淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

劉志勇

摘 要：對于辦公室檔案管理來講，一定要堅持檔案管理的完整性以及科學性原則，結合辦公室檔案管理的實際工作不斷完善以及創新，保證辦公室檔案管理質量基礎上，能夠真正實現檔案管理的價值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內容，需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎，同時還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進行辦公室檔案管理。

關鍵詞：辦公室；檔案文書管理；提升

在時代發展背景下，辦公室管理工作也實現了全面創新。其中，檔案管理是辦公室管理工作中的重點，同樣需要與時俱進，使其查詢與檢索的功能得以充分發揮，有效地實現辦公室工作人員工作效率的全面提升。對于辦公室檔案管理工作而言，本質上就是對資料數據的有效收集，進而全面整理并保存。由此可見，檔案管理對于辦公室工作的開展具有積極參考與借鑒性作用。

1 單位文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重點是收集和保存

事業單位在正常運營的情況下，會產生很多關于單位人事關系、組織運營過程中資金花費以及文件報告等方面的文書檔案，這些檔案是一個事業單位的核心內容，而文書檔案管理工作就是把這些內容記錄到檔案文件里面，然后進行分類保存工作，這是文書檔案管理的重點內容。對于所記錄的資料檔案要求必須全面科學，以便于以后有需要時進行查閱。

1.2 單位的文書檔案管理主要是文書工作

總體來說，單位的文書工作就是指收集檔案、記錄檔案、歸類整理檔案和保存檔案等一系列過程，在文書工作的基礎上進一步完善和發展。檔案主要是來源于文書部門工作中收集和整理的事業單位運營資料，文書檔案管理就是將文書部門提供的資料進行歸檔整理，文書工作是主要內容。

2 辦公室文檔管理所存在的相關問題

2.1 檔案管理內容缺乏創新性

現今社會，很多單位從根本上沒有重視檔案文書管理，因為平時工作比較繁忙，所以很多單位的領導還是以傳統的管理方式進行檔案文書管理。相關負責人員缺乏專業管理創新常識，沒有檔案管理和保護意識，這種情況下造成行政單位對于檔案文書利用率不高的情況發生。

2.2 檔案管理方式落后

很多單位對于檔案管理的監管制度落后，多數的檔案管理人員都是兼職，缺乏對檔案文書管理的責任心，行政單位對于這塊工作的投入不大，管理資金有限，無法更好的整理和開發檔案文書。

2.3 不重視檔案文書管理工作

很多單位沒有專門深入開發檔案管理，所以沒有意識到文書管理的重要作用，檔案文書管理工作又是一個需要細致、耐心、時間的工作，而且不易出成績，所以很多員工對這種工作的積極性不高。單位領導對檔案管理不重視，所以也沒有對負責員工進行專業的檔案管理培訓，員工也因為領導不重視檔案工作而不積極工作，即使努力工作，也得不到領導重視和肯定，待遇也沒有其他崗位好，所以很多員工常常疏于管理檔案文書。

3 辦公室檔案管理工作效率的提升做法

3.1 積極轉變檔案管理觀念

首先，單位領導人應當給予檔案管理工作高度重視，強化單位檔案綜合管理工作，特別是在工作謀劃與實施的部署方面，應當重視檔案管理工作的開展。其次，針對檔案管理工作人員，應當積極開展業務考核工作。另外，對獎懲制度進行不斷完善，對管理工作人員的工作予以重視，更好地為其工作提供便利。在此基礎上，還能夠嚴格監督管理工作人員工作，通過給予壓力來轉變思想觀念。而管理工作人員本身也同樣需要強化對于檔案工作的重視程度，這樣一來，就能夠有效地提升工作效率。

