他部門充分溝通、協調，缺乏全局性觀念，造成檔案信息資源無法共享。同時，高校檔案管理部門自身發展具有較強的依賴性，對外部環境變化反應不夠靈敏，信息流動不夠通暢。（2）檔案職能限制。一方面，高校檔案管理經常會受到行政干擾。部分情況下，當檔案管理與行政工作出現沖突時，檔案管理往往要做出讓步，高校檔案管理工作也就無法按照預設業務流程完成。同時，高校檔案管理部門無法捕捉到高校本身各項職能活動的變化，缺乏變化性的發展眼光，無法根據環境變化及時對歸檔范圍做出調整。（3）高校檔案管理工作形式較為單調。部分高校在具體檔案管理工作開展過程中，基本上是以“檔案信息收集、檔案資料整理、等人利用、提供利用”的方式實施。這種被動、單調的管理模式嚴重制約了高校檔案管理效率。多數高校歸檔工作基本上都是階段性完成的。每個學期的特定時間段都需要對檔案信息、資料進行整理，無法實現隨時歸檔。由于檔案數量愈來愈多，容易出現歸檔數目不足、內容分散等問題。同時，檔案編研管理主要以匯編為主，卻無法對檔案信息進行深層次地發掘及研究，檔案資源開發深度有待提升。

4 完善高校檔案管理的相關策略

4.1 明確高校檔案管理的地位

要改善高校檔案管理，就必須明確高校檔案管理的重要地位。首先，高校管理者要認識到檔案檔案管理工作即可傳播知識，又能夠促進知識創新。借助合理、科學地檔案管理能夠讓知識發揮獨有性的作用。高校本身就是文化、科技、知識的匯集地，通過深化高校檔案管理工作，可進一步發揮高校自身的優勢，有利于促進知識經濟市場發展，從而產生潛在的經濟效益與社會效益。其次，高校檔案管理工作者要樹立與時俱進的發展理念。在信息化時代背景下，社會對信息的需求量與日俱增，信息已經成為了整體社會的重要資源，這為高校檔案管理工作發展創造了契機[4]。因此，高校檔案管理者要改變以往傳統檔案資源管理觀念，要以發展的眼光來審度檔案管理。除了常規性的收集、保管工作外，高校檔案管理部門要加強檔案信息開發，通過分類整合，從檔案信息當中提取潛在價值。同時，高校檔案管理部門要與其他部門加強溝通，發揮協同機制，避免出現“信息孤島”現象，讓檔案信息成為高校活動的可靠依據。

4.2 完善相關管理機制

一方面，要建立有效的領導責任機制。以領導責任機制為導向將高校檔案管理責任落實于人。可建立以分管校領導為主導的高校檔案管理委員會，負責對檔案管理工作實施情況進行檢查、監督，促使相關工作落實到位。另一方面，要重視相關評估機制建設。在對高校檔案管理工作進行評估時，不應該僅僅局限于檔案數量、利用頻次等基礎性指標，應該將評價重心放在檔案管理工作所創造的信息價值以及所帶來的社會效益上。通過合理評價，對相關工作進行綜合性衡量，以發現檔案管理過程中存在的問題，以此來不斷優化相關工作，進一步提升檔案管理質量及效率，獲得適應長遠發展的工作目標與途徑[5]。除此之外，還要賦予檔案管理部門足夠的職能權限，保持檔案管理部門的獨立性，將檔案管理服務職能、教育職能機管理職能等充分發揮出來。

4.3 轉變檔案管理工作形式

傳統高校檔案管理主要以檔案實體為中心，卻忽視了人力資源的重要性。為了提升檔案管理效能，應該讓檔案管理由實體管理向人力資本管理轉變，做到以人為本。通過調動人力資源積極性及主觀能動性來提升檔案管理層次。因此，高校檔案管理部門要加強相關人員技能培養，不斷提升檔案管理者綜合素質，發揮其創造性。同時，要樹立良好的服務理念，能夠根據用戶需求對檔案管理工作出動態化調整，以滿足用戶及環境的需求。另外，要將檔案管理由局部性工作轉變為全局性的工作，化單一服務為多元化服務。通過豐富檔案館藏資源、推動檔案管理數字化建設、構建“大檔案環境”等進一步提升檔案管理質量。

5 結語

目前，部分高校檔案管理體系還不夠成熟，還停留在傳統觀念上。為了適應新環境，高校檔案管理工作應該做出應變，在明確檔案管理工作地位的同時，要不斷完善相關管理機制，并轉變管理工作形式，以此來提升檔案管理效能，為高校各類活動開展創造基礎條件。

參考文獻

[1]姚穎君.高校人事檔案管理工作存在的問題與建議[J]. 長春教育學院學報，2013（05）：121-123.

[2]巫艷芬.高校人事檔案管理的問題與對策分析[J].甘肅科技，2015（13）：85-87.

[3]宋陽.目前我國高校檔案管理工作問題分析及解決路徑[J].濰坊工程職業學院學報，2015（04）：26-28.

[4]劉明嵐.新時期高校檔案管理現代化問題分析[J].辦公室業務，2015（17）：66-67.

[5]于莎莎.高校檔案管理工作中存在的問題分析與對策思考[J].辦公室業務，2017（03）：118.