3.2 與信息網絡技術有機結合

在現代化信息技術發展并廣泛應用的背景下，檔案管理工作呈現出系統化與網絡化的發展趨勢，一定程度上促進了檔案內部管理的開展。其中，在辦公室自動化推進之下，檔案收集的過程也呈現出明顯的自動化特點，能夠實現自動化地獲取與識別，檔案保存也與時俱進，實現了自動化。因此，使得檔案管理工作人員的工作量得以降低，實現了檔案管理工作效率的全面提升。另外，當前管理規范始終未摒棄紙質檔案，所以，現階段是電子檔案與紙質檔案并存管理階段。而在信息技術的安全程度不斷提高的背景下，電子檔案管理也必將成為檔案管理的重點發展方向。除此之外，應當對信息網絡技術予以靈活地運用，更好地運用檔案，構建檔案網絡管理的使用系統，將分層級授權查詢作為重點，以保證電子檔案分享與集散功能的全面發揮。

3.3 做好文書工作與檔案管理工作的銜接

文書工作是單位的檔案管理工作的基礎和前提，必須將這兩項工作緊密結合，才能有效地完成文書檔案管理工作。可以通過制定一些規范要求，一方面認真負責完成文書工作和檔案管理，絕不能忽略細節問題。另一方面，對于檔案文件的格式、文件的歸類以及文件的整理等工作也有一定的標準和要求，避免出現一些雜亂問題。通過這些相關方面的規范要求，能夠更好地把文書工作和單位的檔案管理工作緊密地聯系在一起，充分發揮其作用。

3.4 引進專業技術人才，做好培訓工作

引進專業的技術人才能夠更好地完成文書檔案管理工作，這也是目前形勢發展的要求，否則，則會出現一系列檔案問題。在引進專業文書檔案管理人員的同時，培訓工作也是必不可少的。一方面通過考核制度可以從中挑選出具備充分專業知識的優秀技術人員，另一方面也對這些人員進行高素質培養，從整體上有效加強文書檔案管理。而且，對于這些技術人員在規范要求方面也必須嚴格監督，在進行資料管理工作時嚴格按照正規的步驟來管理。

3.5 強化辦公室檔案管理制度

加強辦公室檔案管理制度是保證檔案管理的又一項重要措施，因為很多辦公室檔案管理中，不管是檔案文件形式還是檔案內容都不能確保全部齊全，一定會存在一定的缺陷，特別是很多辦公室檔案管理時間不長，對于檔案管理意識不強，管理手段等比較落后，認為檔案管理只是簡單將資料進行統計，保管好即可，在這種管理理念以及管理制度的影響下，導致辦公室檔案管理存在很多問題。針對辦公室檔案管理中存在的問題展開相關的分析，從中得出改善辦公室檔案管理意識以及管理手段的基礎上，還需要針對檔案管理制度進行強化，明確檔案管理制度，加強對辦公室檔案的管理力度，提高辦公室檔案管理效率。在強化辦公室檔案管理制度期間，首先需要重視辦公室檔案管理人員的管理意見，積極聽取相關管理意見以及實際管理中的問題，強化相關規章制度管理期間，發揮眾人的力量。俗話講得好“眾人拾柴火焰高”，只有檔案的實際管理人員提出相關管理意見，才能更好檔案管理制度能夠真正對檔案管理起到作用。其次需要從實際辦公室檔案管理工作中進行不斷探索以及完善，不斷分析檔案管理制度中存在的不足，及時針對其中的不足做出積極改善，保證相關規定制度強化基礎上，更好地促進辦公室檔案管理。

4 結束語

隨著社會信息化進程的不斷加快，鄉鎮（辦事處）檔案文書管理工作就顯得尤為重要。此種情況下，單位領導及管理層高度重視檔案文書管理工作，對辦公室檔案文書管理工作落實實際情況進行分析，明確其特點，進而提出切實有效的措施來提高檔案文書管理工作水平，以便規范化、合理化、標準化地推進檔案文書管理工作，為單位能夠隨時利用檔案文書信息處理工作奠定基礎。

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